如何做好文書檔案管理工作

摘 要：隨著時代和經濟的發展，文書檔案管理工作需要不斷完善，但在實際工作中會出現各種各樣的問題。本文對當前文書檔案管理工作的現狀進行探討，分析文書檔案管理工作中出現的問題，提出一些改進方法。希望本文提出的文書檔案管理工作對策和建議對提升文書檔案管理水平具有參考價值。

關鍵詞：文書檔案;改善與創新;管理工作

隨著我國社會經濟的高速發展，我國機關團體及企事業單位對文書檔案管理工作的要求逐步提高，老式的文書檔案管理方法存在效率低、不規范等弊端，嚴重影響了文書檔案管理工作的質量。因此，文書檔案管理工作應不斷完善與創新，提升文書檔案管理水平，以適應新時期的新需求。

1 文書檔案管理工作的現狀

1）單位領導重視不足。目前，我國各機關團體及企事業單位的文書檔案管理工作效率水平有所提高，但仍存在很多問題。一些單位領導對檔案管理認識不足，認為只要管理工作不出差錯就是管理工作做的好。但事實上，文書檔案管理工作不僅要求管理人員不出差錯，而且要保證文書檔案管理工作的效率、提高文書檔案管理信息的準確性、以及對文書檔案更改更新的及時性。因此，只有單位領導重視文書檔案管理工作，才會使文書檔案管理基礎設施和所需資金及時到位，使工作人員更有積極性，從而保障文書檔案管理工作有序地開展并提高文書檔案管理水平。

2）文書檔案管理工作載體過于傳統。隨著信息科技的高速發展，電子計算機的應用得到普及，但有些企業仍缺乏科技化的文書檔案管理方法，在文書檔案管理工作量不斷增加的前提下，仍把紙張作為文書檔案管理的主要載體甚至唯一載體[1]。這使文書檔案信息不能共享，對文件檔案的調動與查閱造成不便。運用紙張記錄管理，不僅消耗了大量的人力物力，而且錯誤率極高，更不容易對文書檔案進行更改及更新，而且一旦出現了內部機密件丟失或泄露的情況，后果不堪設想。因此，加強文書檔案管理的信息化，科技化極為重要，文書檔案管理工作效率和信息準確性會極大提高。

3）文書檔案管理人員專業素質不足。檔案管理工作是一項專業性強且繁瑣的工作，這需要檔案管理人員具有熟練的技能和扎實的理論基礎。但目前，文書檔案管理人才不足且很大部分文書檔案管理人員計算機知識和管理能力薄弱，使文書檔案管理不能有效地開展。另外，有些單位雖聘請了專業的文書檔案管理人才，但在其工作過程中并沒有得到更系統的專業培訓，使文書檔案管理人員工作與實際無法更好地結合，導致文書檔案管理工作效率低、失誤率高等問題。

2 當前文書檔案管理工作問題的解決對策及建議

1）從上到下加強重視。首先，我們要加強文書檔案管理工作的宣傳力度，加強領導者對文書檔案管理工作的重視程度。只有領導者重視起來，才會對提高文書檔案管理工作效率和準確性產生積極作用。領導者要發揮自己領導作用，鼓勵并協調好文書檔案管理人員的工作，調動管理人員的積極性，促使文書檔案管理工作有序進行。其次，就是加強文書檔案管理人員對工作的重視。文書檔案管理對單位的發展起著至關重要的作用。資料的保存、調閱、借鑒等無一不寄托在文書檔案管理的基礎上。在文書檔案管理中，文書檔案管理人員要學習好文書檔案管理系統制度與標準，明確自身崗位的職責與要求，增強自身的服務意識，提高工作效率，從而提升文書檔案管理工作質量。

2）加強文書檔案管理科技化手段，完善文書檔案管理制度。制約文書檔案管理工作有序進行和發展有兩個因素，一個是文書檔案管理制度中缺乏科技化手段;另一個是文書檔案管理制度不完善。（1）文書檔案隨著時間增長會越來越多，積壓大量的文書檔案使文書檔案的查閱極其不便，同時，文書檔案需要精細的劃分，其修改、編譯、統計等工作量極大。因此，不能再將紙質文書檔案作為第一載體，紙張雖然有輕便等特點，但紙張一旦損壞丟失便會造成不可逆的后果。在當今電子信息時代背景下，文書檔案管理的科技化是必然趨勢[2]。現代計算機技術的應用，對文書檔案管理工作具有積極作用，在提高文書檔案管理準確性、時效性的同時方便內容的更改與更新，極大地推動了文書檔案管理制度的準確化、科技化、信息化發展。（2）加強對文書檔案管理工作人員的管理有利于提升文書檔案管理工作質量，可以促使文書檔案管理工作人員規范且有效地開展文書檔案管理工作。在文書檔案管理工作過程中，工作人員會經手一些有保密要求的文書檔案，這就要求文書檔案管理工作人員提高保密意識。通過規范文書檔案管理工作條例，并運用智能化設備等方式進行監督，確保文書檔案管理工作人員能安全且有效地對文書檔案進行管理。同時，為調動文書檔案管理工作人員工作積極性，單位還可以建立健全獎懲機制，完善文書檔案管理工作人員的工資制度，將文書檔案管理工作人員的切身利益和企業利益有機結合，從而提升文書檔案管理工作質量。

3）培養文書檔案管理人才。在新時代背景下，傳統的文書檔案管理方式滿足不了現代文書檔案管理的需求。這對文書檔案管理工作提出了新要求，文書檔案管理工作標準、有序、有效地進行需要高素質的文書檔案管理人才[3]。企業領導要重視文書檔案管理人才的培養，提高文書檔案管理工作人員的專業技能，加強文書檔案管理人員的責任意識，還要不斷提高文書檔案管理工作人員的綜合能力和職業道德素養，如計算機技術，統籌優化能力，英語能力等。同時，單位領導要結合實際情況對文書檔案管理工作人員進行全面地培訓和培養，加強人才隊伍建設，為文書檔案管理工作及其他工作的順利展開奠定技術。

4）加強文書工作和檔案工作間的協作。在文書檔案管理過程中，文書工作和檔案工作兩者間可以密切合作，從而形成一個完整的管理體系，保障文書檔案管理工作有序進行。然而，在實際工作中，存在著文書工作和檔案工作脫節現象，大大降低了文書檔案管理工作效率與質量，不利于文書檔案管理水平的提升。因此，加強文書工作和檔案工作之間的協作，可以使它們相互促進，保障檔案管理有序進行及文書檔案的安全使用效率和質量。

3 對文書檔案管理工作進行創新

為使文書檔案管理工作順利開展，調動起文書檔案管理人員的積極性，提高文書檔案管理工作效率，就要結合單位自身情況，調整文書檔案管理工作模式，并積極對文書檔案管理模式進行創新。首先，要在加強制度建設并保障好制度執行力度的前提下，創新工作機制，不斷優化文書檔案生成環節，并延伸到文書檔案的運用環節，將文書檔案管理工作機制變成“生成——管理——運用”有機的工作鏈條，促進文書檔案的工作順利進行[4]。其次，單位要優化隊伍結構，對文書檔案管理人員進行培訓，不斷更新員工業務知識，提升管理人員綜合素質。最后，要提升檔案管理的信息化水平，這可以減少出錯率，提升管理效率，保障檔案信息的安全，從而協助管理人員更高效，更便捷地管理文書檔案的工作。

4 結語

如今，文書檔案管理水平不斷提升，但在實際管理工作中會遇到各種困難，文書檔案管理工作在解決困難的同時也要不斷地創新，合理應用信息技術手段，優化文書檔案的管理工作機制，從而實現高安全、高效率、高準確性的文書檔案管理工作。

參考文獻

[1]王磊.做好機關文書檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2019（14）：125.

[2]田東陽.新形勢下如何做好事業單位文書檔案的管理工作[J].科技視界，2019（21）：186+183.

[3]賈雪.文書檔案管理工作優化淺析[J].科技經濟導刊，2019，27（04）：223-224.

[4]袁玉霞.適應新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（21）：69.

作者簡介

歐艷芳（1972-），女，漢，湖南省郴州市，本科，研究方向：文書檔案管理。