基層事業單位檔案管理現代化實現策略探究

摘 要：事業單位檔案管理工作高效運行，可以促進事業單位各項工作有序開展。隨著我國信息技術的高速發展，單一的檔案管理方式已經不能符合當代的發展，檔案管理工作朝著專業化和數字化發展。基層事業單位檔案管理應該充分結合信息化和數字化技術，加快檔案的現代化管理進程。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化

檔案是對歷史的記錄，完善檔案的管理，可以促進社會事業進一步發展。如今，我國基層事業單位在不斷完善人事改革，做好檔案管理工作，可以推動基層事業單位的進一步發展，使事業單位順利的轉型。隨著信息技術的發展，檔案管理工作中應該本著智能化和數字化的理念，在檔案管理中與時俱進，才能實現基層事業單位檔案管理現代化水平。

1 檔案管理現代化內涵

檔案管理現代化主要指的是基層事業單位在檔案管理中采用現代化的技術，堅持以科學理念為支撐，將現代化的管理方式應用在檔案管理中。將先進的設備作為載體，使檔案管理效率得到逐步提升，逐步淘汰傳統的檔案管理方式，將智能化信息化理念應用在檔案管理工作中，使檔案管理實現系統化和定量化的管理，滿足經濟發展的需求，更好的促進事業單位的改革，為檔案的使用提供便捷。

1）檔案管理虛擬化和無紙化。隨著信息技術和計算機技術高速發展，在檔案管理工作中信息技術已經相當普及，檔案管理不僅僅采用紙質保存的形式，也可以采用電子化保存方式。通過信息技術和互聯網技術的高效應用，檔案管理實現了無紙化特征。在檔案存儲中可以采用電子化的存儲方式，從而提升了存儲效率，有效地防止檔案丟失或者破損，傳統的檔案管理方式已經被徹底的革新。信息技術的高速發展使檔案管理工作更加便捷，也有助于人們對檔案的查找與使用。隨著互聯網技術的高速發展，檔案管理工作可以充分采用網絡技術，從而節省了檔案存儲的空間。近年來基層事業單位實現了高速發展，檔案資源非常豐富，如果還是采用傳統的紙質檔案管理的方式，會消耗極大的空間。通過虛擬化檔案管理可以節省大量的空間，也為人們查閱檔案提供了很大的便利。2）檔案管理數字化和縮微化。隨著攝影技術的高速發展，數碼攝影技術開始普及，被人們認可，在檔案管理工作中也提供了更好的思路，為檔案管理工作提供了技術支持。信息技術和攝影技術的高效發展，可以將傳統檔案管理方式革新。檔案不僅僅可以采用文字記錄的方式存儲，也可以采用圖像，將圖像直接轉化成電子文件，結合縮微攝影技術，因此檔案存儲只占據極小的內存。通過互聯網技術的高效應用，在計算機上就能完成數字化的高效檔案檢索，改變了傳統檔案管理中占據庫存大，檢索效率低等困局，有效地防止紙質版檔案破損丟失等問題，提升了檔案保存的年限，使檔案材料實現圖文并茂。3）檔案管理的市場化、社會化。檔案資料存儲是對社會發展和事業單位發展的記錄，在歷史發展進程中起到信息存儲的作用，是十分珍貴的信息資源，其具有不可再生特征。檔案資源的社會化管理可以提升人們對檔案的保護意識，通過完善的市場化運作可以實現檔案的共享，進一步完善檔案資源的開發，使檔案的價值得到充分發揮。

2 基層事業單位檔案管理現代化面臨的困難

1）設備和技術不齊全。基層事業單位在檔案管理工作中不能實現現代化，主要原因在于設備和技術不夠齊全，要想實現檔案管理現代化，就應該完善硬件設備的投入，從而使硬件設備非常完善，才能確保檔案管理現代化順利實施。如果檔案管理工作中硬件設施不齊全，那么在檔案管理工作中就會存在混亂的情況，管理工作不夠順利，后續的檔案管理工作不能正常的落實。因此基層事業單位要實現現代化檔案管理工作，就應該健全技術設備，從而為現代化檔案管理奠定良好的技術基礎。2）檔案管理人員操作規范性有待于提升。基層事業單位在檔案管理工作中，管理人員還是采用傳統的檔案管理方式，對于現代化設備和技術不夠了解，不能熟悉的操作現代化設備進行檔案的智能化和數字化管理。基層事業單位檔案管理人員年齡比較大，他們接收新鮮事物的能力有待于提升，對于現代化技術的操作不夠熟練，缺乏相關經驗，對于重復的檔案管理工作不具備積極性，導致基層事業單位現代化檔案管理工作存在一定的困境。

3 基層事業單位檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理制度有待于完善。基層事業單位在檔案管理工作中不能實施完善的檔案管理制度，僅僅是采用檔案號進行檔案的分類與收集，但是檔案中個人信息編號存在不一致的問題，直接對檔案管理的實效性產生很大的影響。檔案管理人員對檔案管理工作不夠積極，不能充分認識到檔案管理工作的重要性，在工作中不夠認真，不能對檔案信息進行多次審核，甚至會出現檔案丟失和破損的問題。在檔案調取方面效率非常低下，通過人工檔案管理的方式，制度也不夠完善，在檔案管理工作中可靠性低。2）整理檔案的工作效率有待于提升。基層事業單位的檔案非常繁多，人工操作的效率有待于提升。由于每一份檔案都要經過多次審核，通過反復的對照，才能確保檔案的精確性和完整性。盡管現代化技術已經開始在基層事業單位中普及，但是基層事業單位檔案管理人員還是采用傳統的操作方式，不能熟練的使用現代化技術，導致檔案整理工作的效率非常低下。3）檔案管理人員工作積極性有待于提升。在基層事業單位檔案管理工作中，管理人員重復著每一天的工作，他們的工作積極性不高，對于自身的工作不夠認真。隨著時間的推移，有的檔案管理人員已經從事這項工作幾十年，就容易出現麻痹大意的問題。檔案管理人員的責任感和工作使命感比較低，導致檔案管理工作質量低下。

4 基層事業單位檔案管理現代化實現策略

1）完善檔案檢索體系。高校的檔案檢索體系在檔案查閱與管理中可以發揮很大的價值，隨著科學技術的高速發展，檔案管理工作形勢發生了很大的變化。通過專門的軟件進行檔案檢索，對檔案進行分類，完善檔案的分類標準，從而提升了檔案檢索的便利性，改善檔案管理的效率。2）將計算機技術應用到檔案庫房管理中。隨著網絡技術和計算機技術的高速發展，基層事業單位進行檔案管理工作中，應該建立完善的管理系統，對檔案管理進行動態化的監控，完善檔案管理的環境，對庫房的濕度和溫度進行有效的測控。借助數字化的檔案管理方式，從而使檔案庫房管理更加得當，有效地保護檔案，防止檔案破損。3）完善檔案業務的輔助工作。基層事業單位的檔案管理工作流程非常繁瑣，要通過檔案收集、整理、鑒定和存儲等，因此基層事業單位在檔案管理中應該明確整個流程，從而對檔案管理業務進行細分。通過各項輔助工作，提升檔案管理的實效性，確保檔案管理人員按照要求執行與操作，提升檔案信息的真實性和完整性。4）充分結合電子技術，實現無紙化檔案管理。基層事業單位檔案管理工作中應該朝著無紙化方向發展，通過現代技術建立檔案管理數據庫，使檔案管理工作更加精準，簡化檔案管理繁瑣的流程。通過各類影像和圖像資料的統一和規范管理，確保檔案數據得到迅速的讀取。檔案管理中應該完善權限管理，從而提升檔案的安全性。5）完善事業單位檔案管理網絡體系。基層事業單位檔案管理工作中應該建立完善的網絡體系，從而使檔案管理工作朝著現代化管理模式的發展，滿足檔案管理工作的要求。單位內部應該結合自身的發展，確保網絡全面覆蓋，進行檔案信息資源的收集與管理，提升信息的共享效率。

5 結語

基層事業單位在檔案管理中，應該采用現代化的管理方式，革新檔案管理理念，才能跟上時代的步伐，使檔案管理工作更加有序。合理的檔案管理，才能促進基層事業單位長遠發展。

參考文獻

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作者簡介

梁珊珊（1983-），女，漢族，廣西省玉林市，本科，中級和檔案管理工作，廣西壯族自治區畜牧研究所