基層事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑探析

謝笑言

摘 要：在有效的研究基層事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作過程中，要結(jié)合基層事業(yè)單位實(shí)際，有針對性的加強(qiáng)對于檔案現(xiàn)代化管理的分析能力，從而才利于不斷提高檔案管理效率。本文通過實(shí)踐分析，闡述了檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵和要求，總結(jié)了開展現(xiàn)代化管理的具體路徑，希望分析能夠不斷提高基層事業(yè)單位文件檔案管理工作開展質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，檔案管理的方式存在著與以往不同的變化。應(yīng)當(dāng)讓先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到現(xiàn)今基層事業(yè)單位檔案管理工作中，助力其工作效率的不斷提升，從根本上解決該工作專業(yè)化人才緊缺及管理工作量大的問題。因此，對于基層事業(yè)單位來說，要加快檔案管理現(xiàn)代化的推動(dòng)進(jìn)程，依靠本部門真實(shí)情況，確定出準(zhǔn)確的檔案管理革新計(jì)劃，助力推動(dòng)基層事業(yè)單位逐步轉(zhuǎn)向科技化辦公的新路徑。

1 關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵和要求的分析

伴隨社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的研究進(jìn)程也在隨之增速，社會(huì)的科技化水平也在不斷向前邁進(jìn)。為了確?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理工作能夠擁有緊跟時(shí)代發(fā)展、不斷進(jìn)步完善的工作模式，要求基層事業(yè)單位積極按照信息化辦公的標(biāo)準(zhǔn)，對自身的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。需要注意的是，工作模式改變的前提條件是該單位要對其檔案管理模式有系統(tǒng)的認(rèn)知，且要對之后該項(xiàng)工作的開展有充分的研究。特別是當(dāng)信息平臺(tái)上線之后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的撤銷、無紙化檔案的管理模式等，這些都是所在單位要思考的問題。作為基層文件檔案管理人員，要提高對于現(xiàn)代化檔案管理工作的能力與認(rèn)識(shí)，下面具體分析。

1.1 檔案管理無紙化

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使文字儲(chǔ)存方式增多。信息技術(shù)的大范圍使用，使得無紙化文字模式變得極為常見，其會(huì)逐漸代替以前的紙質(zhì)文字儲(chǔ)存模式。檔案管理開展中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠極大提高工作成效。

1.2 檔案管理數(shù)字化

在其檔案管理中，同時(shí)使用攝影和信息技術(shù)，可以對檔案管理中各種圖文進(jìn)行處理，使用縮微攝影技術(shù)就可將其轉(zhuǎn)換成壓縮文件。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化控制，從而有效解決了檔案管理占用內(nèi)存大的問題，為檢索提供了便捷方法。有效解決了紙板文件因?yàn)榇娣挪涣妓鶎?dǎo)致的發(fā)黃、腐爛、蟲蛀等各種問題，增長了檔案使用期限，使檔案變得有聲色、圖文并茂。

2 基層事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑

在檔案管理過程中，采取現(xiàn)代化管理模式時(shí)非常重要的，也是該工作順利開展的基本保障。想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，首先要積極投入現(xiàn)代化裝備設(shè)施，其次要借鑒現(xiàn)代化管理模式。只有兩者兼?zhèn)?，才能使該工作順利進(jìn)行?，F(xiàn)代化檔案管理工作的開展必須要具備一定的科技信息技能，這也符合當(dāng)前高速發(fā)展的社會(huì)。因此，作為事業(yè)單位，要及時(shí)吸收前沿理念、模式、技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.1 基層事業(yè)單位應(yīng)更新檔案管理理念

事業(yè)單位存量檔案較多，且類別較為復(fù)雜，這也為檔案管理工作者造成了較大的工作難度。如果應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念實(shí)施檔案管理，便可有效簡化冗繁的信息處理流程，大幅提高檔案的管理質(zhì)效。為了確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量能夠達(dá)到理想水平，管理人員需切實(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，從管理層積極調(diào)整工作思路，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義與重要性，從上至下構(gòu)建更為完善的管理體系，從而妥善落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。此外檔案管理還應(yīng)從人本角度出發(fā)，充分調(diào)動(dòng)員工的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)崗位技能與責(zé)任感，并從用戶需求角度出發(fā)考慮問題，切實(shí)為信息需求者提供更為適合、滿意的服務(wù)內(nèi)容。

2.2 基層事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理制度

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作具有較為完善的制度保障，對實(shí)際管理工作的開展作出了明確的規(guī)定。但隨著管理工作要求的不斷提高，當(dāng)前的管理制度內(nèi)容已無法切實(shí)滿足實(shí)際工作需求，對此，管理人員應(yīng)著手實(shí)施管理制度的修訂和完善，結(jié)合具體的工作開展情況及信息處理情況，形成更為完善且適用的制度內(nèi)容，以此提升檔案管理工作的質(zhì)效。此外事業(yè)單位還需切實(shí)貫徹落實(shí)制度要求，使制度發(fā)揮應(yīng)有的管理作用，有效規(guī)范相關(guān)人員的行為和工作流程。在完善制度的同時(shí)，事業(yè)單位還需相應(yīng)建立激勵(lì)約束機(jī)制，將管理制度的內(nèi)容盡量細(xì)化，具體落實(shí)到崗位人員，明確劃分工作內(nèi)容及職責(zé)，以此作為階段性考核的依據(jù)。對于取得較高考核成績的人員，可適當(dāng)基于嘉獎(jiǎng)，以此鼓勵(lì)工作人員的熱情和積極性，反之也要重點(diǎn)分析出現(xiàn)失誤的原因，并采用適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)或者學(xué)習(xí)方式提升工作人員的職業(yè)技能，保證檔案管理效果達(dá)到預(yù)期水平。

2.3 基層事業(yè)單位應(yīng)重視人才培養(yǎng)工作

從事檔案管理相關(guān)工作人員的技能水平將直接影響到管理工作的效果，因此事業(yè)單位應(yīng)格外關(guān)注對從業(yè)人員的技能培訓(xùn)，通過定期開展主題講座等方式深化提升崗位人員的職業(yè)意識(shí)和技能水平。此外在聘用人才方面，事業(yè)單位可考慮返聘離退休人員重新回到工作崗位，以其豐富的工作經(jīng)驗(yàn)帶領(lǐng)其他員工開展管理工作，從而大幅提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外事業(yè)單位還應(yīng)側(cè)重對年輕人員的聘用和培養(yǎng)，優(yōu)先考慮吸納優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生，對其加強(qiáng)工作技能培訓(xùn)，并側(cè)重傳授工作經(jīng)驗(yàn)，以此全面提升檔案管理人才的整體素養(yǎng)。在人才培養(yǎng)工作開展過程，要重視加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平，通過有效的加強(qiáng)檔案人員工作能力，利于提高文件檔案管理工作效率。

2.4 加快檔案管理的軟、硬件建設(shè)

為了減少檔案存放空間，提升文件保存的安全性，減少外界因素破壞信息的可能，檔案管理單位應(yīng)在設(shè)備購置方面加大資金投入，同時(shí)及時(shí)開展設(shè)備使用技巧方面的培訓(xùn)活動(dòng)，以此提升設(shè)備在管理工作中發(fā)揮的效果。有了信息化技術(shù)與相應(yīng)設(shè)備的參與，對檔案信息的管理水平能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步提升，將原本的紙質(zhì)存儲(chǔ)形式變?yōu)殡娮有问?，不僅可擴(kuò)大信息存儲(chǔ)量，同時(shí)還能減少存放空間，也保障了信息數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。信息技術(shù)還能為管理人員明顯減少信息處理量，減輕工作壓力，避免人為處理信息所產(chǎn)生的失誤?？梢?，管理部門應(yīng)側(cè)重引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備，加強(qiáng)對自身管理技能的提升，以專業(yè)化的軟件構(gòu)建信息記錄與檢索平臺(tái)，快速滿足用戶的信息需求，以科技化的方式為用戶提供更高效的體驗(yàn)。服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變不僅顯現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高，還能進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的受眾范圍，有效發(fā)揮檔案存儲(chǔ)的價(jià)值，讓更多人理解檔案管理工作的意義與價(jià)值。

3 結(jié)束語

總之，作為基層單位，在有效的開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程中，要結(jié)合工作開展實(shí)際，科學(xué)的制定更加完善的現(xiàn)代化管理方案，從制度的完善入手，科學(xué)的引入相關(guān)人才，從而加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的建設(shè)工作，以此才利于全面提高事業(yè)單位文件檔案管理工作開展質(zhì)量，希望結(jié)合以上闡述，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位文件檔案管理工作開展提供有效保證。

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