淺析工程設計單位檔案數字化的可行性解決方案

林虎

摘要：目前，隨著工程設計單位辦公自動化和檔案系統的建設完善，部分檔案資源如質量記錄等已經逐漸由紙質向電子文件形式轉化。但是，由于部分設計單位未建設協同系統，造成大量工程圖紙仍以紙質形式出圖和保存。

關鍵詞：工程設計單位;檔案數字化;可行性;解決方案

一、檔案數字化的定義

檔案數字化是指采用專業的掃描儀和數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將傳統紙質檔案資源轉化為數字化檔案信息。以數字化的形式存儲，網絡化的形式互連，利用檔案系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

二、檔案數字化的價值

（一）提升企業信息化程度，提高企業形象。目前，多數單位已建成OA辦公自動化系統和檔案、人事、財務等系統，信息化程度實現質的提高。進行紙質檔案數字化，將進一步提升企業信息化程度。企業信息化程度的提升，必將進一步提高企業形象。

（二）提高利用效率。與紙質文件相比，數字化檔案檢索更加快速，利用更加便捷快捷。

（三）數字化資源更容易分享，增進知識的傳播速度，提高知識的利用率。

（四）突破地域限制，實現遠程閱檔。經過系統管理員的授權，利用者可以通過網絡實現遠程閱檔。

（五）增強檔案原件保護。一些重要的設計圖紙和資料難免會因為眾多員工的使用而發生泄密、丟失、損毀等現象，難以實現文件的保存。將紙制檔案數字化后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。

（六）降低對紙張的依賴，綠色環保。紙質檔案數字化之后，可以提高檔案資源的利用效率，提升檔案工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。

三、工程設計單位檔案數字化面臨的困難

（一）部分企業未上線協同系統 紙質檔案仍然有留存保管需求 不能節省庫房成本

如果企業已經建設了協同系統，那么協同系統產生的電子資源可以直接歸檔至檔案系統，不會占用庫房面積，將節省庫房成本。然而，目前，部分企業并沒有建設協同系統，新出設計成品仍然需要打印簽字、蓋章后以紙質形式留存，因此，即使對此類紙質資源進行了數字化，此類紙質資源仍有保存的需要，不會因數字化而節省庫房成本。

（二）檔案系統建設不成熟

目前市場上的檔案系統建設并不完善，有些檔案系統目前在收集、整理方面性能穩定，但系統插件安裝復雜，對瀏覽器有適配性要求等問題，一定程度上對檔案資源利用產生阻礙。

四、工程設計單位檔案數字化的可行性

雖然設計單位進行檔案數字化面臨一些困難。比如庫房成本問題，一直以來，工程底圖作為底板圖紙不方便外借，設計院需要額外沖曬保存藍圖以提供查考，這種模式造成庫房成本增加。目前，部分設計院如上海同濟建筑設計研究院、上海現代規劃設計研究院等通過將底圖數字化后提供利用，不再增曬、保存藍圖，這大大降低了庫房成本。

另外，隨著檔案系統供應商的逐步摸索，檔案系統插件等問題可以通過優化升級等方式解決，將不會成為紙質檔案數字化的障礙。

同時，經過檔案管數字化理論的發展以及信息技術的不斷提升，紙質檔案數字化在理論指導、技術實現方面具有可行性，同時行業經驗及部分設計單位自身檔案資源的前期建設，都為數字化打下了堅實的基礎。

理論指導層面。由國家檔案局發布的檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》，規定了紙質檔案數字化的技術和管理要求，為企業進行紙質檔案數字化提供了依據和指導。

技術實現層面。紙質檔案數字化已推行多年，技術成熟。通過使用現代化的掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術，可以將大量龐雜的紙質檔案，轉化為相應的數字數據。

行業經驗層面。同行業企業普遍進行了數字化，有經驗可借鑒。像上海同濟建筑設計研究院、上海現代建筑設計研究院等都已經進行了多年的紙質檔案數字化工作，其經驗可以進行學習、借鑒。

自身基礎層面。據筆者調研發現，目前行業中大多數企業已經建立了檔案系統，并且構建了目錄數據庫，目錄數據庫的建立為紙質檔案數字化建設打下了堅實的基礎。也就是說，紙質文件數字化之后，只需將相應的電子文件與相應的目錄掛接即可建立目錄和數據完備且一一對應的電子全文數據庫。

五、工程設計單位檔案數字化解決方案

（一）原則把控

1.統一規劃。紙質檔案數字化對象為海量檔案文件，對這些文件掃描加工是一個系統工程，需要提前進行統一規劃，為后續開展工作提供指導思想，以減少不必要的調整和變更。

2.分布實施。對海量數據進行加工需要很長時間，所以需要本著從需求出發的宗旨，首先開展查閱利用率高的、緊密關系生產經營的檔案資源進行數字化工作;

3.資源共享。資源共享是數字化的主要目標，因此數字化各項工作的推進要緊緊圍繞此項目標進行。

4.確保安全。檔案資源為企業重要財產，在數字化過程中需要確保紙質和數字資源的安全。

（二）流程構建

按照國家檔案局發布的檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》DA/T31—2017的規定，紙質檔案數字化基本上分為以下十個步驟：

文檔接收-文檔整理-目錄建庫-文檔掃描-圖像處理-圖像質檢-數據質檢-數據驗收-裝訂歸還-數據掛接。

（三）數字化團隊、管理體系、資源等配備

1.數字化供應商方面

（1）專業化的團隊。應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務和良好的組織領導能力的管理人員（項目經理、現場管理人員）。熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。

（2）完善的管理體系。包括嚴格執行國家法規標準，建立安全保障規定（含實體安全、現場安全、人員安全、信息安全），建立現場保障制度（員工紀律準則、考勤管理制度、衛生管理制度、值班管理制度、操作管理制度、物品管理制度、周轉庫房制度）等。另外，需要成立現場管理小組對工作人員進行規范化管理等。

（3）標準化的數字化流程。有明確的數字化流程，流程能夠符合檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》DA/T31—2017。具體到工程設計行業應包括：調檔交接、數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據質檢、數據驗收、數據備份、檔案歸還等工序。加工過程中嚴格遵守國家及用戶各項標準，確保加工成果的合規性、可用性、可靠性等。

（4）各類資源。①領先同行的軟件操作系統，以用于數字化安全存儲和后續開發利用;②利用專業化的高速掃描儀將紙質圖紙進行掃描，將掃描的圖紙從光柵圖轉換成矢量圖，以便以后的使用和保存。針對工程設計行業的具體特點，掃描滿足以下要求：

第一，針對設計圖紙尺寸大、尺寸不一的特點，掃描儀除滿足常規尺寸掃描需求外，需要布置專業的大幅圖紙（A0、A1等）掃描儀;

第二，針對設計圖紙精度高的特點，掃描儀應最少用200DPI以上分辨彩色或灰度掃描，以最大限度的還原精細的原圖;

第三，掃描存儲后的資源支持OCR識別。即將掃描的圖片、PDF文檔轉換為可編輯、可全文檢索的文本類型的文件，方便檢索利用。

2.工程設計單位方面

（1）專業化的團隊。檔案負責人負責進度把控、流程監督、成果檢查等;檔案管理員進行輔助數字資源掛接等;

（2）掃描場地。出于檔案資源保密和提高掃描效率的目的，所掃描的檔案不能帶離現場，設計單位應提供空間供掃描使用。

結束語：由于工程設計單位紙質資源館藏量大，數字化需要投入大量人力、物力、財力成本，投資收益率也需要隨著后續利用才能逐步顯現。但不可否認，紙質檔案數字化可以提高檔案資源的利用效率，提升檔案工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。另外目前設計行業中多數企業已經實行或正在實行數字化，數字化已經成為大勢所趨。

參考文獻：

[1]楊蓉文.工程設計單位檔案管理的信息化建設分析[J].辦公室業務，2017（15）：64.

[2]程簫紅.工程設計單位檔案管理的信息化建設[J].城建檔案，2014（11）：15-16.