淺談醫(yī)學(xué)科技檔案開發(fā)利用的意義與策略

摘 要：醫(yī)學(xué)科技檔案是指醫(yī)療科技人員在進(jìn)行醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、新技術(shù)開展等活動的過程中形成的具有保存價值的項目文件、成果文件、文本材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、診斷數(shù)據(jù)、病例圖片、影像資料等科技資料，是醫(yī)療科技人員進(jìn)行科研活動的真實(shí)歷史記錄。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科技檔案;開發(fā)利用

醫(yī)學(xué)科技檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，醫(yī)學(xué)科技檔案中提供的數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)在促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的正確性、合理性，醫(yī)院管理的科學(xué)性和創(chuàng)新性等方面有著不可估量的作用。加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科技檔案管理工作，使檔案材料變?yōu)榭捎玫男畔①Y源，充分發(fā)揮其綜合效益，對提高醫(yī)療服務(wù)和科研水平具有重要意義。

1 醫(yī)學(xué)科技檔案的價值與開發(fā)利用的意義

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)技術(shù)水平是一個國家綜合實(shí)力的體現(xiàn)?？茖W(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，主要是通過科技成果的應(yīng)用與推廣來實(shí)現(xiàn)，在轉(zhuǎn)化過程中，科技檔案起到了舉足輕重的作用。

醫(yī)學(xué)科技檔案主要具有兩種價值，一種是開發(fā)利用價值，即以原來的科技檔案資料為參考，經(jīng)過分析研究后孕育產(chǎn)生新的研究思路和方法，拓展研究視野，在科研過程中少走彎路，提高科研效率，從而促進(jìn)科研工作的新發(fā)現(xiàn)和新進(jìn)展;一種是直接使用價值，即直接從科技檔案材料內(nèi)調(diào)用已經(jīng)成熟的科研數(shù)據(jù)或成果，從而避免重復(fù)實(shí)驗(yàn)的探索過程，節(jié)約了人力、物力、財力等科研成本和時間，提高了科研工作效率。

作為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的載體，醫(yī)學(xué)科技檔案在醫(yī)院管理活動中有著不可替代的重要作用，科技檔案中蘊(yùn)藏了豐富的科技信息資源，這些豐富的科技信息是連接醫(yī)療科學(xué)與醫(yī)療服務(wù)之間的紐帶，是不可或缺的重要一環(huán)。收集、整理、鑒定與保管醫(yī)學(xué)科技檔案工作，其最終目的就是為了利用和推廣醫(yī)學(xué)科技信息資源，脫離了利用與推廣，科技檔案的工作失去了存在的意義。

重視并做好科技檔案信息資源的開發(fā)利用，挖掘科技檔案中的信息資源，不斷拓寬科技檔案利用路徑，提高科技檔案利用效益，可以滿足醫(yī)學(xué)科技人員、科研單位對科技檔案信息資源的共享需求，有利于促進(jìn)醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的交流、應(yīng)用和推廣，最終提升整體醫(yī)療水平。

2 醫(yī)學(xué)科技檔案利用工作中存在的問題

當(dāng)前醫(yī)院科技檔案利用工作主要存在如下幾點(diǎn)：

1）醫(yī)院科技檔案管理、利用意識較為薄弱。當(dāng)前很多醫(yī)院都重視醫(yī)學(xué)科技項目的申報與成果的產(chǎn)出，但普遍存在檔案管理意識薄弱的情況，很多醫(yī)院的科技檔案工作沒有融入到日常的科技活動中，從科技工作人員到醫(yī)院管理人員均沒有意識到科技檔案的重要性。

2）醫(yī)學(xué)科技檔案管理、利用制度不完善。目前多數(shù)醫(yī)院缺乏完善的科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，或是制度執(zhí)行和落實(shí)力度不夠，如果沒有行之有效且完善的管理制度來進(jìn)行約束，單純依靠科技工作人員的自覺性來完成檔案材料，依靠科技管理部門進(jìn)行收集與整理，缺乏同步的建檔管理工作，缺乏實(shí)時監(jiān)督和反饋，可能會造成歸檔材料不完整，檔案質(zhì)量難以得到保障的結(jié)果，使之失去其應(yīng)有的指導(dǎo)、借鑒和應(yīng)用價值，從而影響其開發(fā)利用。

3）醫(yī)學(xué)科技檔案科學(xué)性、完整性欠缺、利用率低?，F(xiàn)階段有不少醫(yī)院對科技檔案的管理還是采用紙質(zhì)文獻(xiàn)收藏并以立卷存檔為主，沒有設(shè)立電子檔案，只停留在紙質(zhì)痕跡資料的收集整理與保管階段，這將導(dǎo)致資料信息的保存難度越來越大，紙質(zhì)檔案的存放不僅要保證環(huán)境條件符合要求，要不斷擴(kuò)大儲存空間，此外，紙質(zhì)檔案在長時間的保存之下，還可能會發(fā)生褪色、破損等問題。紙質(zhì)檔案比起電子文檔的使用顯得較為繁瑣，科研信息難以快速共享。

醫(yī)學(xué)科技項目一般由項目負(fù)責(zé)人主持，課題組專業(yè)技術(shù)人員分工協(xié)作，科研檔案的收集、歸檔常常不能保證項目準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)驗(yàn)收、申報成果與獎勵等各階段的材料的完整性。

此外，在醫(yī)學(xué)成果轉(zhuǎn)化方面，很多醫(yī)院對醫(yī)學(xué)科研檔案的利用缺乏長期有效的規(guī)劃，只把科研檔案作為歷史材料來保管，不能發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價值。

3 醫(yī)學(xué)科技檔案開發(fā)利用的方法

有效開發(fā)利用醫(yī)學(xué)科技檔案，發(fā)揮其在科技領(lǐng)域信息中的主體作用，必須保證科技檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。才能充分、有效、及時地為科研工作服務(wù)，為科技工作者及時提供更多、更準(zhǔn)確的信息。

1）建立醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化管理系統(tǒng)。高質(zhì)量的醫(yī)學(xué)科技檔案不是簡單的材料堆積，而是能準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映醫(yī)學(xué)研究活動的過程和成果的材料，建立醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理系統(tǒng)可以顯著提高管理工作效率，為科研檔案的開發(fā)創(chuàng)造更方便快捷的條件。

醫(yī)院應(yīng)努力搭建科研檔案管理信息化平臺，對醫(yī)院科技檔案的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化生成相應(yīng)的電子文件，也可利用醫(yī)院的其他信息化管理平臺，逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)和科研檔案信息數(shù)據(jù)庫。此外，科研檔案管理人員也要與時俱進(jìn)，更新知識結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練掌握信息化操作技能。通過這些措施才能保證科研檔案資料收集以及整理的完整度以及準(zhǔn)確性。

2）轉(zhuǎn)換服務(wù)方式，提高醫(yī)學(xué)科技檔案開發(fā)利用意識。醫(yī)院應(yīng)該致力于科技檔案的統(tǒng)一管理，加強(qiáng)醫(yī)院管理層對檔案管理的重視，通過管理層的重視來落實(shí)具體的管理細(xì)則，約束員工認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊脵n案管理工作。醫(yī)院還可采取在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)公布科研檔案管理情況的辦法，將重視醫(yī)學(xué)科技檔案管理工作的風(fēng)氣貫徹到醫(yī)院各個部門和人員，逐步增強(qiáng)開發(fā)利用科技檔案信息資源的意識。

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展為科技檔案信息資源的開發(fā)利用提供了新的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。尤其是信息的流動更為快速，同時也大大改善了科技檔案信息傳遞途徑，使得信息傳遞更加方便、快捷，這就要求檔案管理人員及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，進(jìn)一步解放思想，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐步增強(qiáng)對科技檔案信息資源開發(fā)利用意識，從而適應(yīng)新形勢下科技檔案管理工作的需要。

廣泛開展科技檔案信息資源的開發(fā)利用，要及時改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式。首先：檔案管理部門要對所掌握的檔案信息資源進(jìn)行整理、分析和研究，要在明確現(xiàn)有館藏檔案信息資源的內(nèi)容構(gòu)成、使用功能、領(lǐng)域特征等前提下，積極主動擴(kuò)展現(xiàn)有科技檔案資源對象的實(shí)際使用空間;其次，檔案管理部門要提供更廣泛的咨詢服務(wù)，要根據(jù)科技檔案信息利用者的不同需要，做好對外咨詢服務(wù)，及時準(zhǔn)確地解答利用者的各種咨詢，最大限度地滿足利用者的不同需求。要建構(gòu)具備動態(tài)應(yīng)用屬性特征的咨詢應(yīng)答工作機(jī)制，扎實(shí)提升我國科技檔案信息資源的實(shí)際使用效率。三是要廣泛做好宣傳服務(wù)。檔案管理者要把存放在檔案柜中的“死”檔案變成“活”信息，在不違反保密制度的前提下，廣泛地進(jìn)行傳播和宣傳，從而使檔案信息資源開發(fā)利用工作開展得更為廣泛。開展科技檔案信息資源的應(yīng)用宣傳工作，確保更多的人充分認(rèn)識科技檔案的應(yīng)用價值。

3）建立健全科研檔案管理利用制度。標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化、科學(xué)化收集和整理科技檔案，是科技檔案得以有效開發(fā)利用的前提。

醫(yī)院必須把科研檔案管理納入醫(yī)院的科研工作日常管理中，按照國家相關(guān)制度要求并結(jié)合實(shí)際，制訂相應(yīng)的科研檔案管理制度?？蒲袡n案管理辦法還應(yīng)與科研項目管理辦法應(yīng)互相配合，確保與醫(yī)院相關(guān)政策的統(tǒng)一性和延續(xù)性。

建立健全科研檔案管理制度，能確保科研檔案管理工作有章可循，明確科研檔案不同階段材料形成者的歸檔職責(zé)，如與科研檔案工作相關(guān)的部門及人員，如科管部門、項目負(fù)責(zé)人、課題參與人等均應(yīng)該有相應(yīng)的義務(wù)與責(zé)任。

醫(yī)院還應(yīng)使相關(guān)人員及時了解并掌握檔案管理制度的具體情況，做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，形成層的科研檔案工作機(jī)制。

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