淺議財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制

林旭英

摘 要 計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展、財(cái)務(wù)電算化的普及和應(yīng)用對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)核算質(zhì)量的提高產(chǎn)生了積極影響，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中擔(dān)任著重要角色。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)電算化的應(yīng)用也為企業(yè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，因?yàn)樨?cái)務(wù)電算化與傳統(tǒng)手工記賬核算流程截然不同，所以出現(xiàn)了電算化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)信息的安全以及財(cái)務(wù)人員和內(nèi)審人員的綜合能力跟不上系統(tǒng)要求等一系列電算化的內(nèi)部控制管理風(fēng)險(xiǎn)。本文主要從財(cái)務(wù)電算化的作用、電算化內(nèi)部控制的必要性及財(cái)務(wù)電算化內(nèi)控現(xiàn)狀及問(wèn)題等方面進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施，旨在讓財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)電算化 內(nèi)部控制 企業(yè)管理

財(cái)務(wù)電算化的普及不但減輕了會(huì)計(jì)工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了會(huì)計(jì)核算的效率，同時(shí)也提高了企業(yè)數(shù)據(jù)處理的能力，為企業(yè)的發(fā)展提供了財(cái)務(wù)支撐。但在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)電算化存在一定的弊端，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制提出了新的要求。企業(yè)要更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)電算化的積極作用，讓其為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供有力的保障，就必須針對(duì)電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)的工作實(shí)際，制定內(nèi)部控制制度，做好企業(yè)財(cái)務(wù)電算化的內(nèi)部控制工作，讓財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行，讓企業(yè)的財(cái)務(wù)工作更加準(zhǔn)確、真實(shí)、合法合規(guī)。

一、財(cái)務(wù)電算化的作用及其內(nèi)部控制的必要性

（一）財(cái)務(wù)電算化的作用

1.財(cái)務(wù)電算化提高了會(huì)計(jì)核算的水平和質(zhì)量。第一，財(cái)務(wù)電算化提高了會(huì)計(jì)人員的工作效率。傳統(tǒng)手工記賬需要耗費(fèi)大量時(shí)間登記記賬憑證、明細(xì)賬、總賬以及試算平衡表，還要手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表和現(xiàn)金流量表。而財(cái)務(wù)電算化可以通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，自動(dòng)完成審核原始憑證、登記會(huì)計(jì)憑證之后的其他工作，大大減少了會(huì)計(jì)人員的工作量，提高了其工作效率。第二，財(cái)務(wù)電算化提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。傳統(tǒng)手工記賬月末結(jié)賬需要大量的人力和時(shí)間對(duì)本月的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行重復(fù)記錄，但是通過(guò)財(cái)務(wù)電算化進(jìn)行核算，只需平時(shí)完成會(huì)計(jì)憑證登錄，月末各種報(bào)表和數(shù)據(jù)都可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成，能有效提高會(huì)計(jì)工作的時(shí)效性。第三，財(cái)務(wù)電算化使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理更加準(zhǔn)確、更加規(guī)范。應(yīng)用財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)，會(huì)計(jì)人員只需審核原始憑證，登記記賬憑證，確保會(huì)計(jì)科目和金額正確，其他數(shù)據(jù)表格均通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)形成，不會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。且數(shù)據(jù)形成標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤判斷，從而使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理更加準(zhǔn)確、更加規(guī)范。

2.財(cái)務(wù)電算化提高了企業(yè)現(xiàn)代化的經(jīng)營(yíng)管理水平。在傳統(tǒng)手工記賬的背景下，因?yàn)槿斯ぬ幚頂?shù)據(jù)的能力和速度受限，企業(yè)的日常管理很難建立在準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。特別是大型的集團(tuán)企業(yè)，其日常管理往往建立在事后定期核算管理的基礎(chǔ)上。而財(cái)務(wù)電算化使準(zhǔn)確、及時(shí)地提供各類管理所需的會(huì)計(jì)信息成為可能。這樣一來(lái)，企業(yè)既可以實(shí)現(xiàn)對(duì)管理活動(dòng)的事中控制，還可以通過(guò)電算化管理決策模型對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行事前預(yù)測(cè)，為提高企業(yè)管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）財(cái)務(wù)電算化內(nèi)部控制的必要性

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類的增加以及對(duì)會(huì)計(jì)信息資料分析與研究的深入，計(jì)算機(jī)單機(jī)處理的方式已經(jīng)難以完成現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算工作。這就需要不斷拓寬相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域，再加上財(cái)務(wù)電算化與傳統(tǒng)手工核算流程的工作方式完全不同，外部的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部的財(cái)務(wù)核算都讓財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用面臨著許多新的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)需要充分識(shí)別財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，并制定一套行之有效的財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)內(nèi)控制度，保證財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的信息安全，保證財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

二、財(cái)務(wù)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)電算化軟件自身設(shè)計(jì)存在內(nèi)部控制缺陷

當(dāng)前財(cái)務(wù)電算化軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中存在重核算、輕管理的問(wèn)題。很多企業(yè)在搭建會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，僅考慮了財(cái)務(wù)電算化軟件的操作與應(yīng)用功能，重視實(shí)際應(yīng)用的會(huì)計(jì)核算模塊，而忽視了其他模塊的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面缺少聯(lián)動(dòng)性，關(guān)聯(lián)互助性差，很多信息不能實(shí)現(xiàn)共享與互換。如財(cái)務(wù)部在需要與其他部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)分享與信息互換時(shí)，財(cái)務(wù)電算化軟件無(wú)法發(fā)揮有效的信息傳遞功能。審計(jì)、供應(yīng)、人事等其他部門(mén)不能快速共享財(cái)務(wù)資源信息并發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，給企業(yè)管理工作造成了一定的阻礙。這既不利于企業(yè)的內(nèi)部控制，也影響了企業(yè)整體決策的作出與企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制構(gòu)成威脅

由于財(cái)務(wù)工作的需要，財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)需要運(yùn)行于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的系統(tǒng)數(shù)據(jù)容易遭到黑客的攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)信息被非法攔截、竊取、刪除甚至篡改，這可能使系統(tǒng)癱瘓、停止工作。這些問(wèn)題有可能是企業(yè)內(nèi)部或外部黑客的惡意操作導(dǎo)致的，也有可能是意外故障造成的，但這些問(wèn)題造成的損失是巨大的，不僅會(huì)使系統(tǒng)數(shù)據(jù)處于不安全的境地，也給財(cái)務(wù)電算化工作帶來(lái)了極大的威脅。

（三）缺乏復(fù)合型的財(cái)務(wù)電算化人才和內(nèi)部審計(jì)人才

隨著財(cái)務(wù)管理在現(xiàn)代企業(yè)中得到普及，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員提出了更高的要求。但由于我國(guó)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用仍處于初步發(fā)展階段，大部分財(cái)務(wù)管理人員的整體素質(zhì)與綜合技能無(wú)法跟上時(shí)代的不發(fā)，特別是年紀(jì)偏大的財(cái)務(wù)人員。此外，內(nèi)部審計(jì)人員并沒(méi)有充分了解電算化系統(tǒng)的內(nèi)控要求，無(wú)法對(duì)電算化財(cái)務(wù)工作進(jìn)行審查，因此財(cái)務(wù)電算化的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)察工作無(wú)法很好地開(kāi)展。

（四）企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不夠

雖然財(cái)務(wù)電算化方式已在企業(yè)中得到普及，但企業(yè)普遍存在重視賬務(wù)處理、忽視系統(tǒng)管理的情況，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制的重要性。例如，有些企業(yè)沒(méi)有分析企業(yè)的崗位劃分、所屬權(quán)限、資金審批、全面預(yù)算等情況是否符合會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)要求，導(dǎo)致有些企業(yè)存在崗位設(shè)置不合理、關(guān)鍵崗位的輪崗制度未落實(shí)，內(nèi)控執(zhí)行情況檢查沒(méi)有定期進(jìn)行等問(wèn)題。另外，電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度涉及的部門(mén)較多，如果企業(yè)管理層不重視，各個(gè)部門(mén)不配合，就會(huì)大大削弱電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度，不僅容易出現(xiàn)違規(guī)行為，產(chǎn)生管理漏洞，而且容易導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)不真實(shí)、不合法，使企業(yè)面臨較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施

（一）優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

對(duì)企業(yè)而言，無(wú)論采取何種經(jīng)營(yíng)方式，財(cái)務(wù)上都必須進(jìn)行集中管理。因此從功能上看，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)必須包括總賬、采購(gòu)、付款、存貨、核算及管理銷售各大板塊的內(nèi)容，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)具備與各部門(mén)實(shí)時(shí)溝通的模塊，完善會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)軟件在企業(yè)當(dāng)中發(fā)揮資金集中管理、全面預(yù)算管理、工資薪酬信息共享等作用。此外，在開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)讓會(huì)計(jì)人員與審計(jì)人員參與其中，讓開(kāi)發(fā)出的軟件能夠解決實(shí)踐應(yīng)用中的一系列問(wèn)題，保證企業(yè)財(cái)務(wù)人員工作的科學(xué)化和規(guī)范化，保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常、安全的運(yùn)作。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全存在嚴(yán)峻問(wèn)題，企業(yè)要加大電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理力度，避免系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。例如，建立多層網(wǎng)絡(luò)防護(hù)墻，提高系統(tǒng)抵御黑客入侵的能力;加大殺毒力度，通過(guò)購(gòu)買新版殺毒軟件，提高系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的殺傷力;對(duì)電算化系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞;在系統(tǒng)上做好用戶授權(quán)以及用戶登錄設(shè)置;做好系統(tǒng)的更新工作，保證系統(tǒng)的安全;還要做好財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和紙質(zhì)的同步備份。此外，要及時(shí)組織會(huì)計(jì)電算人員參與系統(tǒng)安全知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員防范意識(shí)，提高其防范能力，確保企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。

（三）提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)

為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代財(cái)務(wù)工作，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)具備全面、綜合的素養(yǎng)，除了要掌握會(huì)計(jì)財(cái)稅等基礎(chǔ)性知識(shí)與專業(yè)性知識(shí)之外，更應(yīng)積極參與財(cái)務(wù)電算化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理崗位的實(shí)際需求，定期對(duì)財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，使其具備一定的操作技能，能夠熟練操作信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)電算化應(yīng)當(dāng)是專項(xiàng)人才培養(yǎng)中的一門(mén)核心課程，它是集會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)與系統(tǒng)論一體化的綜合性學(xué)科。企業(yè)應(yīng)當(dāng)把財(cái)務(wù)人員的培養(yǎng)當(dāng)作一項(xiàng)關(guān)鍵性任務(wù)，保證企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

（四）加強(qiáng)權(quán)限管理，明確崗位責(zé)任

企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化的內(nèi)控管理需要，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)電算化崗位體系，對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)合理的分工，使其能夠相互監(jiān)督制約;要按照規(guī)定取得和填制原始憑證;要依法按規(guī)編制、報(bào)送、保管財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。如果企業(yè)規(guī)模較小，無(wú)法實(shí)現(xiàn)崗位分離，企業(yè)必須定期或不定期地對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行獨(dú)立的監(jiān)督檢查，避免出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。但是對(duì)一定規(guī)模的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循不相容崗位相分離的內(nèi)部控制要求，設(shè)置電算化系統(tǒng)崗位，使其相互監(jiān)督制約，并且定期輪換崗位，有效規(guī)避系統(tǒng)相關(guān)人員違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，彌補(bǔ)管理漏洞。

（五）強(qiáng)化企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)控意識(shí)，完善內(nèi)控審計(jì)功能

企業(yè)應(yīng)該根據(jù)電算化核算流程定制一系列的企業(yè)內(nèi)控流程，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作，并且組織內(nèi)審人員學(xué)習(xí)電算化核算流程，做好企業(yè)財(cái)務(wù)工作的日常監(jiān)督，檢查內(nèi)部控制是否得到了有效執(zhí)行，檢查賬面記錄和實(shí)物資產(chǎn)是否相符，原始單據(jù)與賬面數(shù)據(jù)是否相符，會(huì)計(jì)處理是否合法合規(guī)。應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注對(duì)于因資源限制導(dǎo)致的不相容崗位的合并、業(yè)務(wù)流程的重大變化等方面，確保內(nèi)部控制得到有效執(zhí)行，確保財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)信息準(zhǔn)確、真實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

在財(cái)務(wù)電算化的環(huán)境下，企業(yè)要財(cái)務(wù)電算化充分發(fā)揮出應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)和作用，就應(yīng)該時(shí)刻強(qiáng)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)控意識(shí)，做好財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的更新?lián)Q代工作;加大網(wǎng)絡(luò)安全管理力度，使系統(tǒng)信息免受網(wǎng)絡(luò)威脅;緊抓會(huì)計(jì)人員和內(nèi)審人員的培訓(xùn)工作;明確財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的崗位授權(quán)管理;做好企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)控審計(jì)工作，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用。在財(cái)務(wù)電算化的新環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制應(yīng)該不斷滿足新技術(shù)、新環(huán)境的需求，把自身的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，更好地為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位為內(nèi)蒙古天安配送服務(wù)有限責(zé)任公司）

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