淺談如何對人事檔案進行科學規范的管理

郭昶杰

摘 要：人事檔案是每一個人在社會上行動軌跡的一個縮影。人事檔案直接反應了人員的家庭背景、學歷、社會工作經驗、專業資格等等人事內容。人事檔案也可以稱之為人員在這個社會標簽的匯總。科學規范的進行人事檔案管理不僅是對人事檔案管理工作的負責，更是對每一個人成長過程見證記錄的負責。

關鍵詞：人事檔案;科學規范;有效管理;標準化控制

隨著國民收入水平的不斷提高，國家經濟的飛速成長，越來越多的人才需求得以顯現。判定人才的標準，第一印象就是人才的學習、工作經歷。而經歷的準確性就是依靠人事檔案進行判斷。所以，當今社會越來越關注人事檔案的管理，因為人事檔案涉及人員管理、人才引進等多個維度的使用，無論是從信息的錄入、查找、更新都需要科學化、標準化的管理措施進行嚴格的管理。以下總結幾點人事檔案科學規范管理的建議，希望通過分享總結經驗，收獲心得。

1 人事檔案管理的現狀

1.1 思想建設有待提高 責任落實有待加強

人事檔案管理工作作為一項重復性較強的工作。存在工作內容枯燥、工作目標單一的特點。但這些特點并不是不重視人事檔案管理工作的借口。目前，人事檔案管理工作大部分都是錄入性工作，很難取得顯著的成效，更加難以取得明顯的工作成果，這就導致部分工作人員出現散漫的工作態度，工作起來采用消極的方式進行工作，導致人事檔案管理工作出現短板。并且，由于人員較少，工作職責不清晰，責任落實不到位，很多人事檔案存在信息不完善，查找困難的現象，這也直接影響著人事檔案管理工作的規范性。

1.2 管理機制有待完善

人事檔案管理工作主要的工作內容是整理人員信息，完善信息內容，準確的將信息進行錄入，形成科學規范的檔案編制，方便后續查找與修改，并且完好的保存檔案的初始版本。所有的工作內容都很繁雜，但工作內容缺少技術性、挑戰性，更加缺少不可替代性。這就直接導致工作成效無法明顯體現。工作成效不能夠明顯體現，管理機制作用不能完全發揮，導致很多人事檔案管理工作處于被動狀態。

1.3 人員業務水平良莠不齊

人事檔案管理工作的工作人員由于時代的發展變革，人員流動性極大。一些單位沒有設專門的部門或人員進行此項工作的梳理。大部分工作人員都是身兼數職，人事檔案管理工作只是作為工作人員其中的某一項工作，這就直接導致部分單位人事檔案管理的工作人員缺乏專業性，沒有得到系統的培訓就開始展開工作，人員業務水平參差不齊，工作質量上下不一。

1.4 管理方法有待改進 管理設備有待更新

人事檔案管理工作由于受到重視水平較低的影響，導致工作人員沒有進行主動的思考如何進行管理辦法的創新。很多人事檔案管理工作的管理辦法依然延續傳統，依靠落后的管理辦法管理現代的人事檔案信息。同時，由于部分單位對人事檔案管理工作由于重視程度較低，導致人事檔案管理設備陳舊，根本無法適應現今社會的發展，更新迭代幾乎停滯不前。

2 人事檔案管理的措施建議

2.1 加強隊伍思想建設 提高業務水平

人事檔案管理工作是單位工作的一環。同單位管理一樣，不能僅僅重視重點業務部門，其他部門都同樣需要重視，只有這樣，才能讓單位管理水平得到顯現。人才隊伍建設是單位發展的原動力，這其中人事檔案管理工作更是動力的主要判定。所以，任何單位都應當注重人事檔案管理工作，培養培訓工作人員，不斷提高工作人員業務水平，才能讓人事檔案管理工作水平得以提高。例如，檔案材料的收集、歸檔、鑒別需要規范化，只有規范工作流程，才能提高工作內容的質量，否則檔案信息根本無法準確的表達人事信息，或者檔案內容過于繁雜，并不能精練的表達人事信息，這些信息的表達都需要通過不斷提高工作人員業務水平，才能得到不斷提升。

2.2 建立健全管理機制

人事檔案管理工作除了在思想上需要不斷的重視，人員的業務水平上不斷提高，同時，也需要在管理機制上不斷的加強。任何一項工作的管理機制都需要不斷的完善，人事檔案管理工作也是如此。例如，人事檔案的信息錄入需要形成標準化的統一格式，借閱、修改人事檔案信息需要嚴格的審批流程進行審批。任何人不得以違規的形式進行人事檔案的借閱、修改甚至調換，這些規章制度都應不斷進行更新，加以完善，才能讓人事檔案管理工作更上一個臺階。例如，人事檔案管理工作經常存在信息不準確需要相關人員重新進行填寫，而填寫內容又經常進行返工，這就要求人事檔案管理工作機制設立即時反饋機制，做到任何人事檔案管理不重復、不積壓、不散失。

2.3 更新迭代管理設施

人事檔案需要常年存放，這需要人事檔案管理的設備不斷的更新。首先，人事檔案管理設備需要做到防火、防潮、防蟲，避免人事檔案信息受到不必要的損塞;其次，人事檔案管理設備需要做到防塵，保證人事檔案信息的完好性;再者，人事檔案管理設備需要多空間進行組合，檔案室、閱覽室、辦公室要有所區隔，最好是相對獨立的空間，保障人事檔案信息不會遭到人為破壞，最大程度的保障人事檔案管理信息的完整性;最后，人事檔案管理信息需要多個維度信息錄入，不僅是電腦打字的錄入，也需要照片、掃描等方式進行信息的錄入，這樣才能完善信息的全面性與準確性，此時，就需要人事檔案管理設備進行更新，建立現代化辦公體系，全力保障人事檔案管理工作的順利進行。

3 結束語

人事檔案管理工作在現今社會依然存在諸多問題，如工作人員思想認識有待提高，業務水平有待提升，管理機制有待完善，設備陳舊有待更新等問題。但任何問題的出現都有相應的解決辦法與措施。只要我們能夠在人事檔案管理工作人員的思想建設上多下力度，不斷加強工作人員業務培訓，建立健全人事檔案管理工作機制，及時更新管理設備，那么，相信通過這些努力一定會讓人事檔案管理工作更加科學化、規范化。

參考文獻

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