案件檔案管理的問題與強化方式研究

摘 要：本文對案件檔案管理的問題與強化方式進行了深入研究，通過特殊案件和沒有經濟條件的對象提供必要的法律服務的作為一種制度。當對案件的任務完成以后，需要將案件的具體情況記錄存檔，是一種歷史憑證。在對這種特殊的案件檔案進行管理的過程中，還存在諸多問題。本文在對案件檔案管理中存在的問題進行分析的基礎上，提出了案件檔案管理的強化方式。

關鍵詞：檔案材料;管理問題;強化方法

1 案件檔案管理過程中存在的問題

1.1 案件檔案管理方面的細節問題

首先，相關案件檔案管理的立卷歸檔不規范，在檔案的立卷歸檔過程中，并沒有根據一按一卷的基礎原則開展工作，在立卷過程中存在一定的隨意性，導致各種不同類別的檔案混裝問題的出現，對于檔案的封面、目錄以及相關信息等并沒有進行精準的記錄;導致檔案使用混亂問題的產生;其次，相關檔案號碼編制不合理，保管期限不同的檔案裝盒混亂[1]。在對檔案管理過程中，并沒有依據相關檔案號碼編制制度開展，導致檔案查找困難的問題出現，不利于相關工作的開展，影響了工作的有效開展。最后，檔案保管地點不正規。在進行檔案保管過程中，缺乏專業的檔案保管地點，其保管措施與設備尚不完善，檔案存在著丟失、破損、霉爛以及蟲蛀等隱患。

1.2 缺乏專業的檔案保管人員

在實踐中，管理人員缺乏專業性問題日益凸顯，各種檔案利用以及管理問題頻發導致相關工作的冗雜行，這也就使得在今后相關案件的后續工作開展無法有效開展，降低了工作效率與質量。

2 案件檔案管理強化方式

2.1 增強檔案人員的專業素質能力

檔案管理的相關管理人員對于檔案管理的質量有著重要的影響。具有專業的職業道德以及素質能力的專業檔案管理人才可以有效的提升檔案管理的整體質量，提高的整體利用率[2]。在現階段的檔案管理中，傳統的管理模式與現階段的實際需求是契合的，在現階段的檔案管理過程中，對于具備專業素質能力以及計算機操作的復合型人才相對較為重視，對此在進行的檔案管理過程中，要提高對專業人才的素質能力培養。

首先，要提高對檔案人員的政治素質能力進行系統的考量，要保障檔案管理人員具有一定的政治素養，具有一定的保密性，在工作過程中要講原則守紀律，自覺踐行相關檔案工作制度，進而為案件的開展奠定基礎。

其次，檔案工作人員在工作過程要具備一定的專業性，檔案工作在要求工作人員自身的素質能力基礎之上，對于工作人員的業務技能也較為重視。檔案工作在開展中具有一定的技術性，在相關檔案的收集與整理、鑒定與保管、統計與檢索以及編研等相關環節中都具有一定的科學性，在相關檔案的利用與總結過程中，對于檔案管理人員有著嚴格的要求，對此，要提高檔案管理人員自身的素質能力。

最后，要加強職業道德建設。檔案工作具有一定的服務性特征。對此相關檔案工作人員要具有一定的職業素養與道德責任。相關檔案工作人員在進行檔案的管理過程中，要具有忠于職守、愛崗敬業、服務人民的思想，要秉持著嚴謹科學的角度進行相關檔案的收集與整理，進而保障相關檔案材料的完整性，提升案卷的整體質量。檔案工作的本質就是增強其利用率，為人民提供優質的司法援助，對此相關工作人員要提高對檔案的信息的開發能力，加強對檔案資料的整理匯編，進而最大限度的滿足人們的各種需求。

2.2 強化案件檔案管理內容

首先，立卷歸檔。在檔案立卷的過程中要嚴格遵守一案一卷的立卷原則，要基于卷為基礎的保管單位，通過子母盒的方式對檔案進行系統的管理，對相關法律原則檔案設置統一的案卷封面與卷內目錄;要完善相關法律原則檔案的檔案盒規格、具體的案卷目錄以及相關移交登記表與卷內備考表等，要制定詳細的規格樣式，統一標準。其次，案件檔案管理的數字化。要對相關法律原則檔案進行數字化的管理，通過統一的檔案管理軟件強化管理，對檔案的條目錄進行系統的錄入，做好相關檔案的數字化工作。完善相關檔案案卷的目錄的著錄工作，對具體的信息進行詳細的管理，例如，對相關案件的全宗號、案卷號、案件類型、案號、案由、受援人、對方當事人、審理機構、審結案號、案件辦理結果、保管期限、以及密級等進行詳細的記錄。

最后，嚴格規范，做相關檔案的保管工作。在相關活動結束之后，并不意味著相關法律行為的完全終結，因為相關法律活動存在一定的滯后性特征，所以在進行相關問題的解決途徑以及方式沒有全面踐行的時候，檔案有著重要的憑證作用。對此要通過必要的保管方式，對相關檔案進行科學規范的管理[3]。對此可以基于幾下幾點開展：一方面，嚴格執行相關法律檔案管理安全管理以及保密制度。其中的安全就是保障相關法律檔案的安全性，主要保障其不發生丟失于破損、霉爛與蟲蛀等問題;安全制度就是通過各種完善的保存以及責任制度，對相關法律制度進行系統的監督與檢測，提高其自身的安全性;保密就是要保障相關法律檔案信息與其規定的傳遞范圍相符;通過對各種法律規定范圍之內的檔案信息范圍與對象進行系統的保密。另一方面，嚴格執行相關檢查以及保管制度，要通過專人負責開展定期以及不定期的法律保持情況，要根據相關規定程序以及技術，增強對檔案的保管工作。

2.3 完善相關檔案管理制度建設

檔案管理過程中需要一定的制度保障。如果在檔案管理過程中缺乏系統的制度對其進行規范與約束，單純的依賴檔案管理人員通過自身的經驗以及相符開展相關檔案管理工作，就會導致案卷質量以及相關管理問題的出現，導致各種無效勞動的出現。對此在日常的檔案管理工作開展過程中，要根據相關法律法規以及實際的狀況，構建系統的收集與整理、歸檔與保管、利用與鑒定、統計與檢索以及相關編研工作，通過科學的管理模式與手段，對檔案管理人員的工作內容進行詳細的規范，進而保障檔案管理工作的有效性。科學系統的檔案管理制度對于檔案管理有著規范制約的作用，可以保障各個檔案業務建設的科學化、標準化以及規范化。在制度制定的過程中，要保障制度的與時俱進，要基于社會的發展背景以及檔案管理狀況，不斷的轉變自身的檔案管理觀念與模式，通過各種科學化的管理模式與手段，開展檔案管理工作。在實踐中檔案管理人員要通過科學的管理方式，強化自身優點，有規律的應用現代化檔案管理模式，通過高標準的檔案管理要求，為檔案管理提供更為優質的服務，進而滿足各種實際需求。

3 結束語

加強現階段的檔案管理工作的管理工作，可以有效的提高的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護人們的合法權益有著積極的推動作用。對此在實踐中，要通過各種科學的方式與手段，不斷的強化現階段的檔案管理的模式與方式，通過增強現階段的檔案管理人員的素質能力、強化案件檔案具體的管理內容以及完善相關檔案管理制度建設等方面內容，全面提高對檔案管理工作的重視，為我國社會的穩定與發展奠定基礎。

參考文獻

[1]楊長利，陳雪嬌.我省案件檔案管理的實踐與思考[J].云南檔案，2016，07：19-21+17.

[2]陳靜波.我省加強案件檔案管理[J].云南檔案，2014，11：6-10+13.

[3]陳偉.高校法學專業實踐教學檔案的管理[J].蘭臺世界，2012，02：41-42+33.

作者簡介

謝智巧（1984-），女，廣西賀州，北京交通大學，會計專業，審計師，案件檔案的管理及使用。