事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策

許珊珊

摘 要：檔案管理工作在事業(yè)單位的日常管理工作當(dāng)中是非常重要的一個部分，檔案管理為事業(yè)單位選聘人才提供了最為原始的材料和依據(jù)。人事檔案記錄的是個人的隱私信息，因此必須要得到妥善的保存和管理。當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作當(dāng)中，還存在著管理人員素質(zhì)低下，檔案管理制度不完善等多方面的問題。本文圍繞事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題和對策展開了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;問題;對策

1 前言

人事檔案管理工作涉及對人員的各種信息材料的保存以及管理。人事檔案在人事管理工作當(dāng)中起到了基礎(chǔ)性、決定性的作用，尤其是對于事業(yè)單位人才聘任等工作，具有十分重大的意義。因此，事業(yè)單位應(yīng)該不斷的完善相關(guān)的管理制度，提升管理人員的水平及素質(zhì)以及檔案管理的信息化水平。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及必要性

在事業(yè)單位的各項管理工作當(dāng)中，人事檔案管理是其中非常重要的一項工作。在對于人事的管理活動當(dāng)中逐漸形成的人事檔案是作為個人的相關(guān)經(jīng)歷以及品德表現(xiàn)等具體依據(jù)而呈現(xiàn)的。事業(yè)單位需要以人事檔案來作為人才的考察材料，借助人事檔案，事業(yè)單位各個部門能夠更好的進行人事管理，組織選拔以及聘用員工等活動都與人事檔案管理工作息息相關(guān)。任何一個單位都需要做好人事檔案管理工作，因為人事檔案是對公司所有人員的一切過往經(jīng)歷的真實記錄材料，人事檔案能夠?qū)⒆鳛閱挝蝗藛T選聘以及人事調(diào)動等的主要憑據(jù)。但是，事業(yè)單位涉及的工作人員眾多，檔案信息也非常的復(fù)雜，所以事業(yè)單位的人事檔案管理工作有一定的難度。但正是因為人事檔案管理是事業(yè)單位選拔優(yōu)秀人才的有力證據(jù)，所以，必須要引起高度的關(guān)注與重視。當(dāng)前我國正大力推行人事制度改革，在這樣的背景之下，事業(yè)單位應(yīng)該重視人事檔案管理工作，提升管理水平，加強相關(guān)人員的管理素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，為事業(yè)單位選拔優(yōu)秀人才提供有力的依據(jù)，推動事業(yè)單位的發(fā)展[1]。

3 現(xiàn)階段我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的不足之處

3.1 相關(guān)管理制度不完善

現(xiàn)階段我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的一個主要問題就是相關(guān)的管理制度不完善。由于制度方面的問題，導(dǎo)致工作人員在對待自己工作的時候，往往很容易出現(xiàn)不認真不負責(zé)的態(tài)度，就無法保證人事檔案管理工作的實際效率。只有完善的、嚴格的制度才能夠保證工作的落實與實施，所以，人事檔案管理工作的相關(guān)制度不完善，成為現(xiàn)階段我國事業(yè)單位進行人事管理活動非常大的一個阻礙。[2]人事檔案是事業(yè)單位記錄人才信息的主要載體，借助人事檔案，事業(yè)單位可以更加全面的了解員工的各方面狀況，但是因為當(dāng)前我國很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在著制度不完善的問題，所以在實際執(zhí)行方面效果不太理想，最突出的表現(xiàn)就是對于人事檔案材料的收集不全面，有疏漏或者錯誤的現(xiàn)象，因而無法全面而準確的反映個人的全方面狀況，使得人事檔案在事業(yè)單位選拔人才的過程當(dāng)中無法完全起到本來的原始依據(jù)作用。

3.2 管理人員整體素質(zhì)偏低

當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的，主要問題還在于管理人員整體素質(zhì)偏低，管理人員素質(zhì)偏低表現(xiàn)在兩個方面，一方面是管理人員的專業(yè)程度不高，有很多從事人事檔案管理工作的人員，并沒有學(xué)習(xí)過相關(guān)的系統(tǒng)的理論知識，只是臨時被安排上崗，所以在實際的管理工作當(dāng)中，沒有辦法很好的應(yīng)對復(fù)雜的信息管理問題。另一個方面是檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高，有一些檔案管理人員文化程度不高，自身素養(yǎng)也比較低，在對待工作的時候，沒有以完全的責(zé)任心投入工作，與自身工作態(tài)度的不認真導(dǎo)致檔案信息失真的情況時有發(fā)生。人事檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，造成檔案材料的遺失或損壞等等，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3 信息化水平不高

事業(yè)單位的人事檔案管理工作涉及的信息量是比較大的，管理人員的工作往往比較復(fù)雜，繁瑣，而在對這些人事檔案記錄的信息進行管理的過程當(dāng)中，必須要保證信息的準確性，才能夠為人事單位在選聘人才方面提供翔實豐富，全面準確的原始材料。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作模式在進行檔案采集以及保存等工作的時候主要是根據(jù)人力來完成，但是在科學(xué)技術(shù)發(fā)達的今天，應(yīng)用科學(xué)信息技術(shù)不但能夠減輕檔案管理工作人員的負擔(dān)，還能夠避免信息遺失等問題。但就目前我國很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作來看，在這一方面資金投入的力度不夠，沒有引入相關(guān)的管理技術(shù)和相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，還是無法保證人事檔案管理工作的效率。因此，檔案管理工作的信息化水平不高，也是當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的一個比較突出的問題。

4 應(yīng)對策略

4.1 制定完善的檔案管理制度

很多單位并沒有制定完善的檔案管理制度，在實際工作執(zhí)行的過程當(dāng)中，往往只是依據(jù)管理人員個人能力及意愿展開工作，管理人員的行為不受制度的規(guī)范和約束。因此，事業(yè)單位必須要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全相關(guān)的管理制度，檔案管理部門應(yīng)該積極的申請更多的專項資金來開展檔案的基礎(chǔ)設(shè)施管理。因為人事檔案一般是以紙質(zhì)的形式來記錄的，所以在管理的時候尤其要注重對其的防火防潮等防護措施，以免人事檔案遭受到一些外界因素的破壞，從而導(dǎo)致信息的遺失。人事檔案管理工作的復(fù)雜性決定了相關(guān)管理制度的重要性，只有全面提高人事檔案管理工作的制度化建設(shè)水平，才能夠有效的制約相關(guān)部門及人員的工作，使他們在工作當(dāng)中能夠遵循相關(guān)的規(guī)定與制度規(guī)范，按制度規(guī)范有序開展工作[3]。

4.2 提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

針對當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理人員的素質(zhì)水平不高的問題，必須要采取有效的措施提升，管理人員工作的效率。針對管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問題，事業(yè)單位可以對這些管理人員組織定期的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)。使管理人員提升對于人事檔案管理理論的認識深度，并貫徹落實到具體的工作當(dāng)中。除此以外，針對個別的管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高的問題，必須要采取強有力的懲罰措施。這些檔案管理人員提升對自身工作的重視程度，加強管理以及服務(wù)意識，制定定期的考核制度來對檔案管理人員的工作進行考核，使考核結(jié)果直接與工資掛鉤，以此來提升檔案管理人員的工作積極性。

4.3 引入先進的管理技術(shù)，提升檔案管理信息化水平

事業(yè)單位的人事檔案管理工作是十分復(fù)雜的，涉及的信息量也是巨大的，其信息來源也是多樣化的，所以在這樣的背景之下，如果僅僅依靠人為的方式進行管理是十分困難的，而且常常容易出現(xiàn)很多的錯誤，這不僅影響了個人信息記錄的真實性，而且影響了單位在進行人才選聘時的公平性。那么就有必要提升單位人事檔案管理工作的信息化水平，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，利用現(xiàn)代化的先進的科學(xué)技術(shù)來提高人事檔案管理工作的實際效率，實現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。

5 結(jié)束語

綜上所述，任何的單位都需要源源不斷的注入人才力量才能夠保證其長遠發(fā)展，而人才的選聘工作很大程度上是由人事檔案來提供材料和依據(jù)的。所以為了保證，事業(yè)單位在人才選聘，人事調(diào)動等工作上的公平性與效率，就務(wù)必要保證人事檔案信息的真實和全面。我國各事業(yè)單位對于人事檔案的使用需求更加的多樣化，所以，事業(yè)單位人事檔案管理工作必須要完善不足之處，才能夠提升檔案的有效利

用率。

參考文獻

[1]吳凡.論事業(yè)單位人事檔案管理的新思路[J].科技展望，2016（11）.

[2]劉爔元.淺談事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）.

[3]劉海昕.事業(yè)單位人事檔案管理必要性及策略分析[J]蘭臺內(nèi)外，2019（14）.