淺析醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及措施

孫曉夢(mèng)

摘 要：隨著信息化時(shí)代的全面到來和醫(yī)療體制改革的不斷深化，越來越多的醫(yī)院開始著手醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)。新生事物的發(fā)展之路必然存在問題和不足。本文對(duì)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行了分析和梳理，并提出了四點(diǎn)改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;信息化

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的厚重歷史的物質(zhì)載體，也是醫(yī)院文化價(jià)值體系的外在表現(xiàn)形式，它客觀反映了醫(yī)院在不同時(shí)期的發(fā)展歷程和路線，對(duì)醫(yī)院未來的規(guī)劃及各項(xiàng)工作的順利開展有著重要的意義。醫(yī)院作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在日常工作中除了常規(guī)類型檔案還會(huì)產(chǎn)生大量醫(yī)療類檔案和文件，對(duì)患者就醫(yī)、保障醫(yī)療安全、促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研發(fā)展都有著不可替代的意義。當(dāng)前中國(guó)已處于信息化時(shí)代，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，就醫(yī)患者的增加及新時(shí)期醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量大幅增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨巨大的壓力，醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)信息化時(shí)代的東風(fēng)，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

醫(yī)院檔案管理工作具有一定的服務(wù)性，影響著醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和社會(huì)形象。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式需要大量的人力和物力投入，效率低下，出錯(cuò)率高。且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以保存的特性，也使傳統(tǒng)的檔案管理模式有較高的風(fēng)險(xiǎn)性。檔案信息化管理與傳統(tǒng)模式相比有較大的優(yōu)勢(shì)。

1.1 檔案信息化管理安全性更高

醫(yī)院在發(fā)展歷程及各種診療過程中會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的檔案文件，內(nèi)容涉及醫(yī)院日常事務(wù)、科研材料、患者病歷及人事檔案等各類信息，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著重要的作用。面對(duì)海量的檔案文件，如何安全儲(chǔ)存是檔案管理人員亟需解決的問題。檔案管理信息化建設(shè)可以將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，通過信息系統(tǒng)檔案權(quán)限的設(shè)置，在節(jié)省空間和人力的同時(shí)提升檔案信息的安全性，防止了醫(yī)院重要信息的泄露。

1.2 檔案信息化管理便捷性更高

醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一就是決策，科學(xué)正確決策能夠促進(jìn)醫(yī)院更好更快發(fā)展，然而科學(xué)正確的決策需要查詢大量的檔案信息，總結(jié)客觀規(guī)律。傳統(tǒng)檔案管理模式受制于歸檔、查找的繁瑣，在調(diào)檔總結(jié)規(guī)律時(shí)要耗費(fèi)工作人員大量的精力，取得的效果也并不理想。檔案管理信息化可以通過設(shè)置標(biāo)簽、類目、關(guān)鍵詞等方式，完成檔案的歸類和管理工作。在查找檔案時(shí)，輸入關(guān)鍵詞即可快速調(diào)取所需文件，方便快捷，進(jìn)一步提高醫(yī)院日常工作的效率。

1.3 檔案信息化管理科學(xué)性更高

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢等組成部分，其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，由于缺乏專業(yè)的信息化知識(shí)，工作人員大多憑借工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案整理，缺乏科學(xué)性。信息化檔案管理卻可以在建立之初就選用一套經(jīng)過市場(chǎng)檢驗(yàn)、設(shè)置合理、管理科學(xué)的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將有價(jià)值、有必要的文件進(jìn)行資源共享。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)過程中存在的問題

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以為醫(yī)院提供更高效的管理，為就診患者提供更優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。然而，在現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)處于初期階段，不可避免地存在問題和不足：首先，醫(yī)院尚未充分認(rèn)識(shí)到在信息化時(shí)代的大背景下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性和迫切性，與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)仍需加強(qiáng)。其次，檔案信息化建設(shè)的設(shè)備和技術(shù)支持仍不完備，系統(tǒng)升級(jí)及先進(jìn)設(shè)備的購置得不到資金保障，數(shù)據(jù)共享、高效傳輸?shù)饶艽蠓忍嵘龣n案管理工作效率的新信息化手段受到掣肘，無法實(shí)現(xiàn)。再次，信息化檔案管理沒有得到及時(shí)跟進(jìn)和更新，醫(yī)院雖已著手開始信息化檔案管理建設(shè)，但是規(guī)章制度依然沿用以往傳統(tǒng)模式的舊條款，責(zé)任得不到落實(shí)，安全性也無法得到保障。最后，人才隊(duì)伍建設(shè)步伐落后，存在醫(yī)院檔案管理人員不熟悉信息化管理手段的現(xiàn)象，致使先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)得不到有效利用。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的實(shí)施措施

3.1 樹立醫(yī)院檔案信息化管理的觀念

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)普遍落后，管理意識(shí)、手段和設(shè)備都有滯后性，檔案管理和服務(wù)的水平較低。因此，為了滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的要求，迎合醫(yī)院的發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層作為醫(yī)院的示范和標(biāo)桿應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，在工作中加大對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理的重視程度，學(xué)習(xí)醫(yī)院檔案信息化管理知識(shí)，引導(dǎo)醫(yī)院工作人員樹立檔案信息化管理的觀念和意識(shí)。在日常工作中，檔案管理工作人員應(yīng)將理念轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，借助信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，完成對(duì)醫(yī)院檔案的分類、管理、儲(chǔ)存、調(diào)檔等工作。

3.2 建立醫(yī)院檔案管理的信息化系統(tǒng)

工欲善其事，必先利其器。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)必須有完備的信息化系統(tǒng)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備。醫(yī)院應(yīng)適應(yīng)新醫(yī)改背景的時(shí)代要求，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，為購置信息化系統(tǒng)提供充足的資金保障。在系統(tǒng)的選擇上，首先要充分考慮到醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，盡量購置操作簡(jiǎn)單，頁面簡(jiǎn)潔，學(xué)習(xí)成本低的版本，避免華而不實(shí)的功能，做到物盡其用;其次，要廣開言路，充分了解檔案管理工作人員的現(xiàn)實(shí)需求，傾聽他們的意見和建議，真正做到用信息化手段解決傳統(tǒng)檔案管理模式中的痛點(diǎn)。

3.3 制定檔案信息化管理規(guī)章制度

沒有規(guī)矩，不成方圓。隨著檔案管理信息化迅速發(fā)展帶來的翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理的規(guī)章制度已不再適用于日常工作。檔案信息化管理在帶來高效、便捷的同時(shí)，也有較高的安全性，但這必須以完備的規(guī)章制度為前提。因此，檔案管理信息化在建立初期必須設(shè)立分工合理、責(zé)任明確、權(quán)限分明的規(guī)章制度，對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的設(shè)置，檔案資料的添加、刪除等程序均須有權(quán)限的工作人員執(zhí)行。完備的規(guī)章制度可以監(jiān)督工作人員履行崗位職責(zé)，規(guī)范醫(yī)院電子文件的歸檔和整理，醫(yī)院應(yīng)以電子檔案為契機(jī)，對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一的集中管理，并實(shí)現(xiàn)資源共享，使其數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的程度提高，為檔案管理工作創(chuàng)造高效的運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，保障電子檔案的安全保管和有效利用。

3.4 建立檔案信息化管理的人才隊(duì)伍

高效先進(jìn)的信息化系統(tǒng)需要先進(jìn)和有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理人才隊(duì)伍與之匹配，才能挖掘和發(fā)揮其潛在的價(jià)值。首先，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化人才儲(chǔ)備意識(shí)，組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，對(duì)其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力做針對(duì)性提升。通過培訓(xùn)可以使工作人員熟悉掌握信息化技能，為日后工作的順利開展掃除障礙。其次，醫(yī)院應(yīng)建立人才激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理人員參加計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的繼續(xù)教育，發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，將醫(yī)院的發(fā)展與個(gè)人能力的提升相結(jié)合。最后，醫(yī)院在人才招聘方面應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)專業(yè)的高層次人才引進(jìn)力度，建立完備的信息技術(shù)人才體系，為信息化檔案管理系統(tǒng)后續(xù)的維護(hù)和升級(jí)做好人才支撐。

4 結(jié)語

發(fā)展和創(chuàng)新是醫(yī)院保持生命力的源泉，醫(yī)院檔案管理工作只有順應(yīng)社會(huì)和科技前進(jìn)的腳步，改進(jìn)不足，主動(dòng)向信息化轉(zhuǎn)變，才能為醫(yī)院的發(fā)展和創(chuàng)新提供數(shù)據(jù)支撐，發(fā)揮指明燈的作用，使醫(yī)院緊跟醫(yī)療服務(wù)新熱點(diǎn)，確立與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展方向，為醫(yī)院全面科學(xué)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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