行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及措施

曾金光

【摘?要】行政執(zhí)法檔案是我國(guó)檔案管理工作中最重要的組成部分，它詳盡的記錄了行政執(zhí)法的全過程，對(duì)于相關(guān)執(zhí)法人員的工作行為有一定的約束力，增強(qiáng)行政執(zhí)法人員的執(zhí)法水平。要想突出檔案管理工作的真正作用，行政執(zhí)法部門在進(jìn)行檔案管理的過程中，建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，有效的提高行政執(zhí)法的專業(yè)素養(yǎng)，順利的推動(dòng)行政執(zhí)法工作的有效落實(shí)。但是在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，存在一系列的問題，只有解決這些問題，才能張顯檔案管理工作的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】行政執(zhí)法;檔案管理;工作;存在的問題;解決措施

前言

行政執(zhí)法檔案記錄著行政執(zhí)法的全過程和行政執(zhí)法人員的基本信息、個(gè)人簡(jiǎn)介、業(yè)績(jī)等等，這也是行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在行使公共職能過程中的重要記錄。行政執(zhí)法的檔案重點(diǎn)體現(xiàn)出行政執(zhí)法的主體及主體責(zé)任，行政執(zhí)法的檔案管理工作能夠?yàn)槿蘸笮姓?fù)議、訴訟、以及賠償提供一定的理論參考。但是，行政執(zhí)法部門在開展檔案管理工作的時(shí)候，有很多的影響因素，限制行政執(zhí)法工作的執(zhí)行。所以，管理人員需要提出相應(yīng)的解決措施，為行政執(zhí)法提供一定的參考。

1.行政執(zhí)法和檔案管理的相關(guān)概述分析

1.1行政執(zhí)法的概念分析

所謂的行政執(zhí)法，指的是行政主體根據(jù)行政執(zhí)法的相關(guān)程序，在相關(guān)的法律法規(guī)允許的范圍之內(nèi)，對(duì)具體事件進(jìn)行處理，并直接影響相對(duì)人權(quán)利和義務(wù)的具體行政法律的行為，也是我們國(guó)家行政機(jī)關(guān)在執(zhí)行憲法、法律、行政法規(guī)或者相關(guān)法律條約的過程中采用的具體辦法和步驟，以此來(lái)保證行政執(zhí)法的順利推行，從而對(duì)特定的人、事所做的具體的行政行為[1]。

1.2檔案管理的概念分析

什么是檔案管理呢？所謂的檔案管理工作是指檔案管理部門對(duì)行政執(zhí)法工作中存在的信息進(jìn)行管理，為行政執(zhí)法工作提供一定理論支撐，幫助行政執(zhí)法工作順利執(zhí)行。檔案管理工作包括：收集信息、整理數(shù)據(jù)信息、保管紙質(zhì)文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等等。

2.行政執(zhí)法檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理工作的主體是工作人員，在開展行政執(zhí)法檔案管理的時(shí)候，工作人員要善于收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，對(duì)收集好的信息進(jìn)行整理、分析、歸納，進(jìn)一步對(duì)相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理的分類。目前，在我們國(guó)家的行政執(zhí)法部門，比較專業(yè)的檔案管理人員比較少，檔案管理自身的專業(yè)素養(yǎng)也有待進(jìn)一步提升，在行政執(zhí)法的實(shí)踐期間也沒有表現(xiàn)出更加突出的能力。在新時(shí)代背景之下，國(guó)家對(duì)于行政執(zhí)法工作的關(guān)注明顯提高，但是在實(shí)際行政執(zhí)法過程中，檔案管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)不太完善，對(duì)于相應(yīng)的檔案管理知識(shí)比較缺乏，在一定程度上就會(huì)導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案管理事業(yè)的開展不適應(yīng)時(shí)代社會(huì)的發(fā)展[2]。

2.2行政執(zhí)法檔案的安全管理體系不太健全

現(xiàn)如今，行政執(zhí)法檔案的管理不太規(guī)范，安全管理工作也沒有做到保密性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些違規(guī)的行為，導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案管理工作存在很大的問題。基于目前行政執(zhí)法檔案管理工作的開展情況進(jìn)行分析，我們國(guó)家的行政執(zhí)法檔案管理工作正處于初期起步階段，在檔案管理模式上還是使用傳統(tǒng)的管理模式，并沒有結(jié)合時(shí)代社會(huì)的發(fā)展需求做出階段性的調(diào)整，導(dǎo)致實(shí)際行政執(zhí)法檔案的安全管理不太規(guī)范，行政執(zhí)法檔案管理比較隨意化，不利于行政執(zhí)法相關(guān)工作的順利推進(jìn)。最后，行政執(zhí)法的其他工作部門和檔案管理工作部門之間的交流、溝通較少，在用人方面也存在一定的問題，導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案管理工作效率較低。

2.3行政執(zhí)法檔案移交、歸檔過程比較混亂

行政執(zhí)法檔案工作的內(nèi)容非常寬泛，對(duì)此，做好行政執(zhí)法檔案管理工作，這就要求相關(guān)檔案管理人員要明確自身的工作責(zé)任，有效落實(shí)檔案管理基本工作。但是，現(xiàn)如今的行政執(zhí)法檔案管理工作在檔案資料移交、歸納的過程中還缺少相應(yīng)的制度要求，對(duì)于檔案資料的擺放、分類、歸納的時(shí)候，沒有進(jìn)行相關(guān)的行政審批流程，導(dǎo)致行政執(zhí)法檔案資料普遍存在各種問題，在一定程度上導(dǎo)致行政執(zhí)法工作在進(jìn)行檔案資料查閱的過程中很難開展。

3.行政執(zhí)法檔案管理工作的解決措施

3.1對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

在開展行政執(zhí)法檔案管理工作的時(shí)候，檔案管理人員必須要提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合自身的工作能力，在面對(duì)比較復(fù)雜的行政執(zhí)法工作的時(shí)候，檔案管理要著重體現(xiàn)出檔案管理的真正功能、價(jià)值。首先，在招聘檔案管理人才的時(shí)候，對(duì)行政執(zhí)法檔案管理人員的自身專業(yè)能力、工作素質(zhì)進(jìn)行審核，在正式上崗之前，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、教育，總體提高行政執(zhí)法相關(guān)知識(shí)的掌握程度[3]。其次，在處理檔案資料文件的時(shí)候，檔案管理人員可以借助信息技術(shù)，促使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，有效的提高管理工作的效率。對(duì)此，就需要檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，熟練使用各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件，做好檔案資料的安全防范，謹(jǐn)防相關(guān)的行政執(zhí)法資料的泄漏。

3.2重視行政執(zhí)法檔案管理工作

在開展行政執(zhí)法檔案管理工作過程中，必須要重視這一工作，明確的認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于行政執(zhí)法工作的重要推動(dòng)作用。首先，行政執(zhí)法單位需要定期組織檔案管理大會(huì)，促使更多的檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)檔案管理人員的自身工作素質(zhì)，以安全管理的角度對(duì)檔案信息進(jìn)行妥善的管理。其次，確保行政執(zhí)法檔案的安全性，建立相應(yīng)的行政執(zhí)法檔案管理制度，設(shè)置相應(yīng)的行政審批流程，對(duì)于檔案資料的使用以及相關(guān)的工作手續(xù)要仔細(xì)核實(shí)，避免檔案在日后使用過程中受到嚴(yán)重的損失，還能防止檔案資料丟失，一旦行政執(zhí)法檔案資料出現(xiàn)安全性的問題，必須要追究相應(yīng)的檔案管理工作人員，進(jìn)一步保證行政執(zhí)法檔案管理工作質(zhì)量的提升。

3.3整理行政執(zhí)法檔案信息

對(duì)于行政執(zhí)法檔案的管理的過程中，必須要遵循科學(xué)管理的方法，在移交、歸檔行政執(zhí)法檔案資料的時(shí)候，檔案管理人員必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于行政執(zhí)法工作的重要意義，不能在某一個(gè)工作環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題。對(duì)此，行政執(zhí)法檔案管理部門要針對(duì)行政執(zhí)法檔案的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案資料收集制度，促使檔案管理人員能夠按照相應(yīng)的檔案文件內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的分類，在對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納的時(shí)候，明確檔案管理的工作范圍。行政執(zhí)法檔案管理人員需要定期整理檔案資料，對(duì)檔案資料內(nèi)的文件有序的排列其中，而且利用簡(jiǎn)明的標(biāo)題對(duì)檔案資料進(jìn)行批注，保證每一個(gè)行政執(zhí)法檔案都能安置在正確的門類之中。最后，為了保證行政執(zhí)法檔案資料管理的安全性，要對(duì)檔案資料、案卷進(jìn)行編訂，并且編訂還要結(jié)實(shí)、美觀，實(shí)行各種門類和載體檔案集中統(tǒng)一管理的方法，便于日后行政執(zhí)法檔案管理人員能夠有效的利用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在時(shí)代社會(huì)的發(fā)展背景之下，對(duì)行政執(zhí)法檔案管理工作也提出更高的要求，這就要求檔案管理人員在開展行政執(zhí)法檔案管理工作的時(shí)候要提高自身的安全性，有效推動(dòng)行政執(zhí)法工作的順利執(zhí)行。在開展行政執(zhí)法檔案管理過程中，工作人員必須要明確自身的工作職責(zé)，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，促使行政執(zhí)法檔案管理工作的信息化建設(shè)，提升檔案管理的工作水平，進(jìn)一步為行政執(zhí)法工作提供一定的決策參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫小軍. 行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J]. 企業(yè)文化（下旬刊），2019，000（004）：181-182.

[2]張揚(yáng). 行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J]. 今日財(cái)富，2019，000（012）：126-126.

[3]薛潔瓊. 加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法檢查 提升檔案治理法治化水平[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020，337（08）：41+62.