探究事業單位檔案管理工作的優化途徑

劉鐵軍

摘 要：事業單位加強檔案管理工作有助于完善數據信息存儲機制，認真梳理以往工作的得失，從而為事業單位的全面深化改革提供指導意見。當前事業單位檔案管理工作還有待于完善，需要構建更加科學的檔案管理運轉機制，強調在強有力的軟硬件配置下滿足檔案使用的需要。本文主要分析事業單位檔案管理的主要問題，根據現代化的檔案管理理念，總結檔案管理的優化路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化改革

檔案是事業單位寶貴的資源，事業單位應當優化檔案管理體系，創新檔案管理工作方式方法，有效應對日益豐富的各類型檔案數據信息。當前還要構建先進的檔案管理模式，合理的配置檔案管理軟硬件設施設備，解決以往檔案管理工作中的弊端，達到全面提高檔案管理質量的目標。

1 事業單位檔案管理存在的主要缺陷

1）管理理念較落后。現代化的檔案管理要求發揮檔案的實用價值，保證檔案管理部門可以為單位的決策、重大的業務工作項目提供數據信息的支持，滿足用戶的個性化檔案檢索需要，根據用戶的需求進行實時的檔案供給。但是，事業單位目前的檔案管理理念較為落后，檔案管理工作的主要目標在于保證檔案不丟失方面，抱殘守缺的檔案管理方式不利于發揮檔案的應用價值。很多時候事業單位只配置一名非檔案專業的檔案管理人員，這名檔案管理人中的日常工作主要進行紙質文檔的收集，由于缺乏對業務工作的了解，導致檔案的應用價值低，重多有歷史意義的資料未能及時得到保存。當前還要梳理檔案管理的過程，明確檔案管理工作的態度，注重消除檔案管理的困擾，強調構建科學化的檔案管理體系，從而有效解決檔案管理工作中存在的現實問題。由于缺少信息化的檔案管理理念，檔案管理人員的服務意識不足，各部門沒能認清在檔案管理中的配合作用，因此不利于構建合理的檔案管理工作體系，檔案管理的整體運轉效率較低。

2）管理制度待更新。目前事業單位還缺乏有效的檔案管理制度，現有的檔案管理制度不足以應對和指導具體的檔案管理工作。檔案管理制度是檔案工作的基本參照，是保證事業單位檔案管理質量的基本條件。有些事業單位檔案管理的隨意性較大，檔案管理制度更新不足，陳舊的檔案管理制度已經不適應高速運轉的檔案時代。制度問題導致檔案管理效率低，資源散亂，以及存在資料調取困難的問題，檔案遺失問題經常出現。檔案管理制度缺失會造成大量的檔案遺失的情況，一些檔案管理人員因缺乏強有力的制度約束，導致檔案日常管理不積極，相關部門配合不到位問題時有發生。例如，事業單位未能執行新版的信息人檔案管理工作標準，不注重研究符合事業單位檔案工作現實需要的檔案管理制度，未能在第三方檔案管理專業機構的指導下完善檔案管于是工作流程，不能在制度更新的基礎上形成全員有效參與的檔案管理配合工作機制。

3）管理模式較陳舊。陳舊的檔案管理模式主要指的是當前很多事業單位還停留在紙質檔案管理的模式下，檔案管理的創新性不足，信息化檔案管理設備配置嚴重的不足，現有的檔案管理設施設備不滿足檔案共享使用的現實需要。一些傳統的檔案管理流程制約了檔案管理的效率，基層檔案管理人員僅僅關注檔案的收集，較大的精力放在檔案的存儲方面，檔案的應用價值還未能在日常工作中充分的體現來。傳統的檔案管理模式導致檔案管理的安全性與效率較低，檔案以手工操作的方式進行管理的居多，檔案數據總量較低，檔案管理的真實性低。由于缺乏科學化的檔案管理模式，致使大量潛在的檔案信息未能有效挖掘，上下游相關單位的檔案數據信息未能得到及時的存儲，涉及本單位的檔案信息變動不及時，檔案的應用價值低，檔案工作質量堪憂。

2 事業單位檔案管理優化改革的路徑

1）重視檔案管理的日常工作。事業單位必須改變檔案管理的理念，注重檔案管理的工作的意義，優化檔案管理的制度建設工作，形成自上而下高度重視檔案管理的氛圍。首先，全面加強檔案管理工作的宣傳工作，促進全體職工高度的認識檔案管理的意義，引導所有職工從本職工作角度配合做好檔案管理工作。切實轉變傳統的檔案管理工作理念，豐富檔案管理的方式方法，大力引導所有工作人員認識到檔案管理的重視性，加大檔案管理的投入力度，提高檔案管理的效率，制定檔案管理設施設備的投資完善計劃，緊跟檔案管理信息化建設的步伐，推動檔案管理硬件設施設備的不斷革新。合理的配置專業的檔案管理技術人員，促進檔案管理人員的信息化工作能力不斷提升，優化配置專業的檔案管理工作人才，在信息化背景下提高檔案管理人員的智能化工作水平。只有檔案管理瞄準信息共享的目標，構建符合大數據、云存儲的相互往來的檔案管理工作機制，才能提高檔案管理工作的整體效率，合理的配置檔案數據資源，滿足未來檔案業務工作需要。

2）優化檔案管理工作的體系。公益型事業單位的大量業務檔案往往涉及公益事業的重要信息，這些檔案對社會經濟發展有重要的意義。事業單位承擔的檔案管理工作責任是重大的，需要建立更加完善的檔案管理工作體系。首先，事業單位應當高度的重視檔案管理工作，切實認清事業單位檔案管理的重要意義，明確檔案資源的重要實用價值。注重根本上優化檔案管理體系，明確檔案管理工作的責任分工，保證事業單位領導、各級干部和基層職工以高度負責的精神投入到事業單位檔案管理當中。其次，全面加強事業單位檔案管理工作的監督，建立檔案管理體系以外的監督機制，在現行的檔案管理標準的約束下科學的審視事業單位檔案管理的實績水平，經常性的梳理檔案管理工作中的不足，尤其保證重點檔案、重大項目檔案的齊全，同時督促相關檔案向電子化的方向快速發展。第三，還要對檔案的功能進行區分，制定科學的檔案管理獎懲績效考核辦法，基于檔案管理實績對一線檔案管理人員進行獎懲，充分的調動檔案管理人員的積極性，大力提高檔案管理人員的創新性，促進檔案管理信息化快速普及，發揮檔案管理人員的創新作用。

3）提升檔案管理信息化意識。事業單位檔案管理必須由傳統的紙質檔案管理方式向信息化管理方式的方向轉型，注重大力的開展好信息化檔案管理建設工作，強調在制度上、方法上、設備上、人員配置上逐步的向信息化檔案管理的方向邁進，著力消除檔案管理信息化意識不足，相關信息設備操作風險性較大的問題。事業單位一方面要把重要精力放在以往紙質檔案的電子化方面，大力推動全部檔案的電子化，從而滿足檔案的使用檢索需要。另一方面還要建立標準化的檔案管理工作體系，保證電子檔案的存儲管理規范性，基于規范化的模式全面提高檔案操作的效率，推動檔案的自動化和智能化管理。大力搭建優質的檔案管理平臺，著力提高檔案的共享與快速傳遞效率，滿足不同人員的檔案獲取需要。這樣才能體現檔案的應用價值，提高檔案管理人員的工作創新性，真正的開發檔案的實用價值，發揮事業單位大量公益檔案對社會經濟建設的促進輔助作用。信息化時代還要強化檔案的安全管理，注重在互聯網環境下保證檔案的安全化運轉，強調建立科學的電子檔案監控體系，有效防止電子檔案的風險，加強電子檔案的風險防控工作。

3 結論

事業單位檔案資料是重要的社會資源，優化事業單位檔案管理的途徑，需要構建完善的事業單位檔案管理工作機制，提高事業單位檔案管理的抗風險意識，注重保證檔案信息的完整性與安全性，強調檔案資源的深度更新，著力創新檔案管理工作的方式方法，發揮專業技術人員在檔案管理中的主體作用，依托強有力的設施設備和管理軟件系統更好的發揮檔案的實用價值。

參考文獻

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