提高企業檔案管理歸檔率的方法

姚士國

摘 要：規范化、系統化、信息化作為保證新時期檔案信息最大化使用效率的基本原則經過深入思考發現因缺乏規范性管理工作，難以保證歸檔效率，而過于陳舊的制度無法保證各項工作的有序開展。通過全面分析明確應當以完善檔案制度為主規范各項操作，以定期開展培訓工作為輔助，提高檔案歸檔率，為企業檔案管理工作奠定良好基礎。

關鍵詞：企業;檔案管理;歸檔率;有效方法

歸檔作為檔案管理的基礎工作，整理、鑒別、存儲會提升檔案管理整體工作質量，為企業長遠發展提供有利條件。存儲原始記錄、及時歸檔以為企業決策及相關規劃提供有效參考依據，為實現可持續發展目標奠定良好基礎。

1 企業檔案管理歸檔中存在的問題

1.1 缺乏規則意識

以正確認知提升檔案管理效力，客觀反映企業在檔案管理工作中存在的問題，對于檔案管理成效而言，正確意識的建立與其有著十分重要的關系。企業在現階段的發展過程中依據其實際情況總結發現因未能正確認知歸檔管理的實質含義，因缺乏對正視與關注使得現有檔案管理工作過為單一。除此之外，檔案管理人員未以發展眼光看待檔案管理工作，而缺乏重視使得檔案管理歸檔工作效率難以保障。

1.2 盲目催收加大規的難度

綜合辦公室作為檔案收發工作的主要部門，只有以相互協調、統籌共進的方式才能保證檔案管理檔案歸檔工作的有序開展。而就現階段而言，未依據企業制度進行收發與催辦，使得制度在執行過程缺乏嚴謹性、工作缺乏嚴密性。各基層單位的檔案文件極為散亂，加劇檔案歸檔難度。

1.3 檔案載體形式過多，加大工作難度

越發多元的經濟活動及頻繁的對外交流，使得檔案管理歸檔工作內容也在逐步增加，而多樣化檔案形式未得到重視，使得其在工作過程中僅以常規性操作進行處置，而加大檔案管理歸檔難度。

2 提高企業檔案管理歸檔率的方法

2.1 明確目標突破重點 構建交流平臺

保障企業經濟效益與社會價值作為原始檔案的實質，其不僅能夠為企業經營決策提供重要參考依據，還能夠推動其業務拓展、擴大現有規模，正確理解“管理無小事”的內涵，避免因輕視或忽視造成經濟損失。秉承有序管理原則，明確各項工作內容，提升目標規劃的合理性與適宜性，預設工作重點、難點，分解日常工作內容，重新整理無序文件，結合現代化管理內容，采取規范操作，保證管理工作質量，節省檔案查詢時間。在歸檔、移交工作中歷史檔案的整理需要設置獨立內容，積極與各級部門溝通，提質增效，溝通交流渠道的搭建能夠提升整體工作效率，以及時跟蹤、公布等方式推進檔案管理工作，全面貫徹現代化檔案整理方法，明確目標突破重點，以專業技術操作、總結相關經驗，營造良好的日常工作氛圍。

2.2 完善檔案歸檔制度 圍繞增益服務

現階段，大多數企業檔案管理工作者并非專業人員，而這也在無形中加大管理難度，無法保證整體歸檔效率，完善企業組織架構依據其業務特點內容實現多檔案建立制度，以提升整體工作的實效性，以指導性內容優化組織架構體系，只有全面了解與掌握相關內容，明確劃分檔案文件范圍為后續工作提供有利條件。在收集相關文件時應當依據職位及信息輸出的不同選擇適宜的辦法進行處置，為相關活動提供重要參考依據，在檔案管理中，檔案庫存量作為其中的重要問題，只有檔案管理部門協同合作才能提升歸檔率，規范檔案管理工作，以推進企業各項工作的有序開展。收集檔案、及時整理其中散亂的內容，劃分重點與難點，充分了解檔案特征，查找其中存在的問題以分批整理、移交的方式優化整體工作。科學的管理方法能夠充分調動管理人員的積極性，通過參觀學習、共同交流等方式為日常檔案管理工作提供指導性建議，整理各級檔案時以收集、整理為主總結相關經驗，以互幫互助，提升檔案管理增益服務效果。

2.3 規范檔案管理程序 樹立歸檔意識

貫徹落實檔案法規條例開展宣傳推廣活動，以有效舉措全面落實檔案管理內容，使得企業工作人員能夠正確理解與積極學習相關內容，從而提升檔案工作指導效率。除此之外，對于檔案管理制度的應用應當依據企業現階段發展的實際情況及其未來發展方向為主，在崗位責任制制度建立過程中以科學合理為原則，提升整體歸檔率。另外，還應當形成企業聯合機制，通過定時匯報的方式創新檔案管理內容，規范檔案管理程序，樹立歸檔意識，加大資金投入力度，進一步推動企業檔案管理工作能夠得到確切落實，提升檔案歸檔率。

2.4 定期開展教育培訓 提升業務能力

政治素養作為檔案管理工作人員的必備修養之一，其應當在日常工作中積極學習，通過了解與掌握檔案管理的實質性內容，提升自身的業務能力。日益多樣的檔案類型，使得現有檔案載體內容也越發多元，而不斷變化的檔案管理方法與管理途徑在無形中加大檔案管理工作的難度，而為迎合新時期檔案管理需求應當積極學習業務知識，掌握理論性內容，通過學習與鍛煉提升自身實踐能力。企業定期開展培訓活動，通過平臺搭建為但管理工作人員提供學習機會，不僅學習新知識還能夠深化原有理論基礎，進而優化整體技能，提升歸檔質量，保證企業檔案管理工作水平。僅依靠檔案管理工作實現理想的歸檔率是不切實際的，而企業各級部門只有統籌配合，充分發揮溝通連接作用，實現資源共享，以保證其業務方向的正確性，提升業務能力。引導工作的開展在于知識培訓與交流活動，通過定期開展教育培訓進一步深化檔案管理工作者的業務水平。

2.5 重視管理源頭導向 強化指導水平

為提升企業歸檔率，在檔案管理工作中應當監督與管理檔案的產生及其實際使用效果，以根源為切入點，對現有工作程序進行優化與完善，提升管理的規范性與嚴格性。現階段，內部形成與外部形成作為重要檔案所產生的基本渠道，申報材料、合同等內容應當第一時間進行歸檔，并以嚴格管理方式提升整體工作的規范性與系統性。歸檔狀況的填寫應當在臺賬表格后方進行備注，針對無法及時歸檔或超出期限歸檔等問題，及時調取整理并在第一時間標明原因，使得后續工作能夠依據其去向及時間進行處置。檔案管理部門在月底時應當核實現有存檔狀況，依據其實際內容及數量進行篩選與核對，而外部形成檔案材料的內容則過于寬泛，只需保證其整體的完整性與全面性，即能夠約束及控制文件的規范使用。通過分析、總結、歸納現有數據，提升檔案歸集的效果[1]。在匯編基礎性材料的同時應當及時查閱相關資料，保證其所體現的內容符合現階段的實質情況，為增強檔案管理工作效率重視資料匯編工作，降低因外界因素影響而產生的損失。信息化服務的開設能夠提升企業檔案管理工作的便捷性，保障整體運營成效，落實檔案信息化管理工作提升整體效率與水平保障管理質量。以知識經濟為背景，重視信息資源的應用作為現階段的主要形式，充分發揮知識管理效率，推動企業實現戰略發展目標。報告應當以檔案管理為基礎，重視內容科學性與合理性，充分挖掘檔案管理中的隱藏價值，提升資源使用率，保障各項工作的有效性。以信息化、規范化檔案管理工作優化企業內部管理效力，樹立正確的歸檔意識，提升檔案歸檔率。完善檔案管理制度，合理應用相關措施，提升工作效果，正確認知檔案管理與歸檔的重要性，強化指導水平支持各項工作，以實現信息最大化流通。

3 總結

信息資源以檔案為載體為企業經營發展提供重要參考依據。而知識管理作為檔案管理的實質，應當在利用信息資源的同時保障其安全性，在開展各項服務時以規范性操作保證信息流通的安全性，提升歸檔率，熟練掌握檔案信息化管理等方式，實現資源共享，為推動企業可持續發展奠定扎實基礎。

參考文獻

[1]張靜.淺析提高企業檔案管理歸檔率的方法[J].辦公室業務，2020（05）：113-114.