淺析信息技術(shù)在現(xiàn)代采購中的應(yīng)用

李楠

【摘 要】 采購是一個(gè)公司對外的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而采購部門是公司對外的窗口，它的管理效率直接影響著公司的正常運(yùn)行，在現(xiàn)代采購之中，人們一般只關(guān)心采購價(jià)格對成本的影響，而忽略了其他方面對采購的影響，采購的周期控制、采購的量以及庫存的控制都會(huì)直接影響采購的成本。本篇文章首先探討了傳統(tǒng)采購中存在的一些問題，并分析了如何將信息技術(shù)運(yùn)用到現(xiàn)代采購中，探索了一種新的采購模式，讓采購工作變得更加的井然有序。

【關(guān)鍵詞】 信息技術(shù) 現(xiàn)代采購 應(yīng)用

引 言

傳統(tǒng)的采購方法缺少交流和信息溝通，從而間接地造成成本上升。信息查詢不方便，會(huì)導(dǎo)致采購的交貨期庫存控制受到影響。現(xiàn)代采購能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)建立材料信息共享系統(tǒng)，方便供應(yīng)商準(zhǔn)備材料，以及用戶接收材料，讓采購管理不僅只是訂單的管理，輕松地完成采購任務(wù)，實(shí)現(xiàn)“零庫存”管理。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)代的采購中，信息共享能夠及時(shí)的提供采購時(shí)的信息，讓采購的工作變得更加的及時(shí)，更加的精準(zhǔn)，也更加的高效，解決了許多公司的采購問題。在材料的采購中，運(yùn)用信息技術(shù)能夠讓交易變得更加的順利。隨手互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)支付的普及，電子采購可以讓交易在虛擬的環(huán)境下完成，并且使得交易變得更加的透明化。

一、傳統(tǒng)采購中存在的缺陷

傳統(tǒng)的采購既為人工采購模式，主要是運(yùn)用常規(guī)的工具，在沒有現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下所完成的工作。傳統(tǒng)采購主要運(yùn)用表格的方式，統(tǒng)計(jì)材料負(fù)責(zé)采購員的名字以及采購的量，記錄著不同類型材料的采購信息，在市場方面?zhèn)鱽碜儎?dòng)的時(shí)候，采購負(fù)責(zé)人便會(huì)在表格上更新消息。如果一個(gè)公司使用傳統(tǒng)的采購方式，那么能經(jīng)常看到采購計(jì)劃員不停的奔忙，以及對數(shù)據(jù)不停地修改。傳統(tǒng)采購的方式會(huì)受到信息傳遞和溝通不暢的影響，造成了購買許多不必要的材料的后果。傳統(tǒng)的采購模式信息不暢，庫存有盲目性。在傳統(tǒng)采購中，因?yàn)閷?shí)際的生產(chǎn)需求情況并不清楚，所以只能通過提升庫存來保證供貨量，這樣會(huì)帶來很大的庫存浪費(fèi)。

二、將信息技術(shù)應(yīng)用在現(xiàn)代采購中的好處

（一）信息技術(shù)使采購成本更低。信息技術(shù)能夠讓貿(mào)易的雙方從簽定合同到現(xiàn)金支付，不需要當(dāng)面進(jìn)行，只需要通過計(jì)算機(jī)在虛擬的環(huán)境下，完成真實(shí)的交易。在采購中，距離越遠(yuǎn)，所付出的成本就越大，隨著信息技術(shù)的加入，網(wǎng)絡(luò)上能夠傳遞采購的信息，減少采購人員錄入重復(fù)的數(shù)據(jù)。雙方通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交易，提高了內(nèi)部信息的傳遞效率，節(jié)省了管理的成本。只要有網(wǎng)絡(luò)，可以在辦公室內(nèi)進(jìn)行采購，也可以在家里進(jìn)行采購，節(jié)省了采購人員的時(shí)間。

（二）信息技術(shù)讓采購更高效透明。與傳統(tǒng)采購環(huán)節(jié)相比，互聯(lián)網(wǎng)將貿(mào)易中的商業(yè)報(bào)文標(biāo)準(zhǔn)化，所以原料的采購，產(chǎn)品生產(chǎn)等過程不需要人員進(jìn)行干預(yù)，也能在最短的時(shí)間之內(nèi)完成。將信息技術(shù)運(yùn)用到采購中，能夠節(jié)約信息傳輸?shù)臅r(shí)間，抓住最佳的機(jī)，解決了以前采購方式費(fèi)用高以及處理慢的缺點(diǎn)，大大的提升了采購的效率。在采購交易的過程中，如果在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，買賣雙方的信息可以相互核對，防止偽造信息的情況發(fā)生，讓整個(gè)采購交易的過程變得更加的透明。

三、信息化在物資采購管理中的應(yīng)用

從企業(yè)物資采購管理信息化模式的應(yīng)用層面來說，必須要采用符合企業(yè)真實(shí)狀況的物資管理體系，這需要信息技術(shù)的支撐，相關(guān)體系的內(nèi)容要齊全，主要包含各個(gè)部門所提出上報(bào)的物資需求方案、物資采購供應(yīng)、物資損耗情況、廢舊物資處置等內(nèi)容，加強(qiáng)信息化體系的建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)整個(gè)物資管理把控的嚴(yán)密度，為采購管理信息化的落實(shí)帶來更加有力的支撐，進(jìn)而滿足企業(yè)采購需求。

（一）物資預(yù)決算。作為正規(guī)的工業(yè)企業(yè)，自然要對物資成本費(fèi)用做出預(yù)估，這是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的重要部分，即對企業(yè)資金的運(yùn)用進(jìn)行預(yù)估并且得到相關(guān)管理層的允許后才能執(zhí)行，物資采購供應(yīng)管理也要遵守預(yù)決算的管理，致力于構(gòu)建完善的物資采購體系。完成物資預(yù)決算的信息化，即要求企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門對申報(bào)調(diào)用資金的下屬部門轉(zhuǎn)達(dá)已經(jīng)通過批準(zhǔn)的預(yù)算，然后將總資金分解，按照階級依次向下傳遞。

（二）物資采購。對于要進(jìn)行招標(biāo)的物資采購，必須要遵守規(guī)章制度，按規(guī)矩進(jìn)行招標(biāo)和投標(biāo)，并且將相關(guān)內(nèi)容都實(shí)時(shí)記錄到系統(tǒng)中，方便查詢和改動(dòng)。要對物資采購進(jìn)行價(jià)格把控，這個(gè)行為要貫徹整個(gè)物資采購工作中，要根據(jù)信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對供貨商進(jìn)行比價(jià)管理，在物資入庫過程中要隨時(shí)進(jìn)行物資入庫歷史價(jià)格的查詢和比較，對超出供貨商最高報(bào)價(jià)的入庫價(jià)格的情況進(jìn)行處理，盡可能地減低采購成本，為企業(yè)發(fā)展謀福利。

（三）詢價(jià)書與報(bào)價(jià)書管理。利用信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)的采購管理能夠增強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)管，它在很多方面都有嚴(yán)格的規(guī)定，一般按照詢價(jià)計(jì)劃獲得詢價(jià)書，都有統(tǒng)一的物資管理系統(tǒng)。詢價(jià)書的內(nèi)容要包括交易場所、報(bào)價(jià)的時(shí)間段、采購物資相關(guān)要求等部分，在完成書籍編制后，采購員可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際的采購需求和特色，去對詢價(jià)書進(jìn)行恰當(dāng)?shù)挠涗洝⒏摹h減等，最終獲得的產(chǎn)物將被傳送給物資供應(yīng)商，開始另一階段。供應(yīng)商會(huì)把獲得的詢價(jià)書編制成對應(yīng)的報(bào)價(jià)書，能對該過程有一定的把控，在報(bào)價(jià)結(jié)束之前對報(bào)價(jià)再進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)。

四、結(jié)語

總而言之，采購是企業(yè)運(yùn)營發(fā)展中的重要部分，隨著市場競爭的不斷深入，將信息化應(yīng)用在企業(yè)的采購管理中是必然的趨勢，企業(yè)要提高采購管理水平，認(rèn)識到信息化對企業(yè)采購管理的重要性，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況加以實(shí)踐，完善物資管理信息化，提升采購管理的整體質(zhì)量，加強(qiáng)信息化建設(shè)，讓企業(yè)能獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益，并且適應(yīng)新形勢得到穩(wěn)步發(fā)展。

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