石油企業(yè)檔案管理優(yōu)化策略探討

吳錦秀

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）04- 117- 01

摘 要 在石油企業(yè)內(nèi)部工作范圍中，檔案管理是重點工作內(nèi)容，在很大程度上決定著各項工作決策能否順利進行，同時也影響著企業(yè)的發(fā)展進程。因此，在形勢下，企業(yè)需要針對檔案管理這一重點工作進行優(yōu)化，從而全面提高管理工作整體效能，促進石油企業(yè)在行業(yè)范圍內(nèi)實現(xiàn)長遠發(fā)展。

關鍵詞 石油企業(yè) 檔案管理 優(yōu)化策略

檔案管理作為重點工作內(nèi)容，其所呈現(xiàn)的功能效應十分突出。在石油企業(yè)內(nèi)部的工作環(huán)境，所呈現(xiàn)的信息類型十分豐富，并且種類多樣，其中主要包括工程信息、人事信息以及具體的財務信息等，是構(gòu)成企業(yè)檔案的重要載體。針對檔案信息進行規(guī)范管理，能夠?qū)崿F(xiàn)石油企業(yè)內(nèi)部信息有效整合，對于支撐企業(yè)各項戰(zhàn)略決定有效制定以及業(yè)務拓展發(fā)揮著重要作用。因此，石油企業(yè)需要積極更新管理思想，針對檔案管理加強思想重視，并對具體的管理舉措進行合理的優(yōu)化。

一、提高思想重視，加強資金投入

針對檔案管理，石油企業(yè)需要加強對這一工作要務的思想重視[1]。認識到檔案管理與內(nèi)部經(jīng)營管理兩者之間存在的必然管理，認識到檔案資源對于促進企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展的支撐動力。在形成正確的思想認知之后，石油企業(yè)需要在資金層面加強投入力度，優(yōu)化資金配置，將其用于的檔案管理的組織建設、人員招聘以及管理體系的建設上。首先，成立獨立的管理部門，針對檔案管理的具體要求對實際的崗位工作職能進行明確。同時，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作規(guī)模加強人員的引進，從而構(gòu)建完善性的檔案管理工作隊伍，保證各項管理工作規(guī)范、有效的得以落實。此外，加強檔案管理工作環(huán)境以及作業(yè)體系的建設，營造良好的管理環(huán)境，全面提高管理工作的綜合效能。

二、完善管理機制，規(guī)范管理流程

在實施檔案管理的過程中，石油企業(yè)需要根據(jù)實際情況就具體的管理機制進行完善，從而為管理人員規(guī)范開展工作提供正確的方向?qū)颉Ｊ紫龋谥贫ü芾頇C制的過程中，石油企業(yè)需要立足于當前的行業(yè)發(fā)展趨勢，根據(jù)新時期行業(yè)背景所提出的檔案管理工作要求，并結(jié)合國家在此方面所指定的相關戰(zhàn)略法規(guī)，對具體的管理機制進行完善和優(yōu)化。明確管理人員的具體工作職能，并對具體的工作流程進行優(yōu)化設置。從而保證管理人員對檔案管理的具體工作操作方法更加了解，進一步規(guī)范自身的工作行為，保證所呈現(xiàn)的管理效果更加突出。同時，石油企業(yè)需要形成良好的安全防控意識，針對檔案管理工作中可能存在的風險隱患進行重點分析，并結(jié)合實際情況提出科學的解決舉措和戰(zhàn)略方案，對具體的風險隱患進行有效的預防和防控。石油企業(yè)需要結(jié)合以往工作經(jīng)驗，全面分析檔案管理工作環(huán)境中可能存在的風險，如檔案信息丟失、泄漏的風險，或者管理系統(tǒng)功能故障等風險。并引進先進的技術手段，對檔案管理的工作環(huán)境進行優(yōu)化建設，從而保證管理工作的整體效能和管理品質(zhì)得到合理的優(yōu)化。

三、引進先進技術，構(gòu)建現(xiàn)代化體系

在實施檔案管理工作的過程中，石油企業(yè)需要順應新時代的發(fā)展趨勢，加強先進技術的引進和落實。在信息化載體的支撐下，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理體系，從而保證所構(gòu)建的檔案管理工作環(huán)境得到合理優(yōu)化，也能夠全面提高檔案管理整體工作效能，有效規(guī)避傳統(tǒng)人工操作所存在的風險隱患，保證所構(gòu)建的管理環(huán)境更具有安全性。首先，針對石油企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進行合理的分類[2]。之后，踐行分模塊的管理原則，利用信息技術構(gòu)建不同的管理模塊工作體系。從而實現(xiàn)檔案信息的針對性管理。同時，在實施現(xiàn)代化管理的過程中，石油企業(yè)需要加強管理風險的全面防控，引進防火墻等軟件，對管理體系進行優(yōu)化管理，督促管理人員嚴格踐行秘鑰管理機制，在進行檔案管理的過程中做好重要信息有效備份，從而保證管理環(huán)境更加安全，避免信息出現(xiàn)丟失、泄漏等其它風險隱患，保障檔案管理工作整體效能，突出管理質(zhì)量。

四、加強培訓與考核，提高人員專業(yè)水平

在實施檔案管理的過程中，石油企業(yè)需要針對管理人員素質(zhì)建設形成高度的思想重視，并通過多種舉措對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行規(guī)范管理，從而保證所開展的各項管理工作與實際要求更加貼近，全面提高整體工作質(zhì)量。首先，制定完善性的培訓機制[3]。針對管理工作的具體要求，將先進的管理理念以及優(yōu)秀的技術手段有效的滲透給管理人員，并督促管理人員自主參與到管理工作先進方法的學習當中。同時，加強管理人員職業(yè)素養(yǎng)的全面考核，制定完善性的激勵機制，強化工作監(jiān)督力度，督促管理人員提高整體責任意識。

依前所述，檔案管理作為石油企業(yè)內(nèi)部的重要工作內(nèi)容，所呈現(xiàn)的功能地位比較突出，能夠進一步優(yōu)化石油企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境，提高整體經(jīng)營效能，同時也能夠促進企業(yè)在新時期的石油行業(yè)領域?qū)崿F(xiàn)深入的發(fā)展。因此，石油企業(yè)需要積極針對檔案管理的具體工作目標，對具體的工作舉措進行合理優(yōu)化。加強思想重視，完善管理機制，引進先進技術，加強考核與培訓，從而保證所構(gòu)建的管理體系更加系統(tǒng)、全面，彰顯檔案管理價值。

參考文獻：

[1]蘇燕.石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其創(chuàng)新思考[J].勞動保障世界，2019（23）：67.

[2]劉惠.石油企業(yè)檔案的創(chuàng)新管理路徑[J].辦公室業(yè)務，2019（05）：89.

[3]劉作偉.論石油企業(yè)檔案的開發(fā)與利用[J].辦公室業(yè)務，2019（02）：129.