淺析如何加強(qiáng)檔案館檔案規(guī)范化管理

鄭瑾薇

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理作為各單位管理工作中極其重要的一部分內(nèi)容，人們對于它的關(guān)注度在不斷地上升。尤其是隨著社會信息化發(fā)展進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理工作的性質(zhì)以及工作方式都發(fā)生了顯著變化，在多種因素的影響下，我國的檔案管理規(guī)范化程度還比較低，導(dǎo)致大多數(shù)檔案都無法實(shí)現(xiàn)充分利用。在這一背景下，本文通過對檔案館檔案規(guī)范化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并針對這些問題提出較為可行的解決措施，以期能夠?yàn)橥苿游覈鴻n案規(guī)范化管理進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化管理;問題;對策

檔案來源于文件，是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來，檔案管理是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，尤其是對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，文本檔案中詳細(xì)記錄了和單位創(chuàng)建發(fā)展中具有一定關(guān)系的事件，包括一些在單位發(fā)展過程中舉辦的一系列活動、項(xiàng)目等，這些檔案資料不但可以在相關(guān)部門檢查時出示，還可以在單位未來制定決策時提供參考依據(jù)。所以，在一定程度上，檔案管理的工作效率、工作質(zhì)量以及規(guī)范化程度都將會對單位的未來發(fā)展造成一定的影響。

1 檔案規(guī)范化管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全

當(dāng)前我國的檔案管理制度還不夠完善，規(guī)范化管理水平較低，主要是因?yàn)楣芾砣藛T對檔案管理工作不夠重視。一方面是由于檔案管理工作比較復(fù)雜，并且大多數(shù)檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，而檔案管理工作相較于其他工作而言更為枯燥，管理人員容易喪失工作積極性。另一方面，因?yàn)榇蠖鄶?shù)單位都沒有制定完善的檔案管理制度，或是隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際需要，這些因素都是導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理程度較低的主要原因。

1.2 檔案管理信息化程度低

大多數(shù)單位依舊遵循著傳統(tǒng)的檔案管理方式，也就是在檔案管理的各環(huán)節(jié)都是采用人工進(jìn)行，這種方式的效率比較低，檔案管理工作量比較大，規(guī)范性比較差，并且在處理檔案時需要保持高度集中的注意力，一旦中間的某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，可能就需要推翻之前的工作從頭開始，導(dǎo)致檔案處理速度較慢。除此之外，隨著工作節(jié)奏的加快，檔案的更新速度也在不斷地提升，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時，往往需要花費(fèi)大量的時間、人力搜索，不但制約了檔案規(guī)范化管理進(jìn)程的推進(jìn)，也導(dǎo)致檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率始終無法得到顯著提高。

1.3 檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)低

檔案管理人員需要直接參與到檔案管理工作之中，他們的素質(zhì)將會對檔案管理工作的質(zhì)量與效率造成直接的影響，甚至?xí)绊懙綑n案規(guī)范化改革進(jìn)程。從整體情況來看，因?yàn)闄n案管理工作比較繁瑣，年輕人很難靜下心進(jìn)行這一工作，并且檔案管理相較于其他工作而言對業(yè)務(wù)能力以及技術(shù)的要求相對較低，在人員選擇上面就存在了一定的問題，直接導(dǎo)致檔案管理工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)偏低，且群體年齡普遍偏大，對新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，這將會對新制度的推行造成一定的阻礙。除此之外，因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度較低，在后期也沒有對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍無法滿足規(guī)范化管理的需求。

2 解決檔案規(guī)范化管理問題的措施

2.1 完善檔案管理制度

為了能夠真正解決檔案規(guī)范化管理過程中存在的規(guī)范化程度較低的問題，單位需要結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，對原檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化改革，制定一個滿足自身實(shí)際發(fā)展需要的檔案管理制度，以便于使檔案管理人員在實(shí)際工作中做到有法可依，確保檔案管理規(guī)范化進(jìn)程的順利推進(jìn)。單位在建立健全檔案管理制度的過程中，需要注意以下兩個方面：一方面，在制定檔案管理制度時需要結(jié)合單位未來發(fā)展規(guī)劃，有針對性地進(jìn)行檔案管理工作;另一方面，需要注意檔案管理制度與單位內(nèi)部其它工作能夠相互配合，使制度更加地靈活。就當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問題，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、全面的分析，在檔案調(diào)取、查閱的時候，需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行。建立并完善檔案管理制度，可以顯著避免檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失情況的出現(xiàn)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，除此之外，還需要對檔案管理工作流程進(jìn)行完善，建立更加系統(tǒng)性和科學(xué)性的檔案管理制度。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化管理

伴隨著數(shù)字信息化時代的到來，各單位也需要緊隨時代發(fā)展潮流，及時對檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，確保其能夠更好地為單位發(fā)展服務(wù)。通過借助國內(nèi)外先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理的充分融合，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的共享。在檔案信息化的管理過程中一定要尤其重視網(wǎng)絡(luò)人格化檔案管理工作的創(chuàng)建，對局域網(wǎng)進(jìn)行合理運(yùn)用，并將單位內(nèi)不同的科、股室點(diǎn)作為主要依托，展開相關(guān)的整理工作，實(shí)現(xiàn)各科、股室之間的互聯(lián)互通，從而推動單位的整體的發(fā)展。在進(jìn)行檔案信息化管理之前需要將相關(guān)信息提前收集并整理到計(jì)算機(jī)之中，當(dāng)需要調(diào)取檔案資料時能夠直接在電腦上搜索尋找到目標(biāo)進(jìn)行打印，管理人員不需要再浪費(fèi)大量的時間在尋找檔案中。當(dāng)檔案信息化管理已經(jīng)完善后，在接下來只需要每隔一段時間對其中的檔案信息進(jìn)行更新補(bǔ)充，就能夠最大程度地保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。

2.3 提升檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

檔案管理工作具有極高的機(jī)密性，并且工作內(nèi)容比較乏味，長期以往工作人員將會喪失耐心，因此在選擇檔案管理人員時，首先選擇責(zé)任心強(qiáng)、能夠堅(jiān)守崗位的人員。隨著檔案規(guī)范化管理進(jìn)程的推進(jìn)，為了確保各項(xiàng)資料的保密性以及準(zhǔn)確性，需要對檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。加強(qiáng)對隊(duì)伍現(xiàn)有工作人員的素質(zhì)教育，定期為他們組織培訓(xùn)或是開展知識講座，豐富他們的專業(yè)知識，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，除此之外，還需要及時選拔一些有技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、能力的人才加入檔案管理隊(duì)伍之中，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合實(shí)力與素質(zhì)，進(jìn)一步推動檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作不是一朝一夕就能夠看到效果的，它需要長時間的堅(jiān)持，在此之前，我們需要對檔案管理工作在單位運(yùn)行中的重要作用有一個全面的認(rèn)識，從而能夠自覺加強(qiáng)檔案管理意識，完善檔案管理制度，加大單位檔案管理力度，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理水平。除此之外，還需要在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案價值的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，最終能夠進(jìn)一步提升單位的綜合實(shí)力。

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