淺談如何做好企業檔案信息化管理工作

張海燕　范捷

摘 要： 在我國經濟實力逐漸壯大，科學技術不斷創新的今天，檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用，同時是企業管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。

關鍵詞： 企業檔案;信息化;管理工作

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）09-0296-01

引言：近年來，我國社會經濟持續發展，眾多企業獲得良好的發展，企業檔案管理工作的重要性異常重要。企業檔案管理信息化建設就是以當前先進的信息技術為載體，構建符合本企業實際的檔案管理體系，旨在通過系統組織檔案信息資源，進一步實現企業檔案信息管理的安全、高效，省時省力，在促進企業更高效地開展管理工作的同時，在一定程度上提高企業的核心競爭力。

1 現代企業檔案管理實現信息化的意義

信息化的手段作為當前時期企業檔案管理工作的主要實現途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩定性，將傳統的紙質檔案經過處理轉化成電子檔案的形式，加密儲存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網絡傳輸數據，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強度，改變傳統人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數據檔案錄入，就可以重復查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統的紙質檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯，而信息化運用科學的處理方式，大大提高了工作的效率。

2 基于信息化背景的企業檔案管理改革措施

2.1 完善檔案信息化管理系統與制度

企業在大數據時代不斷改革，檔案信息化管理是企業發展的必然趨勢，所以檔案信息管理系統就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系統，需設置多種儲存格式與方式，方便多種辦公軟件的查看與使用;可掃描并上傳紙質文件，網絡中實現雙重備份，系統中實現資源共享，更加方便各部門人員對資料查閱與使用。而檔案信息化管理制度也是必須建立的，企業需根據本企業的發展方向，積極學習其他優秀企業的先進管理經驗，在積極整理內部資源后，建立嚴格的檔案信息化管理制度，建立由企業高管直接管理的檔案信息化部門，幫助檔案館有充足的資源保障及權限，日常管理中還需不斷探索幫助完善管理制度。不斷完善企業檔案信息化管理系統與制度，在計算機下幫助管理人員處理繁瑣的工作，減輕人員負擔，提高了企業內部運行效率，幫助企業穩步發展。

2.2 完善企業檔案管理信息化建設的硬件、軟件技術設施

硬件技術和設施的完善，需要企業根據自身功能需求，購置和安裝配套的計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換機等信息處理設備。軟件技術和設施的完善，則需要企業立足現實管理狀況，圍繞原有的企業檔案網站，構建檔案管理系統，進一步開發和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發展。企業檔案網站是現實中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統構建過程中，要注重檔案工作的細化，根據需求查詢相關檔案信息以及關鍵功能服務的開發利用等。同時也要根據企業檔案信息的實際調整和改變，不斷更新網站上的檔案信息，以便企業用戶隨時查找和了解所需的檔案信息。

2.3 重視檔案信息管理安全系統建設

倘若一個企業的檔案信息化管理和利用方面沒有實施良好管控，任由信息隨便調度利用，則會造成重要信息的流失，影響整個企業的效益。因此，重視檔案信息管理方面的安全系統，能夠有效實現檔案信息化的管理和利用。為了更好地推進企業檔案信息化建設進程，有偏向性地加強信息化管理，巧借計算機和數據庫對紙質檔案進行規整合一，實現數字化，可以規范企業自身檔案信息管控和利用。在利用過程中，一旦發現查詢到的信息與系統內部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能對錄入的信息進行編寫，造成無法實現信息化管理。在檔案信息管理安全系統維護過程中，可以加強對數據庫建設，實施標準化管理，采用加密技術，防止黑客入侵系統盜取檔案信息，以此來保證檔案信息方面的共享。從檔案的價值方面來看，唯一性和歷史性是其具備的必要因素，不僅能夠為后續工作開展提供參考意見，還能夠保留記錄之前的成果，形成一定評估。所以，安全系統能夠確保檔案的完整性和有效性。通過一定身份認證，來獲取檔案信息，也是保證系統安全的一種方式。

2.4 加強電子檔案信息安全評估

檔案信息化管理中心在電子檔案信息安全建設過程中必須加強信息安全風險預判。通過有效地進行風險預判，提前發現風險因素或風險漏洞，做出有效防范，更大程度地保護電子檔案信息安全。檔案信息化管理中心需要充分利用先進的保護技術，對存儲介質、基礎設施等進行全面性保護，構建出一個完整的電子檔案信息安全屏障，防止電子檔案系統受到非法入侵、網絡攻擊等。

2.5 提高檔案服務能力

企業檔案管理工作能為企業決策者提供全面、詳細、具體的信息資料，有助于企業更好地完成運營管理活動，提高管理效率，促進企業的發展。而目前，企業檔案服務僅僅是提供檔案信息的借閱，服務內容有限，很難發揮檔案信息的作用，造成企業不重視檔案管理工作。因此，必須優化和提升檔案服務能力。第一，優化現有檔案服務功能。當前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務進行深度開發，可以借助數據挖掘技術、快速檢索技術以及全文檢索技術，提升服務效率，便于利用。此外，還要根據企業發展的需要，加強信息技術的應用，開拓更多的服務功能，提升檔案管理系統的服務水平。第二，加強新功能的開發和應用。企業要在確保檔案信息安全的基礎上，科學梳理檔案信息，并根據部門開放相應的檔案信息調取權限，使更多的企業人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務范圍。

結語：在企業檔案管理信息化建設的過程當中，需要企業充分認識到檔案管理信息化建設的意義，不斷在制度層面、人員崗位設置等方面進行必要的優化與完善，從而促進企業檔案管理工作信息化建設水平的提高。

參考文獻

[1] 李宜鋒.新形勢下企業檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2018（8）：80，91.

[2] 岳玲.強化企業檔案管理信息化建設的方法[J].時代金融，2018（2）：150，156.