水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考

陳紅

摘 要： 水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等各種載體形式的歷史記錄。既是工程建設(shè)過程中的真實記錄，記載著工程建設(shè)過程中成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，具有重要的憑證和依據(jù)作用;同時，對其他工程而言，也起著重要的借鑒作用和參考作用，為國家的長遠建設(shè)發(fā)展服務(wù)。特別是各行各業(yè)都高質(zhì)量發(fā)展的新時代，具有全局性、戰(zhàn)略性的全國重點水利工程，檔案管理工作高質(zhì)量開展更顯緊迫和重要。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，對水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞： 水利工程;檔案管理;信息化建設(shè);思考

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）09-0297-02

引言：水利工程檔案管理信息化建設(shè)從實際使用需求出發(fā)，體現(xiàn)水利特色，提高了檔案管理效率，為其他大型水利工程提供了可借鑒的經(jīng)驗。檔案信息化管理是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求，也是未來水利工程檔案管理的發(fā)展方向。大中型水利工程應(yīng)及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在工程開工之際盡早實施檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、智能化，提供更方便、快捷、高效的檔案管理與服務(wù)，提高檔案管理水平和效率，為今后檔案高效利用提供便利條件。

1 水利工程檔案分類

（1）立項文件材料。包括水利工程立項的有關(guān)文件、項目年度申報、批復(fù)文件、項目建議書、工程許可證、可行性研究報告及附件、調(diào)查資料及工程評估研究材料等。（2）建設(shè)用地、征地、拆遷文件材料。包括工程選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準書、拆遷安置意見、協(xié)議、方案、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、國有土地使用證等。（3）勘察、測繪、設(shè)計文件材料。勘察設(shè)計承包合同、工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查、工程設(shè)計工作報告、水土保持方案及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。（4）行政主管部門對工程的規(guī)劃、施工許可證、審批意見、竣工驗收等文件材料。（5）水利工程勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理招投標、定標、預(yù)結(jié)算文件材料。包括相關(guān)文件、合同、協(xié)議、委托函、設(shè)計、施工及技術(shù)圖紙和說明、設(shè)計計算書、開工審查表、概算、預(yù)算、審計文件。（6）水利工程管理對建設(shè)、監(jiān)理、施工機構(gòu)及負責人的任命書。（7）其他需歸檔的文件。在工程實施過程各個階段的圖片、音像、圖紙、光盤、磁盤備份等資料。認真做好水利檔案管理，確保工程檔案合法、真實、全面、完整，及時掌握第一手資料及水利工程各階段文件、政策法規(guī)，正確指導(dǎo)水利工程日常的運行工作。

2 水利工程建設(shè)檔案信息化的驅(qū)動因素

（1）以往的水利工程建設(shè)檔案管理大多以傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體與圖片、音視頻等材料為對象，檔案載體形式多樣、信息內(nèi)容構(gòu)成復(fù)雜，導(dǎo)致水利工程建設(shè)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管及統(tǒng)計等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作均需由手工操作完成，其過程環(huán)節(jié)極為繁瑣、耗費時間極大，影響到管理人員將業(yè)務(wù)重心與時間精力投入到水利工程建設(shè)檔案的開發(fā)利用領(lǐng)域。實施水利工程建設(shè)檔案信息化可以使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，把業(yè)務(wù)重點和時間精力轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)與利用領(lǐng)域，從而提高水利工程建設(shè)檔案管理的效率。（2）水利工程建設(shè)檔案信息化有助于將來源主體分散、載體形式多樣、信息內(nèi)容固化的檔案信息轉(zhuǎn)變成為具有邏輯鏈接、彼此互通等功能的數(shù)字檔案信息資源集合，在計算機與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支撐下，提高水利工程建設(shè)檔案的管理水平與服務(wù)能力。（3）現(xiàn)代信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成為當今社會的主流發(fā)展趨勢，得到了社會的高度認可，包括水利工程建設(shè)檔案管理在內(nèi)的整個檔案工作亦應(yīng)順應(yīng)社會發(fā)展的實際需要，將自身的業(yè)務(wù)工作納入社會發(fā)展的整體洪流之中，真正成為社會發(fā)展的成員，與社會發(fā)展同步。

3 水利工程檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

3.1 檔案信息化管理重視程度不足

水利工程檔案本身涉及的內(nèi)容寬泛、數(shù)據(jù)量大，需要大量先進的電子化、信息化管理設(shè)施，解決人工管理模式效率低下的問題。但是，由于檔案管理人員未能充分認知到信息化建設(shè)的重要性、未能開展信息化管理的探索、工作人員沒有對國家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進行深度的學習以及缺乏資金投入無法及時建立先進科學的檔案信息化管理體系及平臺等，導(dǎo)致不能在實際工作中充分落實信息化管理的目標。

3.2 檔案經(jīng)費投入不足，保存條件簡陋

檔案庫房、設(shè)備、信息化建設(shè)等是重大水利工程檔案建設(shè)的重要硬件保障，需要有一定的資金投入，但在實際中有的項目法人、參建單位及分包單位為了節(jié)省資金，并未給予足夠的檔案經(jīng)費投入。一是未設(shè)置專用的檔案庫房，把檔案柜混放在辦公室，或者把辦公室隔出一定區(qū)域作為檔案庫房，有的甚至把雜物間作為檔案存放的基地。二是達不到“十防”的要求，恒溫恒濕設(shè)備等檔案保護設(shè)備較少。三是開展音像檔案、電子檔案的設(shè)備缺少，缺少符合檔案工作要求的照相機、攝像機等相關(guān)設(shè)備，相當一部分照片、音像是以手機拍攝的。四是開展檔案信息化建設(shè)所需要的專業(yè)軟件等在參建單位中很少見到，歸檔、整理和查找利用仍是手工為主的傳統(tǒng)方式，管理手段落后于時代的要求。

3.3 未實現(xiàn)制度化管理

水利工程檔案管理工作煩瑣龐雜，檔案整理歸檔不規(guī)范、資料欠缺殘損等問題層出不窮，對水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴重影響。而產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因很大程度上是因為檔案管理體制不完善，沒有可行的檔案管理制度，或制定的制度僅僅是為了應(yīng)付檢查，內(nèi)容流于形式。另外，單位體系不夠健全，組織分工不明確，沒有有效的監(jiān)督機制對制度的執(zhí)行情況進行制約，從而導(dǎo)致對制度的執(zhí)行力度不強。最終，檔案管理工作松散無力，不能有效發(fā)揮對工程建設(shè)的保障性作用。

4 水利工程檔案管理信息化建設(shè)的思考策略

4.1 完善水利工程檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施

檔案信息化管理離不開先進的信息化管理軟硬件設(shè)施及平臺。信息化時代，水利工程項目為了能夠緊跟時代步伐，大力發(fā)展信息化、數(shù)字化檔案，從而科學歸檔水利工程檔案信息，就必須做好前期頂層設(shè)計，搭建水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，科學制定管理流程及內(nèi)容。同時，隨時科學技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展以及水利工程建設(shè)項目的大型化、復(fù)雜化，能夠保證檔案信息化管理平臺不斷拓展，使得檔案信息化管理與水利工程建設(shè)項目的發(fā)展相適應(yīng)，根據(jù)實際情況購買相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，給信息化管理提供更好的設(shè)備支持，避免平臺因拓展性差、兼容性差等，早期便形同虛設(shè)，起不到應(yīng)有的作用。因此，在推進工程檔案信息化的過程中，效益首先是擺在第一位的，購置水利工程檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施應(yīng)在檔案信息化管理體系的頂層框架下，統(tǒng)籌規(guī)劃、精心布局、科學安排，避免盲目投資和重復(fù)建設(shè)，應(yīng)該明確不同階段的目標、任務(wù)和對策，做好整體部署和規(guī)劃，有條不紊地推進實現(xiàn)。最大限度的以有限的資金投入不僅能夠滿足現(xiàn)在的檔案信息化管理需求，而且能夠為后期的擴容、改造等預(yù)留空間，從而全面提升檔案資源不同階段的充分共享，發(fā)揮檔案信息的最大價值。

4.2 構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案資源平臺

目前，要加快建設(shè)更加統(tǒng)一和開放的檔案資源共享平臺，對其中的功能予以完善和優(yōu)化。一是應(yīng)當借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來推動水利檔案材料的整合，進一步挖掘信息技術(shù)的功能，對檔案資源共享平臺予以優(yōu)化，讓其能夠帶來更加便捷的檔案利用服務(wù)。二是應(yīng)當讓更多實現(xiàn)數(shù)字化的檔案資料都能統(tǒng)一納入到共享平臺來，進而推動水利工程項目檔案信息化建設(shè)的深度發(fā)展。除此之外，水利檔案信息化并非是僅僅將紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化，還需要制定統(tǒng)一的格式規(guī)范，根據(jù)具體情況，在檔案信息錄入時嚴格按照統(tǒng)一的格式、目錄以及編碼進行輸入，唯有確保檔案格式的統(tǒng)一，在后續(xù)的查詢使用時才能夠更加便捷。

4.3 落實檔案信息安全管理

推進落實水利工程項目檔案信息化建設(shè)工作，應(yīng)當強調(diào)安全管理的重要性。對關(guān)鍵檔案資料開展好備份工作，確保檔案資料不遺漏，促進檔案信息管理系統(tǒng)安全級別的提升，及時對數(shù)字檔案資源的管理平臺和系統(tǒng)予以更新升級，防止安全事故的出現(xiàn)。一是應(yīng)當組織開展針對檔案管理人員的培訓活動，確保檔案管理人員可以樹立較強的安全意識，充分掌握數(shù)字檔案的安全保護技術(shù)，定期組織開展安全檢查活動，發(fā)現(xiàn)漏洞后及時上報并實施相應(yīng)對策。二是應(yīng)當構(gòu)建更加完善的安全管理機制，確保安全責任貫徹落實，將檔案信息化安全管理活動納入到議事日程。三是要加強數(shù)字化檔案管理安全宣傳，組織進行多元化的安全教育宣講，不斷增強相關(guān)人員對數(shù)字化檔案安全的重視度。四是應(yīng)當構(gòu)建具有可行性的應(yīng)急處理機制，根據(jù)水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理工作的實際情況，擬定符合實際情況的安全應(yīng)急預(yù)案，做好突發(fā)性事件的處理。

4.4 加強對水利工程檔案管理信息化工作重要性的認識

要加強對檔案管理信息化工作的宣傳教育力度。一是加強對參建單位的宣傳教育力度。組織深入學習與貫徹檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章及相關(guān)文件精神，讓參建人員認識到檔案管理工作在項目建設(shè)各個階段的重要作用和所能發(fā)揮的社會效益和經(jīng)濟效益，提升參建人員，特別是檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，激發(fā)他們主動做好檔案管理工作的積極性。二是加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度。要建立完善的水利工程檔案監(jiān)管標準，充分利用好稽察手段，實現(xiàn)檔案管理工作檢查的常態(tài)化，用檢查來督促各參建單位重視檔案管理工作，把做好檔案管理工作的責任層層傳導(dǎo)，樹立檔案管理工作重在平時的觀念。

4.5 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

目前市場上有很多檔案管理系統(tǒng)，大多數(shù)是將文件采集、文件歸檔、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案借閱等功能集中于一體，屬于檔案通用型系統(tǒng)，系統(tǒng)的模板相對固定，靈活性較差，不能針對某行業(yè)或某類型檔案特別定制。縱觀峽江水利樞紐工程檔案管理過程，在立卷歸檔過程中由各參建單位獨立完成，由于參建單位數(shù)量較多，難以管理，不便在檔案系統(tǒng)上分別著錄歸檔，故峽江檔案信息化管理系統(tǒng)可在文件采集、在線著錄等功能上予以簡化，著重于檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)錄入、檔案分類管理、檔案檢索利用等功能。

4.6 加大設(shè)施投入

開展水利工程建設(shè)檔案信息化，必須不斷完善和優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施與信息環(huán)境。在水利工程建設(shè)檔案信息化過程中，要多方籌措，爭取必要的經(jīng)費投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善信息環(huán)境，包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立、軟硬件的配置、數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等，通過不斷完善、優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動形成良好的信息環(huán)境，力求將水利工程建設(shè)檔案的全部信息內(nèi)容納入水利工程建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)科學管理水利工程建設(shè)檔案、有效利用水利工程建設(shè)檔案的“理想愿望”高質(zhì)量地推動水利工程建設(shè)檔案信息化的實施步伐。

4.7 加強信息化建設(shè)提高檔案服務(wù)水平

改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，推進數(shù)字化建設(shè)，增設(shè)檔案管理制度，運用檔案管理系統(tǒng)，建立案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，提高檔案的利用率及管理水平。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作是水利工程項目建設(shè)管理工作的重要組成部分，事關(guān)工程的建設(shè)施工和運營管理。做好檔案管理信息化工作，不僅可以提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率，而且可以為以后留下參考依據(jù)。要做好新時代的水利工程檔案管理工作，就要提高對此項工作的認識，加速人才培養(yǎng)，建立健全管理制度，利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)水利工程檔案管理信息化對各類水利工程的全覆蓋，提高檔案管理的價值，促進檔案管理信息化工作的不斷發(fā)展。

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