事業單位檔案管理創新途徑探究

牟奕霖

摘 要：新時期事業單位的發展面臨諸多機遇和挑戰，要確保穩定發展，就需要做好檔案管理工作，做好新時期檔案管理的創新和優化工作，解決傳統檔案管理中的不足，切實提升檔案管理工作的質量，讓事業單位在新時期下能夠獲得更好的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;存在問題;創新途徑

社會每向前推進一步，各行各業就隨之前進一步。現代科技將事業單位帶入了信息時代，要求事業單位積極進行管理創新，借助先進工具完成管理工作。新時期事業單位在解決遺留問題的基礎上做出新的調整。事業單位檔案管理創新涉及對未來的認識，這要求我們一方面立足現實，對可能性做出全面的分析和預判;另一方面著眼長遠，善于創造發展條件，促使獲得最佳效果。

1 事業單位檔案管理工作現狀

對于傳統的事業單位檔案管理工作來說，其所使用的方法都是讓單位的工作人員對紙質版的檔案進行收集和整理工作，這些紙質版檔案都具有許多的缺陷，比方說字跡模糊不清、文件內容不完整或者不準確等等，這些都在一定程度上給事業單位的檔案管理工作造成了極大的阻礙。在這之后，隨著檔案管理理念的改變，原本的檔案管理制度逐漸變得無法適應事業單位的改變，其歸納和整理工作也越發不規范。對于事業單位來說，許多管理人員都忽視了它的重要性，甚至認為它是不必要的，在這些人為因素的影響下，事業單位有關部門對檔案管理工作的重視程度也變得越來越低，這同樣也嚴重阻礙了檔案管理工作的規范性。除此之外，信息技術開始被應用在我國的各個行業之中，但是由于人們忽視了事業單位檔案管理工作，現在所使用的依然是傳統的紙質檔案模式，都使得檔案管理工作的效率更為低下。

2 事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理制度不完善及信息化設備水平落后

在科技水平日新月異的背景下，不進則退的危機感在各行各業悄然而生，也激勵著事業單位各項管理工作的方式變革，值得注意的是，不應只注重管理形式的創新，而忽視內容與制度的完善，這將會導致檔案管理的工作效率低下。在信息革新時代，更多新的管理手段與方式在我國各個層面的工作領域推廣開來，其中不乏有新的檔案管理方式，比如使用信息技術進行檔案管理。一方面，在我們日常管理工作中，雖然很多部門已經引進現代化技術，但是其使用范圍并沒有理想中的廣泛，更多工作人員依舊運用傳統的管理方式，拘泥守舊。另一方面，只更新部分設備，將會導致相關設備不配套或不能共享的狀況，甚至在檔案管理與其他單位的聯通中，因其調取手段落后，導致一些不必要的麻煩。舊的設備安全性能差，與新設備一起使用對事業單位檔案的整體安全也構成了相當大的威脅，所以從宏觀層面看，事業單位的檔案管理模式與設備均處在較低的信息化層面，對現代化設備的使用也非常有限，我們應當從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改善設備，還應當對管理制度進行革新，設置新機制以配合新設備的使用，兩相融合，同步發展，才能達到對檔案的高效管理和高水平

管理。

2.2 對檔案工作缺乏重視，檔案信息資源的利用率低

在大數據信息時代的背景下，事業單位的檔案工作長期沒有新的開發和利用，基本一直停留在收集檔案信息和保存檔案信息的狀態，檔案信息的利用程度低。這種停滯不前的情形嚴重影響了檔案管理工作的優化和提升，特別是面對信息化時代，社會與單位人員流動性強，利用率低勢必會對其產生影響。另外，對于管理人員和工作本身的不重視也導致崗位上的人才沒能得以開發，很多事業單位輕視檔案管理，更加注重業務帶來的經濟效益，對于檔案管理來說，在事業單位中的作用得不到發揮，惡性循環下更加容易被時代淘汰。

3 事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

3.1 創新檔案管理體制

檔案管理工作的開展離不開問題的突破，體制不完善、不符合實際情況是最為突出的問題，我們要充分意識到檔案管理工作只有在體制的規范下才能夠使其有序發展成為可能。基于此，我們應當堅定不移地開展體制創新建設工作，將關注點放在檔案上，以實現統一管理為最終目標。此外還可以以部門分類管理的二級管理體制為依托，將此工作具體細化，明確目標，落實到人。建立檔案室，對各部門檔案資料統一放置，為了做好區別，工作避免出現失誤，可以規劃放置區域，每個區域由專門的人員負責。一些檔案例如：人事、財務檔案較為重要，不容出現任何差池。為此應當堅持直接管理原則，檔案管理員日常做好資料采集與建檔工作。

3.2 集合全力推動制度創新

不符合實際情況的制度不能被稱之為好制度，我們必須要保證制度與實際密切統一。以往的制度過于片面，沒有約束作用，難以保證檔案管理工作實效。這就需要檔案管理人員深入單位進行情況了解，根據本單位檔案管理需求，制定出一套新的更加完善合理、合規、可操作性強的管理制度。制度創新畢竟不是一個小工作，為了保證制度合理、科學，可以鼓勵全單位人員參與到管理制度創新中，每個人都就此提出意見和看法，最終增強管理制度與單位檔案管理的契合性。新的、更完善的制度制定之后就要著手進行貫徹落實工作，這時可以對管理人員的行為加以規范，確保檔案管理工作呈現規范化標準化發展趨勢。

3.3 構建信息化檔案管理新模式

隨著社會的快速發展，各行各業實踐出現了新變化，呈現出許多新的發展特點。“明者因時而變，知者隨世而制”，新時期事業單位在實際工作中應當因時而變，將構建信息化檔案管理新模式作為工作中心，有意識、有針對性地運用信息技術，走上數字化建設之路。在進行信息化檔案模式探索時可以先吸收和借鑒其他單位的工作經驗，再結合自身情況，達到滿足本單位的個性化建設需求。現代信息技術會隨著時間的推移不斷發展，為了增強單位的信息化程度應當投入專項資金完成設備更新，不斷優化檔案信息應用平臺，并定期進行系統維護和升級。

4 結束語

事業單位必須重點關注檔案管理的創新優化，制訂科學有效的檔案管理辦法，建立相關管理工作制度，充分利用信息化技術和配套設備，有效提升檔案管理工作水平，為事業單位的持續穩定發展發揮積極作用。

參考文獻

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