加強基層單位檔案管理工作的創新思路

謝迎杰

摘 要：隨著科學技術的高速發展，基層單位檔案管理的創新是一個很大的挑戰，這需要有創新精神以及創新意識。要做到保持創新精神和創新意識，應全面展開，層層針對，以理念為核心，從人員和系統等方面進行有效的發展，從而使基層單位檔案管理工作有質的飛躍和良好的轉型。本文對此進行了探討。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;創新精神

一、基層檔案管理的重要性

1.檔案管理

檔案管理，又稱檔案工作。主要工作包括檔案的收集、整理、價值評估、保管和編目。檔案工作的職責是為檔案信息提供安全保障。有四個原則分別是：①沒有損失，②沒有損害，③沒有混亂，④沒有分散。檔案管理員應該小心謹慎的管理檔案。檔案工作者應當具有強烈的責任感和保密意識，才能保證手中信息的絕對安全。

2.現階段檔案管理的問題

現階段，基層單位檔位管理存在以下幾個問題：①沒專門的檔案管理室;②工作設備不完整;③管理意識薄弱;④沒有完整的管理體系。

二、在新時期中如何增強創新意識

創新始于一種理念。有人說，創新是一種不可否認的偶然行為。創新有其偶然性。但更多的創新實踐者在創新過程中意識到自己行為的自覺性和價值性，也就是說，他們知道自己在創新，有創新的欲望。創新思維也深入他們的頭腦，成為一種觀念。所以在新時期，要保持善于創新的基層單位檔案管理意識，不守老規矩，敢于對未知事物充滿好奇和自信。畢竟，經驗告訴我們的只是過去失敗的過程，而不是未來如何成功。我們所依賴的老經驗是前人智慧的積累，在新的時代，舊的經驗并不意味著永遠適合當下情況。

三、加強基層單位檔案管理工作的創新思路的意義

檔案管理是一個要求有專業性的一個工作，需要多數的人員和財力的注入，加強檔案管理創新，是為了更簡單、更快捷的發展。檔案管理存在于各行各業，而對于管理檔案的人員，卻不能確保沒個管理人員都是專業的，常見的檔案管理有企業檔案管理、學校檔案管理、部門檔案管理等，在這些管理上，就就需要有創新的思路，來對管理進行標準化、規范化、信息化以及安全化。

四、檔案管理的創新思路作用

（1）充分發揮檔案館的作用，有利于科學規劃和決策，有利于提高工作效率和管理水平。

（2）提升項目的管理水平和盈利能力。

（3）基層管理目前的情況，借鑒和吸收了檔案管理的研究成果，以服務領導服務社會為目標、服務項目、服務業主，讓檔案管理可以更好地為企業服務，為企業發展做出了貢獻。

五、如何進行檔案管理創新思路的發展

1.怎樣貫徹落實創新思路的發展

創造良好的工作環境，對基層檔案管理人員進行創新意識的指導，引導管理人員對檔案進行創新，來完善管理檔案整個管理系統，做到對檔案標準化，簡單化，規范化、信息化。在新時期，電子檔案便體現出了標準化、簡單化等一系列標準，以至被廣泛應用，這就是創新化的發展和創新思路，但在一些公司，一些技術和技術設備尚未被廣泛普及，這樣也顯示了舊傳統管理方法的問題，耗時長、費勞動力、容易混淆、工作時間長，也同樣沒有保證檔案的完整性，而電子檔案管理便使這些進行了數字化的處理提供了快捷的服務方式，檔案信息數字化也是保護原始紙質檔案的有效途徑。檔案的獨特性、獨創性和憑證性，是歷史真實記錄的重要體現。

檔案數字化后，檔案利用主要利用數字化后的檔案信息，有效地保護了原始檔案。因此，電子檔案管理是信息時代的必然選擇，但電子檔案也不完善，是具有風險性的，在有時候無法供給的時候，而且應用軟件更新非常快，在許多檔案企業的信息化建設中，以應用為導向，以網絡為中心，在新的軟硬件環境下無法閱讀。同時也容易改進各種系統的開發，使文件的生成發生了很大的變化。病毒的存在和入侵威脅著電子文檔的安全和長期存儲。電子文件的硬件設備，有很強的依賴性，即使現在的計算機的儲存能力很強，但有時還會出現一些電子檔案未進行保存的情況，且在現社會中檔案管理應用軟件更新速度很快，許多電子檔案或文件在新的軟件中無法進行查看，而且還容易丟失文件和被病毒侵害，不利于電子文件的安全和長期存儲。在傳統的電子檔案管理模式的情況下，不管是從管理還是應用的方面上，都有一定的時間限制。在各基層中，大量的電子文件可以通過編解碼的過程存儲在電子文件的硬盤中，也可以進行粘貼復制的方法進行保存，這些方法使檔案管理的效率有很大的提高。所以，檔案部門只用將檔案資料輸入到電腦中就可以了。基層檔案管理員可以通過網絡自動歸檔。這一系列簡單快捷，不瑣碎，不易出失誤等，解決了傳統上的難題。

2.管理員工作問題

在基層單位的發展過程中，建立一個連接辦公系統的橫向通道仍然是很常見的。由于檔案人員對本部門建立辦公自動化系統和電子檔案工作不完全了解，無法確定資料的完整性，一個渠道連接到管理系統中，用于存儲電子和紙質文件，電子檔案向網絡化管理轉變后，檔案部門工作人員可以優化系統的協調，促進系統的發展，并將其與辦公資料輸入到網絡系統中。電子檔案管理員負責將統一的卷編碼發展成雙協調通道，從而增強檔案的數據查詢功能，大大保證了檔案的收集和完整性。這樣，兩個系統可以無縫連接。

3.管理人員的管理問題，提高創新意識

在員工工作目標的基礎上，通過識別、衡量、傳達和獎勵員工的關鍵能力與績效水平，使公司的總體績效水平不斷提高的一種逐步定位方法，使管理人員對創新充滿激情，讓管理人員明確自己的工作目標;對工作績效進行評價;對影響工作績效的因素進行分析，制訂一個提高工作績效的有效措施;著眼于未來的發展，能夠這個讓管理的職業生涯得到良性發展。

4.電子檔案管理可以代替傳統檔案管理的原因

因為創新使管理變得簡單，條理清晰，也就是數據化，之所以可以替代的根本原因是數據，現在是科技時代也是大數據時代，檔案是隨著歷史的延變而產生的，是歷史的一個證明，也是社會進步的基礎。所以，我們應該高質量地對檔案進行精密的管理，充分發揮檔案的作用。隨著實踐的一步步展開和經驗的積累，檔案管理出現了許多不同的形式。隨著社會的進步，先進的科學技術已經被推廣到了各行各業，在基層檔案的管理中，計算機的普及為檔案管理注入了新的活力與新鮮血液，有了新的科學技術的幫助，我們可以更方便快捷地共享檔案資源，打破了時間和空間上的束縛。這是一種創新的表現，這種創新也是時代發展的必然要求。不僅如此，電子檔案還具有檔案管理數字化的特點，是一個較為先進的特點。因為數字化主要體現在更先進的信息存儲技術上，與傳統的文件管理相比，安全水平也提升到了一個新的水平。傳統的基層檔案管理會存在一定的局限性，而局限性則主要體現在了兩個方面：一方面，是信息查看地點具有局限性，就是只能在檔案中查看或存儲文件信息的地方查看，另一方面，時間的局限性。檔案的查看時間是有明文限制的，人們只能在特定時間查閱資料。但是信息的案管理不同，它打破了時間上的限制，實現了讓人們隨時隨地都可以查看檔案，方便了人們獲取檔案信息。

六、管理人員應該怎樣做

管理人員應當認真對待自己的職務，做好保密工作，在任職時要做到，理清自己的頭緒，善于創新，有創新意識，認清自己的工作職責，以及創造一種創新的良好氛圍，使每一個職能崗位的人員都認識到，每個人都是檔案管理的責任人，而不僅僅是檔案員個人的工作內容。只有建立全員負責、各司其職的環境，管理創新意識才能滲透到經營的方方面面，幫助全體員工從過去注重自身工作內容創新的微觀層面，提高到整體上更全面的宏觀創新。當創新視角由有限向開放轉變時，基層單位更容易加速創新，提高創新效率。要努力提高他們的創造性思維和工作思路。檔案管理者要不斷學習，高效地開展自己的工作，培養一定的責任感和業務素質，提高日常學習和工作能力，做好新時期的檔案管理工作。在網絡時代，要善于運用現代科技設備為檔案工作服務。在日常工作中，要整合現有資源，充分利用現代科學技術和先進設備。

七、創新的意義

隨著新時代的到來，創新也顯得極為重要，它決定著工作的快慢乃至做事的質量。創新改變社會。創新是指在現有思維方式的基礎上，提出不同于傳統或普通人的思想，在符合理想化需求或滿足社會需求的特定環境中，改進或創造新事物、新方法、新要素、新途徑和新環境的行為，并能取得一定的效益。創新在經濟、商業、技術、社會學和建筑學的研究中起著重要的作用。這也是為基層檔案管理注入新活力的一項創新。管理創新意識滲透到基層單位的每一個流程環節，幫助全體員工從過去注重自身工作內容創新的微觀層面提高到整體上更全面的宏觀創新。讓創新成為一種習慣。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）