新時(shí)期做好水利檔案工作的對(duì)策

【摘要】水利工程檔案是工程建設(shè)和運(yùn)行過(guò)程中形成的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，做好水利檔案工作對(duì)于水利事業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的歷史參考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)借鑒意義。新形勢(shì)下，重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化已勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;水利檔案;對(duì)策

1新時(shí)期水利檔案工作的內(nèi)容

主要包括以下幾點(diǎn)：①管理文件類(lèi)資料。關(guān)于建設(shè)中的各項(xiàng)管理辦法及制度，項(xiàng)目法人在工程建設(shè)管理方面的文件及與有關(guān)單位的來(lái)往函件，開(kāi)工報(bào)批文件，各種會(huì)議紀(jì)要，工程建設(shè)大事記，征地移民批準(zhǔn)文件、紅線(xiàn)圖及坐標(biāo)圖，工程建設(shè)實(shí)施計(jì)劃、調(diào)整計(jì)劃及批復(fù)文件，設(shè)計(jì)變更及審批文件，事故及缺陷處理報(bào)告等相關(guān)材料。②施工文件資料。包括施工單位資質(zhì)及項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)人員證件，項(xiàng)目技術(shù)交底、圖紙會(huì)審摘要，施工組織設(shè)計(jì)及報(bào)批有關(guān)文件，包括建筑原材料的質(zhì)評(píng)材料，施工定位、放樣記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，管線(xiàn)試壓、通水等試運(yùn)行記錄，工程質(zhì)量評(píng)定資料，施工大事記，施工日志及月報(bào)，各階段檢查、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和結(jié)論。③監(jiān)理文件資料。包括了派駐人員的證件、監(jiān)理單位資質(zhì)、監(jiān)理實(shí)施的細(xì)則及規(guī)則等等。同時(shí)，還包括開(kāi)工（停工、復(fù)工）令，監(jiān)理通知、往來(lái)函件，監(jiān)理測(cè)量復(fù)核及平行檢測(cè)材料，工程質(zhì)量、安全事故報(bào)告，變更價(jià)格審批、支付審批、結(jié)算、索賠處理文件，監(jiān)理旁站記錄，監(jiān)理日志及月報(bào)。④設(shè)備及主要材料文件資料。包括出廠(chǎng)合格證，特殊要求證件，第三方檢測(cè)資料，試運(yùn)行、驗(yàn)收記錄，產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。⑤工程竣工驗(yàn)收文件資料。包括驗(yàn)收、管理工作的有關(guān)報(bào)告以及設(shè)計(jì)工作總結(jié)等，也包括其他的工作報(bào)告，如運(yùn)行管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，還包括工程建設(shè)影像資料，工程財(cái)務(wù)審計(jì)、決算報(bào)告，專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，階段驗(yàn)收鑒定書(shū)，竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)，工程移交文件。

2現(xiàn)階段水利檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)硬件差，信息化程度不夠。水利工程檔案的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，涉及的內(nèi)容多，如水利工程圖紙、變更、決算、預(yù)算、質(zhì)量評(píng)定、驗(yàn)收等，檔案資料的類(lèi)型更是十分豐富，包含了文字、圖紙、照片、音像等，這要求在檔案資料收集時(shí)，資料提供人員需要配備滿(mǎn)足要求的攝像設(shè)備和照相設(shè)備，檔案管理人員在進(jìn)行資料整理時(shí)有電腦、硬盤(pán)或光盤(pán)等電子設(shè)備。另外，對(duì)于大型水利工程項(xiàng)目，項(xiàng)目周期長(zhǎng)，產(chǎn)生的資料多，建設(shè)單位必須設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，并按照標(biāo)準(zhǔn)配齊防蟲(chóng)、除濕、溫控和檔案存放等設(shè)施設(shè)備。但是目前大多數(shù)水利工程項(xiàng)目對(duì)檔案管理工作還是實(shí)行粗放的管理模式，硬件條件普遍不達(dá)標(biāo)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化程度不高，沒(méi)有建立信息化管理系統(tǒng)，限制了檔案資料的使用價(jià)值和利用效率。

2.2未實(shí)現(xiàn)制度化管理。水利工程檔案管理工作煩瑣龐雜，檔案整理歸檔不規(guī)范、資料欠缺殘損等問(wèn)題層出不窮，對(duì)水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。而產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因很大程度上是因?yàn)闄n案管理體制不完善，沒(méi)有可行的檔案管理制度，或制定的制度僅僅是為了應(yīng)付檢查，內(nèi)容流于形式，最終，檔案管理工作松散無(wú)力，不能有效發(fā)揮對(duì)工程建設(shè)的保障性作用。

3新時(shí)期做好水利檔案工作對(duì)策

3.1突出歸檔重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)。水利工作面廣量大，每年都有新的工作、新的工程項(xiàng)目，隨之產(chǎn)生大量的基礎(chǔ)檔案材料。為做好檔案收集工作，首先，應(yīng)成立檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)同志任組長(zhǎng)，分管檔案工作的負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，由一名專(zhuān)職檔案員、多名相關(guān)業(yè)務(wù)科室兼職檔案員為成員，齊心協(xié)力共同做好檔案工作。其次要做好“賬內(nèi)”和“賬外”檔案資料的收集。建立健全收發(fā)文登記制度，將收到的文件按簽收、登記、審核、擬辦、承辦程序辦理，年終按登記簿向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、科室和有關(guān)人員收集歸檔;發(fā)文按擬稿、審核、簽發(fā)、油印、登記、分發(fā)等程序辦理，做好“賬外”資料的收集，還要求檔案人員要走出檔案室，并充分了解各業(yè)務(wù)科室從項(xiàng)目研究立項(xiàng)、擬定方案到工作過(guò)程中的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，從重大項(xiàng)目的研究立項(xiàng)、擬定方案到工作過(guò)程中資料的收集、歸檔、整理等環(huán)節(jié)，力爭(zhēng)提前介入，積極參與研究，主動(dòng)作為，確保工程項(xiàng)目檔案資料的完整、齊全、系統(tǒng)。另外，對(duì)應(yīng)歸檔的工程檔案資料，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，分門(mén)別類(lèi)，科學(xué)整理，規(guī)范管理，確保其歸檔率完整率達(dá)到100%。

3.2強(qiáng)化指導(dǎo)，確保質(zhì)量。各參建單位各自對(duì)工程項(xiàng)目文件材料做好收集工作，及時(shí)歸檔。為確保檔案工作及項(xiàng)目建設(shè)可以同時(shí)進(jìn)行，建議做好前期指導(dǎo)和中間檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保各類(lèi)檔案都符合規(guī)范要求歸檔。根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和水利水電工程檔案管理辦法，明確歸檔工作的具體要求以及各參建單位檔案管理的職責(zé)范圍，確保歸檔文件的質(zhì)量。

3.3加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的硬件建設(shè)，提升信息化水平。在水利工程檔案管理的過(guò)程中，要注重基礎(chǔ)硬件條件的建設(shè)，如要建設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，要保持常溫，要防火、防潮及防蟲(chóng)等，要配備專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，對(duì)檔案室進(jìn)行規(guī)范管理。同時(shí)，要在預(yù)算中為檔案管理工作設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，用于采購(gòu)電腦、照相機(jī)、攝像機(jī)、硬盤(pán)、光盤(pán)、檔案架等設(shè)備，為水利工程檔案工作提供基礎(chǔ)性的保障，結(jié)合高效的信息數(shù)據(jù)管理手段，進(jìn)行電子媒介的存檔，方便查閱和使用，實(shí)施科學(xué)化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

3.4做好驗(yàn)收，確保安全。當(dāng)工程項(xiàng)目完成之后，各參建單位需要根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定，將檔案向建設(shè)單位移交，在完善之前，監(jiān)理單位需要對(duì)檔案進(jìn)行整理、收集，并審核其準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后與監(jiān)理工作檔案一并移交。建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)地方檔案部門(mén)進(jìn)行檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，并形成檔案驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)。

4結(jié)語(yǔ)

要做好新時(shí)代的水利檔案管理工作，就要提高對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，加速人才培養(yǎng)，建立健全管理制度，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理對(duì)各類(lèi)水利工程的全覆蓋，提高檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

安曉林（1972-），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，濟(jì)南市水政監(jiān)察支隊(duì)，研究方向：檔案管理。