關于國有企業合同全生命周期管理模式探究

郭世祥

摘 要：作為企業經營活動的主要管理載體，合同是企業之間進行經濟往來的重要依據，能夠在企業經營活動的整個過程中起到重要作用。從實質上來看，企業的經營活動是對合同進行履約的過程，實施合同管控工作，是企業對風險進行全面管理的核心任務之一，對建立合同全生命周期管理模式具有重要意義。本文基于合同全生命周期進行財務風險管控的作用進行闡述，對企業合同管理的現狀及主要風險點進行分析，并提出借助信息化平臺進行合同全生命周期管理的建議。

關鍵詞：國有企業? 成本? 合同全生命周期? 管理模式

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）05（b）--02

當前全球經濟一體化得到高速發展，全世界范圍內的企業均不斷提升自身的管理水平和防范風險的能力。中國作為迅速崛起的世界第二大經濟體，不僅需要保持經濟的增長，還需要積極對結構進行相應調整，導致中國企業的發展面臨巨大的壓力。以此為基礎，企業不僅需要更加高效地對大量合同進行處理，還需要保障合同周期內的全部環節得到有效地監管和控制。

1 合同全生命周期管理的概念及必要性

1.1 合同全生命周期管理的概念

合同全生命周期管理是將企業的經濟業務與合同的起草、審批、執行等各項程序進行結合，將企業的管理平臺作為基礎，實現資源的整合和互聯，進而實現流程、數據以及規則的銜接。在開展業務活動以及財務核算工作的過程中，同時進行合同校對工作，從法律的角度出發對財務業務的合規性進行保障。

1.2 合同全生命周期管理的必要性

只有保障合同行為的規范和有序，企業的經濟效益才能夠得以實現。從企業的角度來看，開展經濟活動的過程中，合同不僅能夠保障企業獲取經濟效益的合法性，還能夠在一定程度上避免企業出現經濟損失。但是需要注意的是，若合同不規范，可能導致矛盾、糾紛出現。企業若是想獲得持續的發展，就必須積極鞏固自身的市場地位，不但拓展自身優勢、發揮自身潛力，同時針對可能出現的風險采取相應的預防措施。企業如果不具有良好有序的合同管理體系，一旦出現經濟業務糾紛等情況，出現經濟損失的可能性將會增加，所以，合同全生命周期管理的必要性主要體現在以下幾個方面：（1）誠信經營：誠信為企業的經營之本，也是企業在激烈的市場競爭中立足的關鍵。（2）持續發展：為了保障企業的生產經營活動能夠與市場進行有效的對接，就必須對市場需求進行有效地滿足，而滿足市場需求的有效方式就是實施企業合同管理，以增強企業對市場的適應能力以及在市場中的競爭能力。（3）規避風險：為了提升企業開展各項經濟業務的有效性，必須對企業自身的合法權益進行有效保障，也就必須對企業的合同管理工作進行重視。（4）成本控制：對合同進行有效的跟蹤管理，以促使企業的成本降低。（5）決策：企業對信息實施有效地整合、梳理工作，有利于推進企業的決策進程。

2 基于合同全生命周期財務風險管控的重要作用

2.1 合同全生命周期管理是防范企業法律風險的重要手段

在企業的經營活動過程中涉及多種合同形式。對這些合同的審核、簽訂、履行、爭議等事務采用人工管理，是一項非常復雜而艱巨的工作，過程中的風險無法很好地識別、防范和監控。一旦風險發生并失控，就會造成無法彌補的損失。因此，建立一套能夠有效識別、預防和控制合同全生命周期的制度是十分必要的。其最大限度地避免了合同風險失控帶來的經濟損失，提高了企業的合同管理和決策支持水平，從而避免合同糾紛的出現。

2.2 合同全生命周期管理可以規避企業內控合規性風險

在企業的實際經營管理過程中，會出現合同的反向簽訂和補充簽訂的各種情況，即在履行義務后簽訂合同，或者在履行義務過程中簽訂合同。雖然從法律角度看可能不會影響合同本身的法律效力，但對于企業保險內部控制存在一定的合規風險，特別是國有企業的采購、投資等方面的合同都有具體的流程，而對于物業保安以及電梯維保等不可間斷的服務類項目，若后期仍然無法對服務商進行及時地確認或對合同進行簽訂，則可能導致企業的日常經營受到影響。如果為了保障服務不出現斷檔的情況，為確保服務不中斷，需要采用反向簽訂或補充簽訂的方式，這可能會導致內控合規風險，甚至出現法律風險。如果采用合同全生命周期管理模式，可以及時有效地梳理出各個時期的合同，有利于提高企業合規經營的效率。

2.3 合同全生命周期管理為財務資金管理提供重要支持

在企業經營過程中，可能會出現資金回收不及時的情況。因此，應用合同全生命周期管理的模式，可以促使成本部門及時收取租金，避免因經營者更換和管理疏忽造成國有資產流失。同時，在有效縮短新舊合同差距的同時，可以提高國有資產處置效率。在合同整個生命周期的實施過程中，必須充分結合日常工作的實際情況，使企業的管理層、各個部門、全部員工能夠對應用合同全生命周期管理模式的意義和重要性具有充分的認識，使這一管理模式得到切實的重視，進而實現企業內人員思想的凝聚，并能夠提高工作人員開展工作的積極性和主動性。

3 企業合同管理的現狀及主要風險點

3.1 企業合同管理現狀

某企業為國有企業，呈集團化的運營管理模式，由公司法律事務部對合同管理工作進行負責。其合同管理理念是依據國家相關法律法規以及企業內部核心制度，對合同的簽訂及執行進行統一管理。企業合同管理必須是一個全過程、系統、動態的管理過程。在該企業最初的合同管理理念之中，合同管理工作主要為合同審核，該過程基本處于靜態，只要相關業務領導針對合同文本進行匯簽和審批，即完成了合同管理的主要工作，嚴重忽視了合同前期的立項、定價以及后期的履行、風險救濟等相關工作。在該企業引入合同管理系統之后，該系統能夠對合同審核的每一環節進行預先確定，并強化合同文本起草以及審核、修改、批示等工作，不僅滿足了無紙化要求，也有效提升了合同審核的透明度以及相關的工作效率。

3.2 企業合同管理不同周期的主要風險點

（1）合同立項前期缺乏制度約束，規章制度建設不夠完善。從總體上來看，該企業目前所應用的合同管理制度仍然處于合同審核簽訂階段的管理工作，對于合同前后期的具體工作以及相關職責權限均未作出明確的規定。

在現有的工作制度之中，主要對合同審核部門在開展合同審核工作過程中的職責權限、工作內容以及工作流程提出了明確的要求。但是，針對合同的立項、定價、履行以及救濟等各個環節不具有明確的規定和流程，能夠導致合同前期嚴重缺乏相應的管控，并且在合同起草過程中，立項、定價以及資質審查等工作中均不具有有效地監督，就極易出現合同項目與企業生產實際不符以及定價過程不透明、簽約方資質不足等多方面的問題。另外，在進入合同審核環節之后，如果合同審核部門不能夠對合同的立項以及定價過程具有詳細的了解，則無法保證合同的合法性以及合規性。最后，在對合同進行履行管理的過程中，如果出現合同變更、合同終止以及合同解除等合同異常履行等情況，如果相關的責任部門以及處理方式、處理流程未得到明確，則能夠導致企業出現經濟損失以及需要承受法律風險。

（2）合同執行過程中各管理環節缺乏協同配合。當前企業認為，合同起草部門、合同審核部門以及合同履行部門三個部門的工作是完全獨立的，部門中工作人員只需對相應工作進行負責即可。合同起草部門的工作人員認為自身工作僅限于做好立項、定價、資質審查以及合同起草等前期工作合同，合同審核部門的工作人員認為自身工作僅限于對業務范圍內的內容進行相應的審核，合同履行部門的工作人員認為自身工作僅限于按照企業實際業務情況對合同內容進行履行。由此，能夠導致企業內的管理環節被割裂。從企業內部的角度來看，會出現管理環節斷層、內部控制出現漏洞的情況，從對外風險管控的角度來看，能夠導致合同條款出現顯著的漏洞或是增加法律風險的情況。

（3）合同管理信息化不足，未形成有效閉環。由于目前企業合同簽訂與合同付款由于分屬不同部門負責，法律事務部僅負責合同審核，相關業務部門負責合同履行，財務部門負責合同支付，三個環節分屬合同的三個重要生命周期，各自擁有自己的信息系統支持，但三個系統獨立運行，實質上未形成一個有效的閉環，容易造成合同履行風險。例如：合同簽訂與合同履行相脫節，容易造成合同倒簽，不利于防范經濟業務法律風險;而合同驗收與合同支付相脫節，容易造成合同履行已結束，而合同實質未結束，導致公司財務風險。

4 借助信息化平臺進行合同全生命周期管理的建議

4.1 合同全生命周期管理中體制流程的支持

制度流程是企業運行的內在規律。想要達成合同全生命周期管理的目標，工作流程一定要覆蓋整個生命周期。為了對整個合同期管理流程負責，在制度文件中應標明法律部門和其他職能部門的職責，以及承辦部門作為具體執行者的主要作用。在合同全生命周期管理過程中，應當把合同履行環節、建立合同履行信息報告收集機制、全面了解合同履行情況作為重點;做到定期檢查和評估合同的機制，分析履行合同中存在的問題及薄弱環節，同時采取措施來解決問題;完善合同文檔收集和整理工作，做好工作交接，妥善保存合同文檔。

4.2 合同全生命周期管理平臺基本框架

在開展企業合同全生命周期管理的過程中，對多系統集成的方式進行應用，積極進行流程優化，同時強化針對過程的管理工作，將合同的立項、授權、審核、起草、履行等全部過程統一納入信息系統之中進行管理，將合同信息作為主線對相應義務進行履行，從而有效形成包含計劃、銷售、采購、合同、財務業務等各個項目在內的企業全生命周期合同管理平臺。

4.3 合同全生命周期管理信息化建設的主要做法

（1）對建設階段進行劃分：業務模型建設階段、系統設計及實現階段、重點應用階段以及全面推廣階段。

（2）加強信心系統建設：基于流程對信息系統進行建設，通過業務建模表達客戶需求，并且各個平臺之間能夠進行信息傳遞。

（3）使用合同文本模板定義技術，提升合同文本的標準化水平，有利于對簽約行為進行規范，從而提升合同的履約率，進而能夠減少企業的損失。

4.4 合同全生命周期管理內部控制需加強隊伍建設

全生命周期管理體系涉及面很廣，對隊伍建設的素質要求很高。提高現有人員素質有利于充分利用整個生命周期系統。因此要求實行合同管理在各承辦單位，在各承辦部門中保證有專人負責合同管理，組織協調本部門合同承辦人員開展具體工作。同時要不斷加強隊伍建設，闡述合同生命周期管理的共性問題通過培訓、會議、現場檢查、指導等形式，通過內部管理、多種措施和創新，推動企業法制工作，不斷提高全體員工的法律風險防范意識和能力。注重合同全生命周期管理，做好法律風險源頭控制。推動合同全生命周期管理的全面實施的管理模式，提升了企業整體的合同管理水平。

5 結語

企業經營管理最終目的是為了最大限度地提高經濟效益，推進合同項目全生命周期閉環管理與財務企業會計的順利實施是現代企業的發展趨勢。在企業進行經營和發展過程中，合同管理情況能夠對企業產生重要的影響，所以有必要采取科學有效的方式實施合同管理工作，以提升企業的生命力和競爭力。

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