文書檔案精細化管理的必要性及基本路徑探究

摘 要：現(xiàn)代檔案管理學(xué)將專門檔案、科技檔案與文書檔案并稱為三大檔案，強調(diào)文書檔案在單位決策和社會服務(wù)中的憑證價值。近年來，檔案管理理念的變化以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為文書檔案管理工作注入了新的活力，文書檔案精細化管理被越來越多的學(xué)者所關(guān)注。然而，究竟如何對文書檔案進行精細化管理，各個單位仍處于摸索階段。鑒于此，文章重點就文書檔案精細化管理的必要性進行分析，闡述文書檔案精細化管理中常見的問題，并提出自己關(guān)于文書檔案精細化管理的建議，旨在落實文書檔案精細化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求。

關(guān)鍵詞：文書檔案;必要性;精細化;基本路徑;管理

1 文書檔案精細化管理的必要性

1）提升文書檔案管理規(guī)范性和有序性的必然要求。文書檔案資源來源于日常公文交接、行政管理事務(wù)等各項工作，是單位重要的信息資源。文書檔案管理水平不僅能夠體現(xiàn)單位公文處理、行政管理的效率和質(zhì)量，而且能夠全面、準(zhǔn)確、真實地反映單位信息管理質(zhì)

量[1]。從這個層面來看，推動文書檔案精細化管理，確保文書檔案分類合理、管理流程精簡，能夠更好地保障文書檔案管理的規(guī)范性和有序性。一方面，立足于單位的規(guī)章制度對文書檔案進行存儲、處理、評價、分析和收集，細化文書檔案管理內(nèi)容，能夠更好地確保文書檔案管理規(guī)范性。另一方面，從精細化的角度明確檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門以及其他人員在文書檔案管理領(lǐng)域的職責(zé)，能夠避免職責(zé)交叉、職責(zé)不明等情況的發(fā)生，確保文書檔案管理工作的有序性。

2）提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求的內(nèi)在要求。進入21世紀之后，各個單位的文書檔案資源呈現(xiàn)“井噴式”的增長態(tài)勢，文書檔案利用要求也隨之變化。如何進一步對文書檔案資源進行加工、整合、挖掘和采集，是文書檔案管理人員重點關(guān)注和思考的課題[2]。從精細化的角度對文書檔案進行管理，重塑文書檔案管理流程，能夠為檔案專題建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案編研工作提供有利條件，進而提升文書檔案資源利用率。除此之外，為了更好地滿足相關(guān)主體檢索、查閱文書檔案的需求，必須要對文書檔案資源進行精細化管理。例如，將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理領(lǐng)域，能夠更清晰、合理地對文書檔案進行分類整合，便于檢索與查閱。綜上，文書檔案精細化管理不僅可以提升文書檔案管理規(guī)范性和有序性，而且可以提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求。

2 文書檔案精細化管理中常見的問題

1）文書檔案整理歸檔工作不科學(xué)。文書檔案整理歸檔是文書檔案管理的起點，會影響文書檔案后續(xù)的處理。然而，當(dāng)下部分單位文書檔案整理歸檔的流程、方法和內(nèi)容不科學(xué)，影響文書檔案精細化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。一是文書檔案歸檔范圍與保管期限不明確，部分重要的文書信息資源沒有及時歸檔整理，影響文書檔案的完整性、連續(xù)性和系統(tǒng)性。二是文書檔案的整理分類較為籠統(tǒng)，不夠細致。例如，部分檔案管理人員沒有對文書的內(nèi)容進行審核，沒有做到特殊文件特殊保管。

2）信息技術(shù)在文書檔案精細化管理中的應(yīng)用度不高。當(dāng)下，部分單位在處理、管理和利用文書檔案過程中仍然沒有充分利用多種信息技術(shù)，對文書檔案管理人員的依賴度較高，難以適應(yīng)新形勢下文書檔案數(shù)量增多的狀況。一是沒有利用數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)對紙質(zhì)文書檔案進行數(shù)字化處理，尚未建立統(tǒng)一的電子文件生成、制作、儲存、傳輸制度，更談不上通過文書檔案管理系統(tǒng)對文書檔案進行精細化管理，無法真正實現(xiàn)文書檔案一體化目標(biāo)。二是文書檔案管理系統(tǒng)的功能單一，無法對文書檔案資源進行分類、分析、提取、加工修改。同時，部分單位設(shè)置的文書檔案檢索條件單一，難以快速、精準(zhǔn)地定位到相關(guān)檔案資源。

3）文書工作與檔案工作的銜接度不高。部分單位文書工作與檔案工作的銜接度不高，主要表現(xiàn)如下：一是檔案管理人員處理文書資料的能力和意識不強，沒有深刻把握文書工作與檔案管理工作的聯(lián)

系[3]。二是文書檔案立卷歸檔的職責(zé)分工不明，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)性不強。許多文書信息資料沒有經(jīng)過初步整理便直接移送檔案管理部門，不僅導(dǎo)致檔案管理部門工作壓力增加，而且影響文書檔案的歸檔質(zhì)量。

3 文書檔案精細化管理的基本路徑

1）從精細化的角度做好文書檔案整理歸檔工作。文書檔案來源面廣，既來源于單位內(nèi)部，也來源于單位外部，同時，文書檔案的種類多、內(nèi)容雜，管理難度較大。為此，必須加強文書檔案的前端控制，從精細化的角度做好文書檔案整理歸檔工作。一是明確文書檔案的歸檔范圍與保管期限，堅持“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)細盡細”的基本原則。通常而言，文書檔案歸檔范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋以下幾個方面：內(nèi)外單位之間關(guān)于重要問題的批復(fù)、復(fù)函、來函、請示;與本單位重要業(yè)務(wù)相關(guān)的公文材料;本單位重要的資產(chǎn)登記、合同協(xié)議等具有憑證價值的資料;本單位重大活動、重要會議中產(chǎn)生的文書信息資料;政策性法規(guī)資料等。具體到實踐工作中，各單位可以結(jié)合單位主要業(yè)務(wù)進行細化和擴充。同時，要明確不同類別文書檔案的保管期限，做好文書檔案的清理、更新與銷毀工作。二是要做好文書檔案整理分類工作，及時對文書檔案資料進行審核，細化編目和分類的內(nèi)容，保障文書檔案管理質(zhì)量。

2）依托現(xiàn)代信息技術(shù)，提升文書檔案精細化管理水平。文書檔案數(shù)字化能夠革新文書檔案收集、編制、整合、存儲、檢索、查找、開發(fā)、傳輸、利用各個環(huán)節(jié)，能夠提升文書檔案精細化管理水平。一是要進一步建立統(tǒng)一的電子文件生成、制作、儲存、傳輸制度，應(yīng)用微縮相機和數(shù)字掃描儀對紙質(zhì)文書檔案進行轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)化為各類電子介質(zhì)。二是要完善文書檔案管理系統(tǒng)的功能，建立不同的文書檔案管理板塊和數(shù)據(jù)庫，對文書檔案資源進行分類、分析、提取、加工修改，實現(xiàn)一站式管理的目標(biāo)。同時，要結(jié)合單位的檢索需求設(shè)置人性化的檢索條件，幫助相關(guān)主體快速檢索。

3）做好文書工作與檔案管理工作的銜接。文書檔案管理工作中，文書工作是基礎(chǔ)，是后續(xù)檔案管理的前提。一是要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強檔案管理人員處理各類文件的能力，打造精細化、復(fù)合型的管理隊伍。二是要細化文書檔案管理職責(zé)，理清管理邊界[4]。單位可以探索檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合的文書檔案管理機制，由業(yè)務(wù)部門相關(guān)專責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)特點對文書信息資料進行初步整理與篩選后送交文書檔案管理進行精細化加工，最大限度地統(tǒng)籌人力資源。

4 結(jié)束語

近年來，文書檔案前端控制理論、文件生命周期理論以及文書檔案數(shù)字化建設(shè)理論不斷發(fā)展，單位文書檔案管理工作的內(nèi)容和要求也發(fā)生了變化。在這種背景下，從精細化的角度對文書檔案進行管理，能夠進一步實現(xiàn)文書資源的高效整合、統(tǒng)籌與利用，打造“一站式”的管理與服務(wù)機制。文章結(jié)合相關(guān)理論，重點就文書檔案精細化管理的基本路徑進行了探討。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書檔案精細化管理是一項系統(tǒng)工程，不僅需要單位的支持與部門之間的協(xié)調(diào)，也需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理思路，摸清檔案管理規(guī)律。具體而言，一是要從精細化的角度做好文書檔案整理歸檔工作;二是要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，提升文書檔案精細化管理水平;三是要做好文書工作與檔案管理工作的銜接。

參考文獻

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作者簡介

張國琴，女，赤峰市寧城縣，本科，畢業(yè)于赤峰學(xué)院，檔案員。