新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化

何彩杰

摘 要：進入21世紀以來，我國經濟發展進入新常態，提高各行各業工作效率和工作質量是十分重要的課題。事業單位中的檔案管理是重要管理工作，關乎事業單位人事部門的工作質量和工作效率。本文對創新、優化事業單位的檔案管理工作的方式及策略進行分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;創新及優化

社會發展帶動科技進步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應新形勢下檔案管理的需求，從而導致管理中出現多種問題。為確保事業單位檔案管理工作的有效進行，單位需要針對管理中出現的問題，進行管理方式的創新和管理人員的培養。

1 新時期事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作業務基礎不強

有些事業單位缺乏較強的檔案管理工作意識，也不重視國家有關法律法規在事業單位工作實踐中的真正落實，不利于提升檔案管理工作效率和工作水平。有些事業單位自身缺乏較強的檔案管理基礎業務能力，出現管理混亂的情況。基礎工作質量關乎到檔案管理工作效率。就現階段的情況來講，我國很多事業單位自身都尚未建立和健全檔案管理工作制度，也沒有一套科學規范的檔案管理工作標準。很多事業單位盡管建立檔案管理機制，但是由于多方面的原因而不能將其在工作中落實到位。檔案管理工作缺乏專門的人進行負責，這樣容易導致檔案管理工作缺乏標準化和合理化，進而導致檔案信息的價值不能充分發揮出來。

1.2 人員觀念意識淡薄

大數據時代的來臨使得處理大量的數據集成為可能，而很多企業和個人也看中了大數據技術的優勢，開始利用大數據技術處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業單位由于長期受國家的管理，其內部人員在進行工作時普遍以穩定性優先，因此并不傾向于頻繁的使用先進的技術，因此我國很多事業單位在大數據時代依舊在使用傳統的方式管理檔案數據。但隨著檔案數據的增加，這種傳統的管理方式將逐漸難以適應大量檔案的管理工作。此外，事業單位的性質使得在其中應用先進檔案管理技術顯得非常困難，特別是對于部分保密性質較強的單位來說，出于保密需求，這些單位往往會較為抗拒使用信息技術進行檔案的管理。

1.3 管理制度不完善及信息化設備水平落后

在科技水平日新月異的背景下，不進則退的危機感在各行各業悄然而生，也激勵著事業單位各項管理工作的方式變革，值得注意的是，不應只注重管理形式的創新，而忽視內容與制度的完善，這將會導致檔案管理的工作效率低下。在信息革新時代，更多新的管理手段與方式在我國各個層面的工作領域推廣開來，其中不乏有新的檔案管理方式，比如使用信息技術進行檔案管理。一方面，在我們日常管理工作中，雖然很多部門已經引進現代化技術，但是其使用范圍并沒有理想中的廣泛，更多工作人員依舊運用傳統的管理方式，拘泥守舊。另一方面，只更新部分設備，將會導致相關設備不配套或不能共享的狀況，甚至在檔案管理與其他單位的聯通中，因其調取手段落后，導致一些不必要的麻煩。舊的設備安全性能差，與新設備一起使用對事業單位檔案的整體安全也構成了相當大的威脅，所以從宏觀層面看，事業單位的檔案管理模式與設備均處在較低的信息化層面，對現代化設備的使用也非常有限，我們應當從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改善設備，還應當對管理制度進行革新，設置新機制以配合新設備的使用，兩相融合，同步發展，才能達到對檔案的高效管理和高水平

管理。

2 新時期事業單位檔案管理的創新措施

2.1 創新檔案管理方法，提高現代化水平

在新時期檔案管理工作創新的重要環節是檔案管理方法的創新，信息化檔案管理已經逐漸成為檔案管理的主要發展，還是實現信息化檔案管理的前提條件。伴隨著電子信息技術的迅速發展，出現越來越多的檔案管理軟件，網絡技術高速發展，計算機知識的廣泛普及，這些在一定程度上都為實現信息化的事業單位檔案管理數據資源打下良好的基礎。在該過程中，作為事業單位的檔案管理者，必須要在軟件上構建與本單位相符的系統，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對將來的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對紙質檔案進行留存，還要運用軟件系統做好電子版存檔，將其在預定的系統內保存，也可以將其上傳在云端上。同時，必須要引起注意的是，事業單位必須要結合自身的檔案性質，選擇適合的軟件系統，在整理以及上傳保密材料時，必須要設置有關的保密環節，不能泄露信息。在檔案管理中運用現代化信息技術，這是事業單位檔案管理創新的主流發展趨勢，而且是新時期事業單位檔案管理創新工作的重點。

2.2 優化檔案管理人才結構

由于檔案管理工作的性質，這一工作在大多數事業單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業技術的人才的首選，因此目前我國大多數事業單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當未來事業單位進行檔案電子化后，現有的檔案管理人才將無法支撐電子檔案的管理和維護工作。為此，事業單位應當注重優化檔案管理人才的結構，通過吸納具有相關技術和技能的年輕人進入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業知識和技能的年輕人充分發揮其作用。

2.3 對規章制度進行完善

為確保檔案管理工作的順利進行，需要根據單位的實際情況制定相應的規章制度，并確保規章制度的合理性和科學性。檔案管理的規章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好的引導和規范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規章制度，不僅要對管理工作者進行約束，還要對機制主導人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科

學性。

2.4 提升人事檔案管理隊伍素養

隨著事業單位管理制度改革的不斷推進，相應的干部職工的獎懲材料越來越多，為事業單位的人事檔案管理工作增加了難度。與此同時，人事檔案管理工作有著一定的保密性和服務性特點，需要從業人員具備職業素養和思想政治覺悟。因此，事業單位需要打造一批高素質專業化的人事檔案管理人才隊伍，提高他們的工作能力和水平。一方面，嚴把選人用人關口是組織建設的重中之重。單位在選聘優秀人才時不僅需要考慮他們的能力與素質，還應當把責任意識、服務意識和大局意識等標準考慮在內;另一方面，事業單位可以對人事檔案管理人員進行定期的專業培訓，通過專家講座、優秀人才的經驗分享會、播放科教影片等形式讓他們了解先進的管理理念和信息技術，以提高人事檔案管理人員的工作技能，讓他們能夠更好地勝任這份

工作。

3 結語

新時期下事業單位在發展中必須要清楚明確檔案管理工作的要求，而且加強檔案管理工作的創新。只有創新檔案管理方法，提高現代化水平，加強事業單位對檔案管理的意識，建立和健全檔案管理工作體制，才可以對事業單位的檔案管理現狀進行更好地改善，實現事業單位所有資源的科學配置

參考文獻

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