集團企業(yè)的全面預算信息化建設

程裕

中圖分類號：F812.3 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）4- 127- 01

摘 要 全面預算信息化已成為企業(yè)日常經(jīng)營的基礎管理工具，本文從準備階段、建設階段、運行測試階段闡述了企業(yè)全面預算信息化建設實施全過程。

關鍵詞 全面預算 信息化 建設

全面預算管理是企業(yè)日常經(jīng)營的重要工具，企業(yè)通常在運用全面預算管理初期，通過建立和完善企業(yè)內部的全面預算管理體系，設計統(tǒng)一的全面預算編制報表，制定全面預算管理流程等方式，逐步完成從財務預算到全面預算管理的過渡。但是完全依靠人工進行全面預算的全過程管理制約了預算管控能力的提高。隨著近年來企業(yè)管理軟件的發(fā)展，如何通過全面預算管理信息化的建設完善全面預算管理，本文結合工作實際，進行簡單闡述。

一、信息化建設實施過程

（一）準備階段

1.確定全面預算管理信息化建設目標。企業(yè)應結合現(xiàn)有的預算管控現(xiàn)狀，對參與全面預算管理的所屬子企業(yè)和職能部門進行調研，收集整理管理需求，并根據(jù)信息化建設投入預算，從數(shù)據(jù)庫平臺、數(shù)據(jù)協(xié)同、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)交互等方面確定符合企業(yè)管理需求的信息化建設目標。

2.軟件服務商的選擇。目前市面上全面預算管理系統(tǒng)都可根據(jù)企業(yè)的需求，對軟件功能進行個性化定制。企業(yè)根據(jù)全面預算管理信息化建設目標選擇適合預算管理需求的軟件服務商。

（二）建設階段

1.建立符合企業(yè)管理要求的全面預算體系。預算體系的建設應以預算管理流程為驅動，統(tǒng)一預算指標體系、編制表格體系、預算編制方法、預算假設、成本定額標準；規(guī)范控制規(guī)則、審批流程；支持企業(yè)多層級管控、職能部門分條塊管控、多維度分析，滿足不同層面的管理要求。按照事前有計劃、事中可控制、事后能追溯的管理模式，實現(xiàn)預算目標分解、預算指標編制、預算執(zhí)行控制、預算年中調整、預算執(zhí)行分析、預算考核管理的閉環(huán)管理。

2.搭建實現(xiàn)覆蓋全員、全業(yè)務、全過程的全面預算管理功能。主要包括以下基本功能。

（1）預算指標編制和中期調整。預算指標編制搭建要點是在企業(yè)統(tǒng)一的編制表格體系下，支持企業(yè)內部各預算執(zhí)行部門以業(yè)務為起點，進行多維度、多層次和多版本編報，能通過部門預算逐步匯總為企業(yè)預算。支持預算執(zhí)行部門層面的審批流程、企業(yè)層面的決策流程和上報流程。企業(yè)集團的應支持集團母公司各職能部門按業(yè)務分管條塊對所屬各級子企業(yè)對應業(yè)務的預算編報數(shù)據(jù)審核。為提高數(shù)據(jù)編制的準確率，在表格中應內置表內和表間公式審核和錯誤提示，企業(yè)集團的應支持表格體系中所有報表由系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)的合并匯總和透視查詢。

預算中期調整搭建要點是可以單獨設置為獨立的功能，除具備預算編制的基本功能外，還應支持預算調整數(shù)填報，系統(tǒng)自動計算預算中期調整后報表。

（2）預算執(zhí)行控制。預算執(zhí)行控制搭建要點是支持事前顯示預算執(zhí)行實時進度；事中通過預置的審批流程和執(zhí)行進度提示，支持多部門、各類預算項、各類預算業(yè)務類型、多期間組合設置不同的執(zhí)行控制方案、規(guī)則。以資金支出為主線，通過系統(tǒng)執(zhí)行費用報銷及合同結算申請審批流程，系統(tǒng)按部門進行成本費用的歸集，達到事中控制的目的。實際執(zhí)行數(shù)可通過系統(tǒng)與企業(yè)的財務核算和業(yè)務管理系統(tǒng)端口對接實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)共享，并支持手工錄入時間性差異影響的數(shù)據(jù)。

（3）預算分析決策。預算分析決策搭建要點是支持多口徑、多維度、按年、季和月度預算執(zhí)行進度序時查詢，也可根據(jù)管理需要在系統(tǒng)中配置統(tǒng)一的預算分析表格體系，支持從企業(yè)的財務核算和業(yè)務管理系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)匯總和預算執(zhí)行情況的圖表分析，由企業(yè)填報補充預算執(zhí)行差異原因和管控措施后，系統(tǒng)自動生成統(tǒng)一格式的預算執(zhí)行分析報告。

（4）預算考核管理。預算考核管理搭建要點是基于預算編制、預算執(zhí)行、預算結果的動態(tài)業(yè)績和綜合業(yè)績評價，支持本企業(yè)內部各職能部門自定義考評、上級對下級企業(yè)考評；考核方案包含財務指標和非財務指標，支持從財務核算系統(tǒng)抓取財務數(shù)據(jù)、差異結果自評價和差異原因分析填報。

（三）運行測試階段

完成系統(tǒng)各功能模塊運行測試，在系列測試過程中解決編報公式、表格排版打印、數(shù)據(jù)共享、預算審批上報等存在的問題。集團企業(yè)還需要解決對子企業(yè)全面預算指標上報后修改痕跡提示、上報數(shù)據(jù)的鎖定和解鎖、預算方案版本設定、年度間預算方案數(shù)據(jù)銜接等集團系統(tǒng)管理員權限的配置完善。

二、信息化建設過程中容易忽略的問題

一是系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享端口開發(fā)、發(fā)票查驗等依托第三方公司完成的功能，基本都是需要支付端口開發(fā)服務費且后續(xù)每年需支付維護服務費，該類支出需要在招標階段明確是否含在軟件報價中。

二是系統(tǒng)抓取的數(shù)據(jù)受目標軟件功能的限制，無法完全實現(xiàn)軟件功能。如預算分析決策功能的財務數(shù)據(jù)抓取會因財務核算軟件的財務報表數(shù)據(jù)保存方式的原因無法實現(xiàn)抓取；預算執(zhí)行功能中的收款對象因人力資源系統(tǒng)或財務系統(tǒng)的員工、客戶具體數(shù)據(jù)維護不當出現(xiàn)抓取錯誤的情況。

三是財務部門作為全面預算牽頭組織者，系統(tǒng)管理員的角色往往由財務人員擔任。要做好系統(tǒng)運行前各級子企業(yè)系統(tǒng)管理員培訓，能夠協(xié)調本企業(yè)指標數(shù)據(jù)部門間流轉及企業(yè)內部管控流程合理設定，推動預算系統(tǒng)在企業(yè)的運用。

三、結語

綜上所述，全面預算信息化建設應基于企業(yè)戰(zhàn)略，堅持整體規(guī)劃、分步實施、逐步完善的原則，有效推動全面預算管理效率提高和全面預算管理水平提升。