提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

周在彪

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，人事檔案管理是重點(diǎn)，其對(duì)一個(gè)單位而言意義重大。但就現(xiàn)階段的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案管理存在各種缺陷，對(duì)此就要求檔案工作同時(shí)代發(fā)展保持同步，加快發(fā)展步伐，更好的服務(wù)黨組織與人事工作。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，對(duì)于如何提高事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案管理提出了自己幾點(diǎn)拙見(jiàn)，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;無(wú)頭檔案

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，事業(yè)單位人事檔案管理體系不斷健全，但大部分事業(yè)單位卻并未較好的發(fā)揮自身智能，而之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，同其本身功能的缺失關(guān)系并不大，主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位未將社會(huì)發(fā)展結(jié)合起來(lái)對(duì)內(nèi)部結(jié)構(gòu)做出調(diào)整，以致于其內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)無(wú)法和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求相適應(yīng)[1]。若事業(yè)單位仍然堅(jiān)持采用此種舊模式，不做出改變，則其發(fā)展就會(huì)嚴(yán)重受阻。事業(yè)單位的工作繁瑣，復(fù)雜，因而人事檔案管理的難度也較大?？茖W(xué)化管理工作人員的人事檔案，緊密結(jié)合員工的工作績(jī)效，一方面能夠促進(jìn)員工工作積極性的提高，另一方面也有助于企業(yè)整體效益的提升。

1 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事管理工作的重視

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，特別是分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)需適當(dāng)?shù)膹乃枷肷霞訌?qiáng)重視人事管理工作，就人事檔案管理在人事管理工作中發(fā)揮的重要作用予以充分了解，合理安排、布置所管理的人事檔案工作，按照時(shí)間、階段的不同制定相應(yīng)的規(guī)劃，諸如人事檔案管理的進(jìn)度、質(zhì)量、定期檢查情況以及存在的問(wèn)題，具體解決方案等均包括在規(guī)劃之中。隨時(shí)掌握員工個(gè)人檔案資料的去向和記錄情況，鼓勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)那些積極配合管理人事檔案的員工，懲罰違反人事檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的員工。總而言之，單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)從自身做起對(duì)人事檔案管理工作引起高度重視，公平、公開(kāi)、公正的開(kāi)展人事檔案管理工作。

2 建立全面的人事檔案管理工作條例，提供制度保障

人事檔案管理比較繁雜，具有很大的管理難度，為防止管理人員在工作中出現(xiàn)懈怠的情況，將發(fā)生工作失誤的概率減少，應(yīng)立足于實(shí)際完善檔案管理各項(xiàng)條例。第一，完善人事檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度規(guī)定采集、收入人事檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行歸納、整理、移交和運(yùn)用，以更規(guī)范的采用信息，順利開(kāi)展檔案管理工作。第二，嚴(yán)格制定考核制度，嚴(yán)格考核管理人員有助于增加管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，強(qiáng)化檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)。第三，采取追究責(zé)任制，提高檔案安全性，避免未嚴(yán)格審查檔案，出現(xiàn)私自修改和丟失的情況。

3 創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的方法和手段

為共享人事檔案信息資源，發(fā)揮最大化檔案價(jià)值，加快單位內(nèi)部的人才合理流動(dòng)，保障其配置、使用的合理性，避免發(fā)生用人失察、用人失當(dāng)、用人失誤等情況，進(jìn)一步提高人力資源管理信息化水平，提供有效參考依據(jù)給單位科學(xué)選拔人才，構(gòu)建科學(xué)合理的用人機(jī)制，積極創(chuàng)新管理理念及方法。事業(yè)單位應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，借助數(shù)字化手段對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及微機(jī)檢索系統(tǒng)，為利用查詢提供方便，促進(jìn)工作效率的提高，讓人才信息更可靠，使人力資源共享在單位實(shí)現(xiàn)，高效管理檔案。

4 減少“無(wú)頭檔案”，避免人檔分離的情況

若要使“無(wú)頭檔案”的出現(xiàn)減少，就需做好相關(guān)預(yù)防工作。檔案管理人員日常工作中應(yīng)留意單位人才流動(dòng)情況，掌握職位調(diào)動(dòng)信息，把控人才流向，并整理與補(bǔ)充檔案[2]。對(duì)此就對(duì)檔案管理人員的責(zé)任心、工作態(tài)度提出了較高的要求。同時(shí)，視野單位應(yīng)對(duì)人事檔案收進(jìn)、轉(zhuǎn)出工作進(jìn)行重點(diǎn)審查，做好登記，借助此方式能夠?qū)Α盁o(wú)頭檔案”的產(chǎn)生起到很好的預(yù)防作用。

同時(shí)，“無(wú)頭檔案”是人事檔案管理的難點(diǎn)。工作人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容做認(rèn)真分析，并把事業(yè)單位工作所需結(jié)合起來(lái)確定是否要保留檔案。若檔案需要保留，則需對(duì)其合理分類與整理，并認(rèn)真保存，再借助多樣化渠道同當(dāng)事人保持聯(lián)系，轉(zhuǎn)交檔案。如果無(wú)法聯(lián)系到當(dāng)事人，就需和當(dāng)事人的原籍管理部門(mén)聯(lián)系，就檔案的處理工作進(jìn)行協(xié)商，登記造冊(cè)未有較大保留價(jià)值的檔案，并向領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)，提出銷毀批準(zhǔn)的申請(qǐng)。

5 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性

保證人事檔案的保密性、安全性為檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。所以，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的安全性，基于人事檔案制定相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)及安全標(biāo)準(zhǔn)，逐步建成信息安全的保障體系。同時(shí)，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，對(duì)借閱機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，提高檔案信息儲(chǔ)存與使用的安全性。同時(shí)，從人員上保證安全。加強(qiáng)安全教育，定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員保密安全意識(shí)，具備更高的安全使用技能。另外，在存儲(chǔ)上保證安全。從物理上分開(kāi)存儲(chǔ)數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案，且二者的使用也要盡可能的分開(kāi)。

6 提升檔案管理人員的基本素質(zhì)

若要提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，則就需要將檔案管理人員的基本素質(zhì)提高。快速發(fā)展的社會(huì)，迫切的要求事業(yè)單位建立起一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理。而為了將檔案管理人員的素質(zhì)提高，就需要事業(yè)單位加強(qiáng)培訓(xùn)管理人員的管理意識(shí)與業(yè)務(wù)知識(shí)，在培訓(xùn)中把重點(diǎn)突出，抓好典型，借助專業(yè)訓(xùn)練和學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，讓檔案管理人員可同科學(xué)化的要求相符。

7 結(jié)語(yǔ)

總而言之，不斷深入的干部人事制度改革，將新的挑戰(zhàn)帶給了人事檔案管理工作。新時(shí)期，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)將現(xiàn)階段單位發(fā)展的實(shí)際需要結(jié)合起來(lái)，立足于單位實(shí)況，對(duì)適合本單位人事檔案管理工作的新方法展開(kāi)積極探索，真正把本單位的人事檔案管理工作落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)

[1]趙婧.淺談事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升[J].管理觀察，2016

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[2]劉揚(yáng).行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2016（18）：31.