提升事業單位人事檔案管理水平的建議

周在彪

摘 要：對于事業單位而言，人事檔案管理是重點，其對一個單位而言意義重大。但就現階段的實際情況來說，事業單位認識檔案管理存在各種缺陷，對此就要求檔案工作同時代發展保持同步，加快發展步伐，更好的服務黨組織與人事工作。本文筆者結合自身工作實踐，對于如何提高事業單位認識檔案管理提出了自己幾點拙見，以供參考。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;無頭檔案

新經濟常態下，事業單位人事檔案管理體系不斷健全，但大部分事業單位卻并未較好的發揮自身智能，而之所以會出現這樣的情況，同其本身功能的缺失關系并不大，主要是因為事業單位未將社會發展結合起來對內部結構做出調整，以致于其內部管理結構無法和經濟社會發展的需求相適應[1]。若事業單位仍然堅持采用此種舊模式，不做出改變，則其發展就會嚴重受阻。事業單位的工作繁瑣，復雜，因而人事檔案管理的難度也較大。科學化管理工作人員的人事檔案，緊密結合員工的工作績效，一方面能夠促進員工工作積極性的提高，另一方面也有助于企業整體效益的提升。

1 提高事業單位領導對人事管理工作的重視

事業單位的領導，特別是分管人事工作的領導需適當的從思想上加強重視人事管理工作，就人事檔案管理在人事管理工作中發揮的重要作用予以充分了解，合理安排、布置所管理的人事檔案工作，按照時間、階段的不同制定相應的規劃，諸如人事檔案管理的進度、質量、定期檢查情況以及存在的問題，具體解決方案等均包括在規劃之中。隨時掌握員工個人檔案資料的去向和記錄情況，鼓勵、獎勵那些積極配合管理人事檔案的員工，懲罰違反人事檔案管理相關規章制度的員工。總而言之，單位的領導者應從自身做起對人事檔案管理工作引起高度重視，公平、公開、公正的開展人事檔案管理工作。

2 建立全面的人事檔案管理工作條例，提供制度保障

人事檔案管理比較繁雜，具有很大的管理難度，為防止管理人員在工作中出現懈怠的情況，將發生工作失誤的概率減少，應立足于實際完善檔案管理各項條例。第一，完善人事檔案管理制度，嚴格按照制度規定采集、收入人事檔案資料，并對其進行歸納、整理、移交和運用，以更規范的采用信息，順利開展檔案管理工作。第二，嚴格制定考核制度，嚴格考核管理人員有助于增加管理的嚴謹性，強化檔案工作人員專業素養。第三，采取追究責任制，提高檔案安全性，避免未嚴格審查檔案，出現私自修改和丟失的情況。

3 創新企業人事檔案管理的方法和手段

為共享人事檔案信息資源，發揮最大化檔案價值，加快單位內部的人才合理流動，保障其配置、使用的合理性，避免發生用人失察、用人失當、用人失誤等情況，進一步提高人力資源管理信息化水平，提供有效參考依據給單位科學選拔人才，構建科學合理的用人機制，積極創新管理理念及方法。事業單位應緊跟時代發展，借助互聯網技術，購買先進的軟硬件設備，借助數字化手段對信息進行存儲，構建人事檔案數據庫及微機檢索系統，為利用查詢提供方便，促進工作效率的提高，讓人才信息更可靠，使人力資源共享在單位實現，高效管理檔案。

4 減少“無頭檔案”，避免人檔分離的情況

若要使“無頭檔案”的出現減少，就需做好相關預防工作。檔案管理人員日常工作中應留意單位人才流動情況，掌握職位調動信息，把控人才流向，并整理與補充檔案[2]。對此就對檔案管理人員的責任心、工作態度提出了較高的要求。同時，視野單位應對人事檔案收進、轉出工作進行重點審查，做好登記，借助此方式能夠對“無頭檔案”的產生起到很好的預防作用。

同時，“無頭檔案”是人事檔案管理的難點。工作人員應對檔案內容做認真分析，并把事業單位工作所需結合起來確定是否要保留檔案。若檔案需要保留，則需對其合理分類與整理，并認真保存，再借助多樣化渠道同當事人保持聯系，轉交檔案。如果無法聯系到當事人，就需和當事人的原籍管理部門聯系，就檔案的處理工作進行協商，登記造冊未有較大保留價值的檔案，并向領導上報，提出銷毀批準的申請。

5 加強人事檔案信息化管理的安全性

保證人事檔案的保密性、安全性為檔案管理的一項重要內容。所以，進一步強化人事檔案的安全性，基于人事檔案制定相對應的法律法規及安全標準，逐步建成信息安全的保障體系。同時，構建人事檔案數據備份和恢復機制，對借閱機制進行規范，提高檔案信息儲存與使用的安全性。同時，從人員上保證安全。加強安全教育，定期開展培訓活動，進一步強化檔案管理人員保密安全意識，具備更高的安全使用技能。另外，在存儲上保證安全。從物理上分開存儲數字檔案和紙質檔案，且二者的使用也要盡可能的分開。

6 提升檔案管理人員的基本素質

若要提升事業單位人事檔案管理水平，則就需要將檔案管理人員的基本素質提高。快速發展的社會，迫切的要求事業單位建立起一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現科學化、系統化的檔案管理。而為了將檔案管理人員的素質提高，就需要事業單位加強培訓管理人員的管理意識與業務知識，在培訓中把重點突出，抓好典型，借助專業訓練和學習相關知識，讓檔案管理人員可同科學化的要求相符。

7 結語

總而言之，不斷深入的干部人事制度改革，將新的挑戰帶給了人事檔案管理工作。新時期，事業單位人事檔案管理人員應將現階段單位發展的實際需要結合起來，立足于單位實況，對適合本單位人事檔案管理工作的新方法展開積極探索，真正把本單位的人事檔案管理工作落到實處。

參考文獻

[1]趙婧.淺談事業單位人事檔案管理水平的提升[J].管理觀察，2016

（31）：62-63.

[2]劉揚.行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].企業導報，2016（18）：31.