檔案管理工作存在的問題與對策

鄭義軍

摘 要：檔案管理工作是企業的基礎，有著至關重要的作用。但在目前的實際工作過程中，還是會遇到很多問題，針對這些問題提出相應的解決方案，是確保當前檔案管理工作的前提，也是企業能夠正常運行的保證。所以，相關企業要做好檔案管理工作，為企業的發展奠定良好的基礎。基于此，本文主要分析了檔案管理工作存在的問題與對策。

關鍵詞：企業;檔案管理;問題;對策;分析

1 新形勢下檔案管理的重要性

雖然國內的檔案管理工作有著悠久的發展歷史，但現在仍存在許多制約檔案管理發展和進步的問題。傳統的文件管理工作通常使用手動記錄方法對文件進行分類和記錄，工作量大，給文件管理人員帶來很大的工作壓力。受到檔案記錄材料的制約，檔案的保存工作比較困難，檔案容易出現損壞的現象，檔案的保存工作每年都需要大量的資金和人力的投入。檔案的記錄主要是為今后的工作提供重要的原始資料和查證依據，但是傳統的檔案管理查閱困難，難以發揮檔案管理工作的真正意義。隨著時代的不斷發展，特別進入信息時代后，計算機的使用極大地提高了文件管理的效率。人們可以使用計算機來檢查和記錄文件，從而不斷減少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通過計算機進行檔案的存放工作，可以減少檔案的占地面積，還可以讓檔案避免遭受到外力的破壞。因此，將信息時代的檔案管理工作從傳統方式轉變為信息化方向是必然趨勢，對檔案管理的發展起到了巨大的推動作用[1]。

2 檔案管理出現的問題

2.1 重視程度不夠

當前，一些單位對檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認為檔案管理只是進行對材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門，不能夠給單位帶來經濟效益。這些誤區的出現，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為表明了這些人員對檔案管理工作沒有足夠的認識，對單位的發展也是非常不利的。目前，我國尚未構建起有關檔案管理的相關法律法規，導致檔案管理缺乏有效的法律依據。同時，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢必將導致檔案管理背離標準化，進而，使檔案無法充分發揮其應有的職能[2]。

2.2 企業檔案管理隨意性強

因為企業當中各種檔案資料的歸檔及保管統一性不強，導致一些本來應當保存的資料沒有被保存，因為歸檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒有任何保存價值或者是沒有長久保存價值的資料會被長期保管，讓檔案管理經營成本大幅提升。檔案管理的規范性不是很強，存在隨意修改等問題，越到基層當中這一問題就會顯得越為嚴重，甚至還有隨意抽取檔案資料這一問題，檔案鑒定及銷毀工作的隨意性比較強，這一問題的形成原因是，單位不是十分重視這一問題，也沒有制度的限制，因此在這一項工作進行的過程中，自然也就會受到人為因素的影響。

2.3 相應的硬件設施不全

由于檔案管理工作不能夠得到有效的重視，一些單位對檔案的存放設施和辦公條件上不能給予更大的傾斜。致使檔案的存放隨意，沒有專門的檔案存放條件。而有的單位即使有專門的檔案存放地點，但也大多數設置在偏僻處，“六防”設備不配套，由于環境差，會使紙質檔案發生霉變，蟲蛀等現象的發生，影響檔案的完整性。更有甚者，一些單位的檔案管理工作連檔案管理必備的切刀、統一檔案夾等這些最基本的設備的都沒有。

3 檔案管理工作的對策

3.1 建立健全檔案管理制度和機制

結合新形勢、新要求，對現有檔案管理各項制度進行全面梳理，通過必要的修改、補充、完善，建立一整套適應新形勢的檔案管理制度。同時，要加強檔案管理機制改革，將檔案管理工作真正納入企業基層基礎工作考核范圍之內，增強檔案管理工作的約束力，不斷提高檔案管理工作的有效性。近年來，為進一步規范、完善檔案接收、處理、歸檔的步驟和程序，做到“全、清、準、快、密”。全：就是確保檔案歸檔率達到100%，不丟失。清：就是做到目錄清晰，不紊亂。準：就是檔案分類準確無誤，不難查。快：就是要求檔案管理員能夠在3分鐘內找到目標文件，不拖拉。密：就是嚴格落實檔案保密制度，不松懈。同時，通過全面梳理以往的相關整理規章制度，重新制定了《檔案管理規定》，為加強檔案管理、提高服務水平奠定了堅實基礎[3]。

3.2 規范化的完成檔案管理工作

切實依據本企業實際情況，構建出較為完善的檔案管理制度，切實依據文件材料內容開展分類及歸檔工作，積極在以往檔案信息收集方法的基礎上進行創新，積極使用事前監控收發文件以及登門尋找等措施，爭取可以將廣泛收集和重點收集相互融合起來;切實把握時間要求，遵循各種類型檔案的形成規律，在適當的時機下進行收集;促使檔案資料的收集范圍變得更為豐富一些，既應當在實際工作的過程中收集紙質載體，也需要收集其他各種介質的載體。推動檔案管理工作向著規范化的方向轉變，要求各個檔案管理人員在實際工作的過程中，依據現行規章制度中提出的要求，妥善完成檔案管理工作。各種類型載體的檔案都應當統一管理，為后續檔案信息的利用做出保證[4]。

3.3 切實提升檔案利用率

在各個企業當中，無論是哪一種類型的檔案，其實都有十分重要的價值，可以在實際工作的過程中起到一定借鑒性作用，甚至在某些情況下還會發揮出十分重要的作用，因此企業管理人員在實際工作的過程中，需要純熟的去使用檔案本身的功能，妥善完成檔案的維護工作，盡可能讓原本死板的檔案轉變為活泛的資料，更好的在企業發展的過程中提供服務，促使企業獲取更多的經濟效益及社會效益，最終能夠在我國構建可持續發展型社會的過程中，起到推動作用。

3.4 要加強檔案管理人才隊伍建設

檔案管理看似簡單，實則是一項專業性很強的工作。要提高新形勢下檔案管理水平，檔案管理人員隊伍素質建設是關鍵。首先，要加強檔案管理人員愛崗敬業教育，培育一支真正熱愛檔案管理工作的、積極進取的專業隊伍;其次，要積極開展崗位業務培訓，使之掌握熟練的、先進的專業技術知識。為此，企業要結合實際制定檔案管理人員培訓規劃和實施方案，幫助其不斷提高業務水平，特別是要使其隨時掌握適應新形勢需要的現代化科技手段和先進的檔案管理方法，系統地、有計劃地提高檔案管理隊伍的綜合素質，為加強檔案管理提供可靠的人才保障[5]。

4 結束語

企業實際運行的過程中，企業檔案是一種十分重要的信息資源，可以在企業實際運行的過程中提供一定參考依據，企業檔案管理是企業當中一項基礎性工作，其所發揮出的作用，是會隨著現代企業制度的構建以及對企業檔案的認識不斷深化而增強的。新形勢之下，企業檔案管理工作進行的過程中，怎樣才可以將自身的作用充分發揮出來，怎樣才可以在企業生產經營的過程中更好的提供服務，是企業檔案管理人員實際工作的過程中應充分重視的一個問題。

參考文獻

[1]郭駿，姚振，張靖，等.試析新時期信息化國企檔案管理工作的創新[J].通訊世界，2018，341（10）：313-314.

[2]張曄紅.新時期國企檔案管理工作的問題與對策[J].經貿實踐，2018（5）：245.

[3]劉鴻鶴.淺談新時期事業單位檔案管理與對策[J].農村實用科技信息，2019（7）：44.

[4]張梅.新時期事業單位檔案管理工作創新思路研究[J].現代經濟信息.2019：12.

[5]單鵬斌.新時期學校檔案管理規范化創新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（12）：253-254.