關于完善城建檔案管理工作的思考和建議

譚志強

摘 要：城建檔案是城市建設和管理的重要依據。城建檔案的管理是否合理直接關乎城市的建設和發展，因此，做好城建檔案的管理工作是非常重要的。目前城建檔案的管理工作還存在一些不足的地方，需加以完善，從而保證城市建設持續健康發展。

關鍵詞：城建檔案;完善

現代化城市建設的進程不斷加快，這在無形之中對城市的城建檔案管理工作做了要求，需根據實際情況的變化不斷完善工作中的不足之處。本文針對城建檔案管理工作中出現的城建檔案收集不夠嚴格等問題，加以分析并解決。

1 概述城建檔案管理

城建檔案記錄了城市的建設和發展，因而成為城市進程發展的重要依據。建設單位在城市規劃、建設及其管理等活動中形成的檔案進行收集、整理和歸檔后，移交至檔案管理部門。城建檔案管理部門按照國家的相關規定，向社會提供服務，因此城建檔案管理是城市建設發展進程中的重要工作。

2 城建檔案管理工作中出現的問題

1）部分建設和施工單位對城建檔案工作的重視度不高。城市建設工作中不重視城建檔案工作的現象普遍存在。部分建設單位沒有意識到城建檔案的重要性，而是把工作重點放到建設工程的勘察、設計、施工、監理上，從而忽視工程的檔案的整理歸檔工作。因此在建筑工程竣工驗收前的檔案預驗收中，城建檔案管理部門應對建設工程檔案資料的整理歸檔工作進行嚴格監督、指導和驗收。

2）城建檔案管理機構設置不完善。部分城市僅設有市級城建檔案館，而縣區只在建設局設置資料室，存在結構單一和檔案質量不高的情況。同時各部門之間分工不明確，缺乏具備專業知識的工作人員，從而導致工作效率低下。

3）收集與整理檔案不夠嚴格。有些城建檔案工作人員在收集檔案時，只收集本地所需的檔案資料，造成檔案資料的分散。對檔案的整理沒有統一的要求，造成各地區檔案類別五花八門，沒有整齊的規范，不利于整個城市城建檔案的整合和管理。

4）信息化意識薄弱，檔案管理方式相對落后。現在已經是信息化的時代，但有些城市在城建檔案管理方面仍然是采用以前手工服務的方法，單一落后的管理方式不僅不能及時獲取有效信息，而且浪費人力資源，使城建檔案資料得不到有效的開發和利用。

3 解決并完善檔案管理工作中出現的問題

1）加強培訓和宣傳，提高重視度。針對部分建設及施工單位人員對城建檔案管理的工作不重視這一問題，檔案管理部門可以對相關人員進行培訓，以此提高重視度。人是生產力中的重要影響因素，促進人在實際工作中起到積極影響也能夠為城建檔案管理工作起到重要的促進作用，只有每一個從事城建檔案管理工作的工作人員認識到城建檔案管理工作的重要性，才能做好每一項檔案的收集與整理，從而促進實際檔案管理工作的落實。因此，培訓提升建設及施工單位人員對城建檔案管理工作的重視度就顯得尤為重要。

城建檔案部門可以不定期組織學習，對建設及施工單位負責資料人員進行培訓。在進行培訓之前，培訓小組要明確培訓的目標，提升對城建檔案管理工作的重視度和責任意識;培養內容：講解城建檔案管理工作對城市建設和發展的重大意義，開展城建檔案業務指導。另外，在城市建設管理中也要加大對城建檔案管理工作重要性的宣傳。檔案管理部門可以編印城建檔案利用實例、制作宣傳片，通過電視、報紙等媒體宣傳城建檔案管理工作的法律法規和實用成果，使建設單位充分意識到城建檔案管理工作的意義，從而使建設單位能夠及時上交工程檔案。提升建設及施工單位對檔案管理工作的重視程度，完善城建檔案管理工作。

2）同時加強城建檔案管理機構建設，提升內部員工專業素質。針對城建檔案管理機構不完善這一問題，可以加強對城建檔案室的建設，針對檔案的不同類別，規劃出檔案的不同區域，并進行分類整理，提升利用檔案的效率。加大檔案室的經費投入，在檔案室內設置防火、防潮、防蛀、通風等設施，同時建立健全科學的管理制度，運用現代化技術手段保護和管理檔案，確保檔案資料的安全。

3）工作人員要樹立主動服務意識。針對建設單位向城建檔案館報送檔案不及時的問題，檔案管理部門的工作人員要樹立主動服務的意識。積極的與建設單位溝通，宣傳有關檔案的法律、法規，使建設單位認識到建設檔案的重要性，及時的把工程檔案報送到檔案館歸檔，并在歸檔時按照一定順序對檔案進行整理，防止不同類、不同時檔案讀城建工作產生一定影響。做好各類城建檔案資料的接收、保管和利用等工作。

例如，城建檔案管理部門可以在建設工程施工過程中，抽調部分工作人員進入施工現場，跟蹤項目進度，及時了解情況，指導收集檔案資料。在具體的工程建設中，檔案管理工作人員要主動參與到工程主體驗收、竣工驗收等重要的環節中，進行聲像檔案跟蹤采集。對出現的檔案資料整理不規范，檔案資料不齊全完整等問題，要及時的提出來，與建設單位溝通，使城建檔案資料在建設工程完工后，能夠及時進館入庫，如果涉及檔案更改問題，則應該進行慎重更改，并要將檔案改動所涉及的內容進行填充和歸檔，這是為了檔案的更改有據可依，保障檔案內容真實性。在檔案管理方面也應該遵循國家相關規定，對紙質檔案的填寫、裝訂與封存進行嚴格規范，從而保障城建檔案管理工作的有效性和重要性，促進檔案項安全化方向發展。

4）加強信息化建設，改善檔案管理方式。針對信息化意識薄弱，城建檔案管理方式相對落后這一問題，城建檔案管理部門可以加強信息化的建設，改善檔案管理方式。檔案管理部門可以改善以往的管理方式，以信息化的形式向大眾提供檔案資源，使檔案的利用率大大提升。而以大數據方式也能夠促進檔案的信息錄入與檔案的后續瀏覽工作得以快速進行，這樣能夠保障城建檔案管理部門順利開展其工作，也能夠節省工作時間，提升工作效率。

例如，城建檔案管理部門可以創建一個城建檔案信息網站，建立內部局域網，并配備專門的人員進行管理和維護。首先，可以在網站上征集大家對于檔案工作的意見和建議，隨后可以根據人們提出的意見和建議細化網站的各個板塊。同時，將一些紙質版的檔案資料轉化為電子版，將其收錄在網站中。利用城建檔案信息網站面向全社會提供檔案服務。在社會檔案服務方面，則應該利用關鍵字檢索的方式來幫助有需求的人員進行檔案檢索，從而提升檔案檢索速度，與此同時也應該保障檔案的真實性與有效性，而在后續維護方面，則需要相關人員進行確實性的維護，從而提升檔案管理的安全性，防止第三方人員通過篡改網絡數據的方式對城建檔案內容進行一定更改，影響城建檔案內容的真實性與有效性，并且與其他地區的城建檔案管理部門信息相互補充，比如，不同的地區在建設檔案的收集、整理、歸檔的過程中一些好的經驗、好的做法進行交流，以此做到資源的共享。加強信息化建設已是大勢所趨，城建檔案管理部門也要緊跟時代的步伐，不斷完善城建檔案管理工作，更好地為企業和群眾提供高效、便捷、智能化的城建檔案服務。

4 結論

本文就部分建設及施工單位人員對檔案管理工作的重視度不高;城建檔案管理機構不完善;搜集與整理檔案不嚴格;信息化意識薄弱，檔案管理方式相對落后等問題加以分析并給出了相對應的解決措施。城建檔案的管理工作在整個城市的發展中起著重要的作用，城建檔案管理人員需不斷完善城建檔案管理工作，促進城市持續健康

發展。

參考文獻

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