探討事業單位檔案管理改革模式

呂衛征

摘 要：檔案是機關和事業單位日常活動中記載歷史和相關人事變動等情況的文字憑據。檔案是對社會歷史活動和過去情況的真實記錄，人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產情況，研究事物的發展規律，繼承已有的成果，尤其是機關和事業單位，在進行行政管理和業務工作的過程中，檔案就成了過去的歷史和所發生的故事的真實記錄和反映，這樣一來檔案就成了查考憑據，那么檔案就具備利用的價值。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;改革措施

事業單位檔案管理工作信息化改革主要是指事業單位在檔案管理工作開展過程中，通過應用現代網絡和信息技術作為平臺，實現事業單位檔案管理數字化、虛擬化發展，使檔案管理工作能夠更加高效的履行自身的服務職能。而檔案管理信息化是事業單位順應時代發展的重要趨勢。隨著我國科學技術的不斷發展和完善，網絡技術也日益普及，信息化技術快速的應用到各行各業當中。在信息化背景下，事業單位的檔案管理工作也必須要打破傳統工作模式的束縛，做到與時俱進。現階段，一些大型的檔案和數據管理機構都已經充分地實現了自身的信息化改革。而且隨著對互聯網技術和大數據處理技術等先進信息技術的應用，也使檔案管理工作當中的許多難題迎刃而解，因此通過檔案管理的信息化改革可以使檔案管理具有更多的優勢。而事業單位檔案管理工作信息化改革是自身工作的需要。在日常的事業單位檔案管理工作過程中，需要對歷史資料和歷史信息進行調研。而采用傳統的管理模式在開展工作時需要進入到檔案庫，并按照檔案的具體歸類原則來查找相應的檔案，導致工作效率較低，無法有效的滿足工作需要。而在信息化檔案管理模式改革下，相關管理人員只需要通過檢索數據庫，分析數據信息，可以高效的進行調閱。

1 檔案管理存在的主要問題

1.1 管理意識淡薄

一直以來，事業單位對檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關意識淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業責任感和專業性。有的單位雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學識和專業素養并不能順應檔案工作的需求。同時，當前事業單位文書人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問題，這部分人員雖然在文書事務與檔案管理事務中有豐富的經驗，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發展的檔案管理工作要求相適應，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發展。在法院書記員大部分都是年輕人，但是檔案室的檔案管理人員以年長者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉法院卷宗的規定，只是一個勁的催收卷宗，未能考慮到材料收集的實際情況，收到卷宗也只是一味地歸檔，并不做相關的一系列專業的檢查。忽略了文書檔案這一無形財產，由此可見，檔案管理意識十分淡薄。

1.2 電子信息的保密問題

信息時代計算機和網絡技術的應用大幅提升了人們的工作效率，事業單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現有的紙質檔案轉化為電子檔案，而電子檔案與紙質檔案不同的是其保密性將進一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發現的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

1.3 管理制度不完善及信息化設備水平落后

在科技水平日新月異的背景下，不進則退的危機感在各行各業悄然而生，也激勵著事業單位各項管理工作的方式變革，值得注意的是，不應只注重管理形式的創新，而忽視內容與制度的完善，這將會導致檔案管理的工作效率低下。在信息革新時代，更多新的管理手段與方式在我國各個層面的工作領域推廣開來，其中不乏有新的檔案管理方式，比如使用信息技術進行檔案管理。一方面，在我們日常管理工作中，雖然很多部門已經引進現代化技術，但是其使用范圍并沒有理想中的廣泛，更多工作人員依舊運用傳統的管理方式，拘泥守舊。另一方面，只更新部分設備，將會導致相關設備不配套或不能共享的狀況，甚至在檔案管理與其他單位的聯通中，因其調取手段落后，導致一些不必要的麻煩。舊的設備安全性能差，與新設備一起使用對事業單位檔案的整體安全也構成了相當大的威脅，所以從宏觀層面看，事業單位的檔案管理模式與設備均處在較低的信息化層面，對現代化設備的使用也非常有限，我們應當從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改善設備，還應當對管理制度進行革新，設置新機制以配合新設備的使用，兩相融合，同步發展，才能達到對檔案的高效管理和高水平管理。

2 事業單位檔案管理改革模式

2.1 檔案管理服務能力拓展

事業單位開展檔案管理工作的本質是服務，而其實際價值的體現也同樣來源于服務。所以事業單位應該提高自身的服務水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應該擴展服務功能，對于傳統的檔案管理模式中所涉及的服務職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術的運用進一步的擴展其功能。通過開發先進的功能模塊，從而有效的實現數據的自動規避、篩選和對比。其次應該進一步的擴展服務內容，在傳統的檔案管理模式下，事業單位所提供的服務內容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數據信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務內容，使其完成由被動到主動的轉變，為需求者提供更有針對性和個性的服務。

2.2 完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，在各事業單位內部，制定一項科學有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當前我國較多事業單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應的制度規范是非常有必要的。因此，各企事業單位需要根據自身的現狀和發展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實。惟有如此，才能使各項政策有效地貫徹實施，從而提高工作的質量和效率，推進事業單位的可持續健康發展。文書職員和檔案管理職員需要熟練應用計算機技術，并將現代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。所以，單位應組織相關工作人員學習電子信息技術，健全電子檔案體系，加強其管理隊伍建設。

2.3 優化檔案管理人才結構

由于檔案管理工作的性質，這一工作在大多數事業單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業技術的人才的首選，因此目前我國大多數事業單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當未來事業單位進行檔案電子化后，現有的檔案管理人才將無法支撐電子檔案的管理和維護工作。為此，事業單位應當注重優化檔案管理人才的結構，通過吸納具有相關技術和技能的年輕人進入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業知識和技能的年輕人充分發揮其作用。

3 結語

事業單位必須重點關注檔案管理的創新優化，制訂科學有效的檔案管理辦法，建立相關管理工作制度，充分利用信息化技術和配套設備，有效提升檔案管理工作水平，為事業單位的持續穩定發展發揮積極作用。

參考文獻

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