淺談民辦高校行政秘書素質及能力提升措施

摘要：隨著高等教育教學改革的不斷深化，很多高校擁有了更多的行政自主權。辦公室作為高校管理與服務的核心部門，在內部起著承上啟下溝通作用，肩負著信息傳遞的重要使命。而辦公室行政秘書作為行政管理的安排者與執行者，更應認識到自身工作的重要性，其工作效率的高低直接影響行政管理的質量。在新形勢下，高校行政秘書應當具備較強的業務能力、政治素養與服務意識。

關鍵詞：行政秘書 管理 基本素養

中圖分類號：D6? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）12-0215-02

秘書工作是高校發展與改革管理工作中重要組成部分，習總書記評價他們，工作苦、工作任務重、工作復雜;在工作中，應堅持馬克思列寧主義、以科學發展觀為指導，以新的理念新的思想新的戰略方針。依法治校及平安和諧校園的構建，對學校行政管理工作特別是高校辦公室提出了更高的要求。如何更高效地開展工作，如何高水平地服務，為學校領導提供參謀與意見等服務，獲得更好的滿意度，等等。本文分別從管理、政治、教育等領域出發，探討提升高校行政秘書的職業素養與工作能力問題，以便做好秘書這一重要工作。

一、高校行政秘書角色定位與重要性

學校辦公室的工作具有復雜、綜合等特點，因其負責管理事情種類繁多，例如學校領導指示的傳達、資料收集整理、大型活動組織安排，這些工作的開展均需要多方協同調節，這就要求行政秘書具有良好的溝通能力和應變能力，針對所接觸的不同群體采用不同的溝通方式。以辦公室行政秘書為例，不僅要有豐富的專業知識，而且要能更好地領會領導意圖，幫助領導更好地完成工作;因此，秘書應通過精細化分配工作時間，合理安排工作內容，避免遺漏工作內容，按照工作的輕重緩急開展工作，以保證各項工作的順利開展。

這種自律、精細化的管理可以使行政秘書自我能力不斷提升，在日積月累中養成良好工作習慣，更好履行自身工作職責;更好地發揮橋梁與紐帶作用，及時將教職工的意見反饋給校領導，從而使領導更及時地了解教職工需求，增強教職工的幸福感與滿意度。

二、行政秘書工作面臨的問題

1.工作任務過于煩瑣

行政秘書是學校辦公室精細化管理實施的主體，其素質與能力的高低會直接影響工作效率。例如，許多秘書在溝通時方式過于單一，沒有根據不同的溝通對象采取不同的溝通方式，這也是影響溝通效果的主要原因之一。秘書的工作量大，且工作煩瑣，導致有些人在具體工作的開展過程中存在消極怠工的行為，這既有自身原因，也有外部原因。民辦高校，存在人員少、流動性大等問題，很多行政人員往往是身兼數職，這也是其工作出現厭煩情緒的原因之一。

2.工作方法欠科學

面對煩瑣復雜的管理工作，應善于制定相應的工作計劃，避免出現遺漏。不重視工作計劃制定，便會導致工作出現偏差;如果沒有詳細的工作計劃，工作的開展只是按照時間順序進行，秘書在工作中就會處于被動地位，影響學校工作的開展。學校應開展合理的監督衡量機制，高校對于行政人員的考核更多的是出勤的考核，未將其工作效率、服務滿意度納入考核工作中，這就影響考核結果的真實性，也影響秘書的工作熱情。因此，在具體工作中，應講求科學的工作方法，學校應適當采取鼓勵機制，以激發行政人員的工作熱情。

3.自我認同感的缺失

秘書對自身工作角色的認知責任感對其工作能力的提升，起著極大的推動與促進作用。角色意識和自我認同感既是一種心理體驗，也是一種心理認知過程。如果秘書在工作中對自己的角色沒有明確認識，很可能導致責任意識欠缺，工作消極被動。所謂個人角色認知，是清楚知道自己在行政工作中的總體定位，做到心里有數，知道其崗位職責，不斷強化自身對崗位的角色意識與工作責任感，保障自己在行使工作職能時，強化與規范自己的服務行為和服務態度，靈活獲取處理工作所需要的信息。

三、行政秘書能力提升的優化措施

1.主觀能動性的提升

高校在注重教師激勵的同時，也應采用各種辦法激勵行政人員，例如鼓勵并支持他們參加相關專業短期培訓，更好地幫助他們完善工作方法與知識結構、溝通技巧與溝通手段;如果時間允許，可開展短期進修，讓他們更好地與同行之間進行交流，通過溝通與學習取長補短，避免出現其他人工作中所出現的錯誤。這種短期進修更重要的是可以幫著他們增強專業認同感，明晰自己的不足之處。例如通過溝通與交流，了解其他同行的工作方法并應用到自己的工作中，揚長避短，將每日每周所做的工作時間截點進行標注，按照工作的輕重緩急去完成，以保障工作的順利完成。學校在監督方面也應發揮其應有的作用，如了解行政人員的工作滿意度及工作情況，對工作中所存在問題進行相應的調整，了解他們的需求，幫助他們更好地規劃自己的職業生涯。

2.增加角色定位，強化服務意識

新時期高校行政秘書在牢記黨的宗旨基礎上，應更好地強化高校政治服務意識。學校辦公室日常工作涉及教職工的隱私、重要機密文件、人事流動信息、上級批示等，這就要求行政秘書務必做好保密工作;這不僅是工作要求，也是一名行政秘書必須具備的職業素養，與同事不談工作隱私、廢棄的公文文件立即粉碎。在學校的行政管理過程中，學校辦公室的行政秘書既有相關職能，也要有服務意識，妥善處理好各方面的關系。若想做好服務工作，必須全面了解秘書的服務對象。秘書的服務對象很廣，既有教職工，又有校外服務人員，涉及的人員類型眾多，有不同學歷層次、文化素養;因此，秘書工作就帶有復雜與多元化的特點，這就要求行政秘書既要具備一定的專業知識，又要掌握相關法律法規，了解上級領導部門新政策，具備應急事件、突發事件處理的能力。不僅如此，在日常辦公中，秘書應對所面臨事情影響范圍、輕重緩急等后果進行科學判斷，為每個服務對象提供的服務做好記錄，做到有據可查，盡責、負責，從而提高管理服務的滿意度。

3.加強自身素養提升

在自身素質提升的基礎上，秘書必須具備高度的團隊協作意識與精神，秉承突出學校特色、崇尚創新的工作理念，在工作中堅持實事求是的原則，積極開展理論學習，注重理論與工作實踐相結合。俗話說，實踐是檢驗真理的唯一標準，通過社會實踐達到知識創新、工作創新、規范等目的，讓秘書明確自身職責與義務，為高校相關事務的實施提供有力條件。講究溝通方式與技巧。與其他行政人員不同的是，秘書在行政溝通中首先要理清思路、將所要表達的內容條理化，讓領導很快明白你所表達的意思，抓住關鍵點，盡快進入主題;如實反饋，做到不添油加醋、無中生有;在與其他人員溝通時注意說話的態度和方式技巧，力求熱情友好，做到“張弛有度”;在具體工作中也要勇于擔當。以民辦高校為例，行政人員編制緊張，因此當辦公室人員出現空缺時，要勇于承擔個人崗位職責以外的工作，或是幫助其他同事，分擔工作任務，遇到學校重大或臨時性工作時，要積極參與，這就要求在日常工作中與本部門或其他部門同事多交流、多溝通。

4.加強行政綜合知識的學習

行政秘書工作量大，覆蓋面廣，這就需要培養他們多元化的業務技能，以適應工作特性，充分利用時間補充新知識，提高自身能力。行政秘書的基礎工作即管理工作，應加強管理學相關知識的學習和研究，掌握現代行政管理規律與制度。同時置身于互聯網高速發展的今天，高校的各項工作基本實現現代化與信息化;因此，我們更要與時俱進，提高信息管理和運用水平。公文寫作也是行政秘書工作的重要一項，比如完成最基本的會議紀要、工作計劃、總結的擬寫、校對等。由于秘書工作任務繁重，很多公文的寫作基本是照搬網絡模板，長此以往，導致公文寫作水平無法提升，公文的寫作深度不夠，無法結合學校實際，呈送的材料反復刪減等情況出現。這就要求他們要夯實理論基礎，從日常工作中研究公文寫作方法，掌握其文體必要的詞匯，閱讀與學習上級部門下發的各類文件，學習遣詞造句方法。

四、結語

綜上所述，行政秘書的工作環境較其他崗位更為開放，工作對象復雜，雜事瑣事多。工作性質要求他們具備嚴謹細致的作風。工作強度大、內容的枯燥乏味，容易導致他們心理焦慮等負面情緒的出現;因此，面對高強度工作，自身要擺正心態，增強自身抗壓能力，強化心理素質，不斷學習和擴充自己，讓自身的素質穩步提升，更好地為學校發展貢獻力量。

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責任編輯：趙世鵬

[作者簡介]姚迪，長春大學旅游學院研究實習員，碩士，研究方向：高等教育管理與行政管理。