高校檔案遠程利用管理系統的構建

黃恒

摘 要：近年來中國的計算機技術取得了長足進步，這給教育行業提供了新的發展契機，校園網絡開始逐漸普及，高校檔案的利用也開始朝著數字化、遠程化方向發展，建立高校檔案遠程利用管理系統勢在必行。本文首先介紹了高校檔案遠程利用管理系統構建的必要性，而后從文件存取接口、客戶端訪問等方面介紹了系統構建的思路。

關鍵詞：高校檔案;遠程利用管理系統;系統構建

高校檔案信息往往記錄著最為真實的歷史和數據信息，是一種極其重要的信息資源，在高校建設發展的過程中扮演著不可忽視的重要角色。在信息技術高度發展的今天，在檔案信息遠程使用越來越頻繁的今天，建立高校檔案資源遠程利用管理系統勢在必行。但是在實際工作中，仍有一部分院校的檔案信息利用管理系統仍未成型，因此我們有必要對本課題進行深入的研究。

1 高校檔案信息遠程利用管理的必要性

檔案工作最根本的目標，就是給人們提供檔案信息服務，并且讓檔案資源和信息能夠實現共享，發揮出應有的作用。高校檔案部門往往存放著學校內部諸多部門的檔案資料以及學生檔案，檔案種類十分豐富多樣，文字圖表音頻視頻各有不同，電子文件的格式也不盡相同。假如為了對這些格式各異的文件進行管理就引進多樣化的運行設備、建立多種技術環境，那么其成本必然會大幅度提升，不利于高校檔案工作的開展，但是文件的使用機構則可以借助自身擁有的設備很好的處理這些源文件，因此建立遠程利用管理系統十分必要，不僅可以解決學校教職工的檔案你利用需求，同時更能解決畢業學員的檔案遠程利用需求。另外，檔案信息的遠程管理還能夠有效的解決檔案變更、操作人員過多帶來的檔案丟失缺損問題，盡最大可能確保電子檔案的真實性和有效性。同時，檔案信息資源往往還具有社會知識形態，因此必須要創造更加便利、更加有效的使用條件，才能使之發揮應有的作用。就目前來看，國外的高校基本已經與國家檔案信息網接軌，并且形成了全國性的檔案機讀目錄中心，在這種情況下檔案信息的使用率必然會有所提升。所以說在今后的發展中，高等院校如果想要實現資源共享，就必須要從遠程利用管理的積極意義入手，真正認識到建立檔案信息遠程利用管理系統的必要性，首先從內部機構、分校區的檔案共享進行嘗試改造，逐漸完成檔案信息遠程利用管理系統的構建，使之功能趨向完善。

2 高校檔案信息遠程利用管理系統的構建

高校檔案信息遠程利用管理的根本在于，建立以信息化技術及網絡平臺為基礎的檔案管理系統，而后才能進行信息資源共享。在這個系統的支持之下，各部門的檔案信息都能夠實現即時性的傳輸，檔案室則作為管理中心的角色存在，能夠對不同部門檔案的歸檔工作進行管理，讓檔案信息的管理服務質量得到跨越式發展。另外，檔案信息遠程管理利用系統的目標是，實現跨媒體的檔案發布，因此在構建系統的時候還需要考慮信息服務的多樣化等問題。具體來說，高校檔案信息遠程利用管理系統的構建思路如下：

首先，要確定文件存取接口。檔案信息的遠程利用管理離不開文件存取接口的支持，該接口必須要支持FTP/HTTP協議下的遠端文件訪問，這樣一來各部門歸檔的文件才能即時完成傳輸和儲存。另外，其還需要能夠與檔案館系統安全管理相匹配，實現檔案資料的在線歸檔授權。

其次，必須要合理設計客戶端訪問權限。高校檔案信息遠程利用管理系統必須要能夠適應不同客戶端的訪問需求——瀏覽器、辦公軟件等都屬于客戶端——使用戶通過這些客戶端都能夠訪問電子檔案。為了確保這種適應性，可對電子檔案進行副本處理，提供各種格式的文件資源，比如說PDF、MS-Office Format、HTML等都是常見的文件格式。另外，為了保證檔案信息的安全性，還需要確保客戶端只具有瀏覽功能，避免用戶修改，同時在瀏覽時通過設置水印信息等方式提高安全性。

另外，必須要建立檔案信息遠程查詢利用子系統。檔案管理部門需要對單位和個人進行用戶訪問授權管理，對查詢人員進行日志管理，記錄其查詢內容和下載內容。通過電子檔案的形式更好的管理查詢人員，這樣一來檔案信息遠程服務的安全性就能得到保證。另外，還可以根據不同用戶的部門、職務差異給予不同的檔案信息瀏覽、下載、復制權限，在需要查看權限外資料的時候用戶需要進行單獨申請，經過批準以后才能進行查閱和下載等等，這樣一來利用子系統的作用就能真正發揮出來。同時，還要建立基于互聯網的學生檔案業務遠程利用系統，為已經畢業的學員提供遠程檔案利用服務，通過自定義的檔案利用業務流程，形成學生檔案遠程利用業務機制。

最后，務必要加強高校檔案信息遠程利用的組織管理工作。高校檔案信息遠程利用管理在我國仍然是一個新的探究領域，因此并沒有太多可借鑒的經驗和案例，管理難度大、風險高，做好組織管理就顯得更加重要。具體來說可以從兩方面入手：第一，要明確檔案信息遠程利用管理的法律保障。高校檔案信息中往往存在事關國家經濟建設、科學研究的內容，在傳統模式下安全性尚可，但在遠程利用管理中數據很容易被人截取，同時傳輸的電子檔案也有可能攜帶病毒，給信息接收單位的計算機系統帶來嚴重的打擊。為了解決這些問題，在建立高校檔案信息遠程利用管理系統的時候，必須要加強法治化建設，利用法律保障信息安全，對于可能存在安全風險的服務及操作，應建立法律保護措施。第二，必須要加強檔案信息遠程利用管理的標準化建設。高校檔案信息遠程利用管理的核心是標準化策略，換而言之缺乏標準化的檔案信息無法實現遠程利用管理，檔案管理的質量也會大打折扣。具體來說，檔案信息的標準化主要可以分成檔案分類、歸納、保密規定等等內容，加強標準化建設能夠有效的提升檔案信息的輸入有效性，更能夠使檢索服務更加便利。因此在今后的工作中，我們必須要做好高校檔案信息的標準化建設，使之能夠匹配遠程利用管理系統的相關需求。

3 結語

高校檔案信息遠程利用管理是信息化時代的必然趨勢，也是提升檔案管理工作質量的不二之選。因此在今后的工作中，我們必須要從文件接口、客戶端適應、組織管理、子系統建立等方面分別入手，對高校檔案信息遠程利用管理系統的構建進行深入研究。

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