新形勢(shì)下做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作的思考

張沖

摘 要：在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員呈現(xiàn)出多地流動(dòng)的態(tài)勢(shì)，這對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作帶來(lái)了較大的難度。盡管當(dāng)前各地越來(lái)越重視流動(dòng)人員人事檔案，但在實(shí)際工作中仍存在較多的問(wèn)題，流動(dòng)人員人事檔案管理工作欠缺科學(xué)性和規(guī)范性，流動(dòng)人員人事檔案的重要性無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。文中分析了優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性，分析了流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步對(duì)新形勢(shì)下做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案管理;大數(shù)據(jù)共享理念;制度;數(shù)據(jù)庫(kù);人才

流動(dòng)人員人事檔案管理工作作為人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，但一直以來(lái)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要性缺乏重視，這也導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案較為混亂，無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此需要積極采取有效的措施來(lái)優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理工作，進(jìn)一步提高流動(dòng)人員人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平，充分的發(fā)揮出流動(dòng)人員人事檔案的實(shí)際效能。

1 優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性

1.1 促進(jìn)人力資源市場(chǎng)化的優(yōu)化配置

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，人事制度改革不斷深入，通過(guò)優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理工作，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。而且通過(guò)利用流動(dòng)人員人事檔案，還能夠?yàn)楦鞯亓鲃?dòng)人員的科學(xué)化管理提供重要依據(jù)，為人才市場(chǎng)提供人才保障。

1.2 實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員的社會(huì)化管理

近年來(lái)人員頻繁流動(dòng)，這在一定程度上對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，同時(shí)也為流動(dòng)人員人事檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了積極的促進(jìn)作用。由于流動(dòng)人員人事檔案管理工作與民生息息相關(guān)，通過(guò)優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理，可以為流動(dòng)人員社會(huì)化管理的實(shí)現(xiàn)提供重要的保障。

1.3 促進(jìn)人才的培養(yǎng)和運(yùn)用

流動(dòng)人員人事檔案是對(duì)流動(dòng)人員主要是針對(duì)流動(dòng)人員學(xué)習(xí)、職業(yè)生涯、個(gè)人品德和素質(zhì)等方面的真實(shí)記錄，能夠更全面的反映流動(dòng)人員的實(shí)際情況。因此流動(dòng)人員人事檔案可以為人才培養(yǎng)和運(yùn)用提供重要的依據(jù)，并協(xié)助企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中能夠快速的選拔出與其相適應(yīng)的人才。

1.4 為流動(dòng)人員提供憑證

一個(gè)人在學(xué)生、工作和生活等許多方面都需要借助于人事檔案的憑證發(fā)揮作用。目前我國(guó)針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案指定專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，不允許私自保管情況出現(xiàn)，而且流動(dòng)人員人事檔案具有一定的法律效力，能夠?yàn)榱鲃?dòng)人員維護(hù)人身權(quán)益提供重要的憑證。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案存放地分散， 信息不共享

在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，相關(guān)部門(mén)在辦得就業(yè)失業(yè)手續(xù)時(shí)為了查證信息的真實(shí)性，一般都需要針對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，這也導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案存放地過(guò)于分散，而且跨地區(qū)跨行業(yè)的存檔部門(mén)無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案查詢(xún)平臺(tái)，這就導(dǎo)致流動(dòng)人員要想利用檔案存在諸多的不便。

2.2 部分檔案保管部門(mén)無(wú)法提供對(duì)外的檔案借查閱服務(wù)

基于歷史遺留問(wèn)題，部分流動(dòng)人員檔案并沒(méi)有及時(shí)存放至檔案管理部門(mén)，這就導(dǎo)致實(shí)際檔案保管者往往為了自身利用的便利而進(jìn)行檔案保管，但因其沒(méi)有檔案管理權(quán)限，因此無(wú)法對(duì)外開(kāi)具相關(guān)證明。這就在其他部門(mén)或是本人需要使用檔案材料時(shí)無(wú)法執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一的供查閱程序，而且實(shí)際檔案保管部門(mén)也不愿意為其提供查閱服務(wù)，嚴(yán)重影響了流動(dòng)人員人事檔案的利用率。

2.3 檔案信息資料收集困難， 信息不完善

在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，部分單位針對(duì)檔案進(jìn)行保管是為了便于自身的使用，但對(duì)于檔案材料的收集不重視，部分中小企業(yè)自身檔案管理意識(shí)欠缺，檔案管理人員在日常工作中更不重視檔案材料的收集，無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行歸檔。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，許多工作都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦理，辦理過(guò)程中沒(méi)有紙質(zhì)材料生成。而且基于部分手續(xù)具有保密性要求，因此一些數(shù)據(jù)信息也無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨單位和跨行業(yè)共享。在當(dāng)前電子簽章沒(méi)有普及的新形勢(shì)下，在沒(méi)有紙質(zhì)材料生成的情況下，生成的電子材料也無(wú)處歸檔，這對(duì)于人事檔案的完整性帶來(lái)了較大的影響。

2.4 對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)片面，棄檔現(xiàn)象屢禁不止

目前大部分流動(dòng)人員對(duì)檔案缺乏重視，檔案管理意識(shí)薄弱，特別是部分進(jìn)入私企的流動(dòng)人員，對(duì)于人事檔案的作用存在片面認(rèn)識(shí)。部分單位還存在為了孩子人才流失存在扣留人事檔案的情況。基于諸多原因的影響，這也導(dǎo)致當(dāng)前棄檔現(xiàn)象十分常見(jiàn)，許多人事檔案存在無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的情況。

2.5 實(shí)體檔案數(shù)字化程度低， 影響了使用效率

導(dǎo)致實(shí)體檔案數(shù)字化程度低的情況源于多個(gè)方面，部分流動(dòng)人員人事檔案存在存放部門(mén)實(shí)質(zhì)為檔案使用者，而不是管理者，這也導(dǎo)致部分單位不需要承擔(dān)檔案數(shù)字化處理工作，再加之流動(dòng)人員自身流動(dòng)性強(qiáng)，生成的材料較多，這些材料無(wú)法及時(shí)歸檔。而且檔案的頻繁流動(dòng)也導(dǎo)致在一個(gè)部門(mén)存留的時(shí)間較短，各單位也無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字化處理。由于實(shí)體檔案數(shù)字化程度低，這對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案的使用效率帶來(lái)了較大的影響。

3 新形勢(shì)下做好流動(dòng)人員人事檔案管理的措施

3.1 建立大數(shù)據(jù)共享理念

在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，需要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，需要建立起大數(shù)據(jù)共享理念，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作的宣傳，增強(qiáng)人們對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，并能夠在流動(dòng)人事檔案管理工作主動(dòng)支持和積極配合，使人事檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于流動(dòng)人員。同時(shí)還要積極推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，并與用人單位之間實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，結(jié)合用人單位實(shí)際情況，積極構(gòu)建起信息化建設(shè)機(jī)制，促使用人單位能夠積極與人力資源服務(wù)中心的人事檔案進(jìn)行對(duì)接，共同做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理和接收等工作。

3.2 完善流動(dòng)人員人事檔案管理制度

為了能夠做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，需要積極建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度，并針對(duì)制度進(jìn)行不斷完善，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的強(qiáng)化管理，提高流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)范化水平。同時(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)還需要重視與各用人單位的聯(lián)動(dòng)，提高流動(dòng)人員人事檔案管理的強(qiáng)制性，進(jìn)一步促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.3 提高對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)范性

針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案資料進(jìn)行歸納和整理工作，需要根據(jù)具體的工作流程，進(jìn)一步保證人事檔案的真實(shí)性。同時(shí)還要加大對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的審核和篩查，確保人事檔案的檔案信息的真實(shí)性，使人事檔案信息與流動(dòng)人員的實(shí)際情況相符合。部分已確定下來(lái)的人事信息需要進(jìn)行歸檔，歸檔不僅局限于紙質(zhì)信息，還要對(duì)電子信息進(jìn)行存檔，為后續(xù)查閱提供更多的便利。流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，需要采取統(tǒng)一和專(zhuān)項(xiàng)的管理方式，通過(guò)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行全面整理，并基于不同原則進(jìn)行合理分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序存檔，而且對(duì)于檔案資料不宜擅自進(jìn)行處理，要做好保密管理工作。

3.4 創(chuàng)新流動(dòng)人員人事檔案管理模式

流動(dòng)人員人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，需要基于當(dāng)前的實(shí)際情況積極對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)對(duì)人事資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，為人事檔案查閱和瀏覽提供便利。同時(shí)還要借助于網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)一步提高人事檔案利用率。特別是在人事檔案資料收集工作中，由于資料存在分散性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，因此在當(dāng)前人才交流服務(wù)中心實(shí)際檔案管理工作中需要重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，全面系統(tǒng)的錄入，并基于流動(dòng)人員的具體情況來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。在實(shí)際流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，還需要與用人單位需求相結(jié)合，積極完善流動(dòng)人員績(jī)效檔案，積極與用人單位進(jìn)行有效對(duì)接，構(gòu)建完善的績(jī)效檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。另外，還要建立流動(dòng)人員信用檔案，針對(duì)流動(dòng)人員信用情況進(jìn)行全面評(píng)估，為用人單位提供更真實(shí)和客觀的信用檔案材料，從而為各用人單位發(fā)展提供高質(zhì)量的人力資源服務(wù)。

3.5 加速數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了加快推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，需要通過(guò)做好軟硬件設(shè)施建設(shè)，為人事檔案管理信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)還要促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的完善，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，做好流動(dòng)人員人事檔案資料的搜集、整理、錄入和歸檔工作，實(shí)時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行更新，構(gòu)建完善的流動(dòng)人員人事檔案檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率。另外，在推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，并利用云端針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存?zhèn)浞荩龠M(jìn)各部門(mén)之間能夠深入合作和互動(dòng)，加快推動(dòng)檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。

3.6 通過(guò)多元措施杜絕棄檔現(xiàn)象

針對(duì)當(dāng)前棄檔現(xiàn)象，高校宜加大宣傳力度，使大學(xué)生認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)自身發(fā)展的重要性。人才交流服務(wù)中心也需要重視與高校和用人單位的交流溝通，積極開(kāi)展各種活動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化大學(xué)生和流動(dòng)人員的檔案管理意識(shí)，盡可能的避免棄檔行為的發(fā)生。同時(shí)人才交流服務(wù)中心還要對(duì)單位扣檔行為進(jìn)行全面抵制，嚴(yán)格規(guī)范各用人單位檔案管理行為，有效的保證流動(dòng)人員的合法權(quán)益。

3.7 提升檔案管理隊(duì)伍綜合素養(yǎng)

在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，檔案管理人員綜合素質(zhì)與檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)。因此人才交流服務(wù)中心需要重視人才的培養(yǎng)，積極構(gòu)建一支高素質(zhì)和綜合素質(zhì)強(qiáng)的人事檔案管理隊(duì)伍，并通過(guò)開(kāi)展多元化的培訓(xùn)和再教育，使檔案管理人員具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，以此來(lái)推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)。在實(shí)際工作中，還要建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理人員工作積極性的提升，為提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

流動(dòng)人員人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性特點(diǎn)，而且需要隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)的發(fā)展而呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)化發(fā)展。近年來(lái)我國(guó)人力資源流動(dòng)十分頻繁，這也對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中，需要與當(dāng)前人力資源市場(chǎng)發(fā)展實(shí)際情況相結(jié)合，重視先進(jìn)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，全面提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，加快推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案信息的高效利用，為人才交流服務(wù)中心各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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