檔案安全防護和應急管理

朱家友

關鍵詞：檔案管理;安全防護;應急管理

引言：檔案作為企業各項經營活動的見證者，檔案安全管理對企業長久穩定發展以及對企業內部機密展開保護有著重不可替代作用。因此，企業在日常管理過程中，應注重企業內部檔案管理，不斷提高自身的安全意識，對企業長久穩定發展有著重要意義。由于企業檔案存儲方式多以紙質為主，就需要檔案管理人員做好日常管理和保護工作，減少人為因素和環境因素對企業檔案帶來的損害，本文將結合筆者工作經驗，提出合理化的檔案安全防護及應急管理對策，以資借鑒。

一、基于紙質檔案管理模式的安全管理

（一） 建立嚴格的信息訪問制度

企業如果采用的紙質檔案存儲形式，那么在進行檔案管理過程中有必要做好日常檔案管理工作，提高檔案安全性，檔案管理人員也要具備一定的安全意識，這樣才能將檔案安全管理融入到日常管理中來。例如，日常管理中要對訪問人員及訪問時間進行限制，對檔案訪問人員的身份進行仔細核對，避免檔案信息泄露，對保護企業檔案安全性有著重要意義。此外，除了要做好訪問人員限制工作外，還要對檔案訪問范圍進行限制，訪問人員所閱讀的檔案范圍應進行合理劃分，避免機密檔案外泄。例如，規定制度的檔案訪問區域，并約束檔案訪問人員在固定區域閱讀檔案，使檔案管理朝著更加模式化，更加規范化方向發展。此外，為了加強對檔案安全防護工作，在條件允許的情況下，應限制檔案訪問時間，實現檔案的集中化管理，提高檔案訪問率，如果檔案涉及內部或高層機密的情況下，還要禁止拍攝等行為，避免檔案機密外泄，實現對檔案的有效防護。

（二） 注重檔案存儲區域的安全

紙質檔案很容易被損壞，近年來因日常保管不到位使得檔案受到損害的事件有很多，如被燒毀等。特別是一些老舊檔案，常常被存儲于庫房、保管室等區域，那么就應做好檔案存儲區域管理工作。例如，做好存儲區域防火措施，禁止易燃危險物品出現，如打火機、火柴、煙花等，此外，還應在檔案存儲區域配備相關消防設施，如滅火器等，以備不時之需。另外，還要控制好檔案存儲區域溫度濕度管理，做好日常通風，延長紙質使用壽命，對檔案庫房中的溫度也應進行時刻監控，實現對檔案有效管理。

（三）嚴格控制檔案室人員進出

檔案室是存儲檔案的重要區域，做好檔案室安全管理工作對檔案保護有著重要意義，對此，應積極開展檔案室安全管理，工作人員要每天檢查檔案室門窗是否關嚴，是否上鎖;對進出檔案人員要有一定的了解，對人員活動進行嚴格控制，例如禁止開展明火活動，進出要登記，閱覽時間也要做好記錄等。

二、積極開展“八防”措施

在開展檔案管理的過程中，應做好相應的預防對策，將“八防”措施納入到檔案日常安全應急管理中來，具體包括：防火、防水、防盜、防塵、防蟲、放盜共八項措施，以期進一步提高檔案管理安全性和可靠性。最常見的防護措施主要以防火、防水及防霉為主，具體防護方式如下：防火不單單指煙花、打火機等明火，還要做好照明以及電器等方面防護，結合材料的性能來積極開展，這樣才能實現對檔案有效防護;而檔案防水工作，主要是對檔案室的環境進行管理，不要將檔案存儲于潮濕環境下，可以通過勤通風、安裝空調、除濕及降濕等方式;防霉指的是控制霉菌的生長和繁殖，霉菌的破壞性強，繁殖速度快，因此可以加強日常清掃和管理工作，及及時倒掉庫房內的垃圾，保證庫房環境整潔，空氣流通才能避免細菌滋生[1]。

三、檔案應急管理

檔案應急管理及搶救指的是檔案及檔案形成單位建立有關制度及應急對策，保證在突發緊急事件后能最大限度的減輕對檔案的損害。突發事件離不開人為因素和自然因素，如果在日常中不做好緊急防護對策，那么就會對檔案安全性構成嚴重威脅。具體的應急防護對策可以從以下幾方面進行考慮：編制應急搶救預案，對于超出日常管理外的風險，如火災、水災、盜竊、地震等進行合理編制，搶救方法要詳細，針對性要強，在對永久保存的檔案開展分級保管的搶救對策，優先對價值高的檔案進行搶救，同時還要在日常中開展檔案模擬演戲模擬，提高檔案人員的應急搶救能力，降低對檔案的損害[2]。

綜上所述，檔案應急管理主要是指當發生突然性事件時，檔案管理人員可以在第一時間內做出正確的應急搶救對策，最大限度實現對檔案防護，減輕企業損失，以進一步提高檔案信息的安全性，對企業長久穩定發展有著重要意義。這要求企業檔案管理人員應不斷提高自身的安全管理意識，做好日常檔案管理工作，采用正確的管理方法，同時也能夠提高檔案管理部門應對緊急情況的處理質量，從根本上實現對企業檔案的有效管理，充分發揮檔案價值功能，并促進企業的發展。

參考文獻

[1]謝慶華.網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護[J].科技經濟導刊，2018（16

[2]李玉生.做好企業檔案防火工作的幾點建議[J].北京檔案，2018（08）