不動產檔案傳統管理與數字化管理對比分析

尚擁軍

摘 要： 在我國進入21世紀的新時期，經濟在快速發展，社會在不斷進步，以及大數據的應用，我國不動產檔案管理已進入改革深水區。不動產的檔案管理也是一項基礎的管理工作，從原有的局面上，表現出了各項疲乏性，需要進一步不斷深化改革。本文從不動產檔案傳統管理與集成化管理的性質出發，研究二者內涵，并結合基層不動產檔案管理對二者進行比較研究，分析不動產檔案的傳統管理與集成化管理在不同方面的異同，從法律和管理等方面梳理傳統管理與集成化管理的根本區別。通過比較，我們可以發現，在當今經濟高速發展的社會，不動產檔案的傳統管理手段已經明顯不能適應經濟形勢的需要，集成化管理更加適用于如今經濟高度發展的社會，滿足時代的發展要求。

關鍵詞： 不動產檔案;傳統管理;數字化管理

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）09-0295-01

引言：信息技術推動社會的信息化和網絡化，傳統的檔案管理模式也受到挑戰，檔案事業要想獲得長足的發展，必須改變傳統的檔案管理模式，繼之以適應時代和市場需求的集成化管理模式進行管理。不動產檔案作為檔案的重要組成部分，是人們參與經濟活動中物權交易形成的產物，對交易雙方的合法權益起到維護和保障安全的作用，不動產檔案相對于其他檔案來說，其利用頻率更高。因此，不動產檔案管理的質量不僅會影響檔案的日常利用和服務，而且還會影響不動產檔案作用的發揮，甚至會影響國家檔案事業的長遠有序發展及國家或地區的重大決策的頒布。因此，本文通過對不動產檔案傳統管理與集成化管理進行比較，從而提出不動產檔案管理的模式。

1 不動產檔案傳統管理模式特點

①以紙張作為信息載體。在檔案管理中，檔案信息載體主要是制作成檔案所使用的材料，在建國之前主要使用宣紙，大部分是由人工進行手寫，復印材料、油印材料以及打印材料使用頻率底。比如在不動產權屬登記申請人所提交的不動產付款票據、不動產登記委托書、不動產登記申請書以及不動產買賣合同等，都是以紙張作為信息載體，同時在登記不動產權過程中所需要的審批意見以及調查意見都是通過筆墨在紙張中進行書寫。直至上世紀70年代初，部分格式較為固定的檔案文本被人們通過油印的手段印刷在紙張中，讓登記人員逐一填寫，極大提升了不動產檔案登記與管理的效率。隨著我國科學技術水平的不斷提升，各類機械化辦公設備已經逐漸出現在日常生活中，不動產登記與管理也開始使用了這類辦公設備，通過膠印、鉛印、手工蠟紙刻板油印等方式來實現格式文本的呈現，相關登記人員以及管理人員則通過碳素墨水或藍黑墨水結合鋼筆在紙張中書寫相應的內容。由此可見，在傳統的不動產檔案管理模式中，構成不動產檔案信息的實體材料是通過書寫來實現，在新時代符合年齡相對較大的人群特點，更容易被這類人群所接受。②手工抄錄查詢結果。在傳統不動產檔案管理模式中，當相關管理人員需要為客戶提供相關查詢業務時，往往需要讓客戶手寫不動產登記信息查詢申請書，并把客戶的基本信息、檢索條件、準備查詢的事項以及查詢信息用途登記在案。管理人員通過客戶所提交的準備查詢事項在紙質目錄中進行檢索，并將不動產檔案的編號進行記錄，手寫完成提檔單，接著進入存放檔案的庫房，將符合條件的檔案提取出來。提取完畢之后，還要進行不動產檔案的出庫登記，并閱讀提取的不動產檔案，記錄下客戶想要查詢的信息，并就這類信息加蓋相應的印章。

2 不動產檔案傳統管理與數字化管理對比分析

2.1 管理法律法規：分散與逐漸統一

傳統管理中，不動產檔案形成機構有房產檔案交易管理機構、農林主管機構、海洋管理機構、土地管理機構等，各個機構或部門是根據自身業務的特點而遵循不同的法律法規和行業標準及制定本機構或部門的業務指導辦法，按照各自的標準管理業務活動中形成的檔案。

2.2 管理主體的差異

在不動產的傳統管理中，管理的主體涉及政府，土地等各個部門，都會保存下檔案，只是各部門都有自己的職責，分布地不同。可以說這些部門的檔案都是獨立的，但這些部門之間的檔案是密不可分的。這種差異性便導致了檔案管理上的不便性，檔案應用的阻塞性。集成化管理，在很大程度上會實現了相關機構或部門實現相互共享、應用的目標，實現房地產檔案的高效、有序管理。集成化管理特點主要表現在：一方面，建立網絡化的數字資源共享檔案，實現便于管理的目的。另一方面，可對不動產檔案涉及的有關機構或部門進行整合，形成統一的機構或部門，實現有效管理。這兩方面的特性保證了集成化管理的便利性和流暢性。

2.3 推動不動產檔案數字化管理發展的策略。相關管理

人員應當構建一個健全的不動產檔案數字化管理機制，以此促進檔案管理工作效率得到有效提升，這樣才能夠確保在管理房屋不動產相關信息時不出現紕漏，從而為人民群眾帶來最為優質的登記與查詢服務。在不動產檔案管理隊伍內部，應當充分考核相關工作人員，讓其能夠具備優秀的理論思維能力，并采取合理的措施來擴展其思想，讓其不斷吸收不動產檔案管理相關先進經驗，進而充實自身。部分不動產檔案管理人員并不熟悉數字化管理方式與手段，針對這類人群應當采取相應的措施，讓其實踐能力得到有效的提升，并根據社會發展的實際情況，制定出相應的標準，讓管理人員給自身的實踐能力提出一個發展目標，并不斷進行提升，從而迎合信息時代對于數字化念，以此來提高他們的專業水平。其次，要重視科學技術的教育和培訓工作。

2.4 保管場所：實體與虛實結合

傳統管理中，紙質檔案占絕大多數，數字化、電子化檔案極少，這就要求檔案館必須有足夠的庫房保存紙質檔案。但是隨著信息化的快速發展，人們的物質交易活動越來越頻繁，在交易活動中形成的檔案也越來越多，現有的檔案保管場所難以滿足日益增長的檔案的現實需要了，而檔案館能想到和做到的要么是保留舊館建立一個更大的新館，要么是摒棄舊館搬遷到更大的新館。這些做法遠不能從根本上解決不動產檔案急劇增長與保管場所不足之間的矛盾。

結語：隨著社會的不斷發展，以及信息化時代和大數據時代的來臨，自然對傳統的不動產檔案管理模式做出了挑戰。由于傳統不動產檔案管理模式體現出一定的落后性和不便性，集成化管理模式有著較好的優勢和先進性，集成化管理更能滿足時代發展的需要。當前須充分運用集成化管理模式，提升不動產檔案管理的水平，實現集成化管理對不動產檔案管理和服務各個環節的充分保障。

參考文獻

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