關于事業單位人事檔案管理規范化探討

程相斌

摘要：事業單位在近年來不斷推進檔案管理工作改革，但隨著機構改革的日益深化，事業單位人事檔案管理面臨更高的要求，制度規范不夠完善、內部檔案工作不足、隊伍建設相對落后等問題逐漸顯露出來，阻礙檔案管理規范化的實現，應積極探索解決這些問題的有效措施，提高事業單位人事檔案管理規范化水平。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;人事檔案;規范化

事業單位是組成國家政體的重要單位，其工作人員則是組成黨的隊伍的重要群體，對應的人事檔案管理自然就成為中國共產黨選人和用人的關鍵環節之一，是事業單位順利開展人力資源管理工作的基礎。事業單位的人事檔案全面記錄著單位中個人的工作、學習、才能、品德、家庭等基本情況，是由單位集中保管的、以備查證的基本資料。如今事業單位人事制度改革少不了人事檔案這一基礎信息的支撐，檔案部門及人員促進本單位人事檔案管理的規范化發展具有重要意義。

一、事業單位人事檔案管理規范化的重要性

做好事業單位人事檔案管理規范化工作的重要性主要體現在兩個方面：第一，為事業單位日常管理工作的順利開展提供資料，因為人事檔案涉及很多內容，能為單位提供開展各項工作與活動的參考，例如人員培訓、績效考核以及辦理社保等，通過有效分析人事檔案資料，讓日常管理工作者獲得原始材料，有序開展相關工作。第二，為事業單位的工作隊伍建設提供依據。因為事業單位的人事檔案管理是其建設優秀工作隊伍的重要途徑，打造一支結構合理、能力突出的工作隊伍是單位人事檔案管理規范化最主要的一項工作。基于對人事檔案管理工作的分析，就能對工作人員的更多資料與信息進行深入挖掘，使調整人員崗位、人員晉升等獲得有效參考依據，推動人才隊伍建設事業良性發展[1]。

二、事業單位人事檔案管理規范化的有效措施

（一）完善檔案規范制度

為實現人事檔案的規范化管理，首先要做的就是制定完善的檔案立檔、歸檔、借閱等規范制度，統一工作標準，例如紙質文檔的字體、格式和音像制品、電子文檔的制式等，形成人事檔案管理規范化的設施標準，明確要用的軟件系統、硬件應當達到的條件等，通過標準化的規范制度推動人事檔案管理的完整和規范。換言之，從事業單位人事檔案的產生到收集檔案資料、歸檔和向檔案室移交檔案再到人事檔案的日常借閱、利用等都應遵循規范化的原則，形成嚴格的、完善的制度，完善人事檔案管理目標考核與責任追究制度，用制度規范管理工作，確保人事檔案管理的有序性與規范性。另外，要注意完善建立人事檔案的數字化管理制度，通過電腦和掃描儀等設備與現代技術，把傳統的文字、圖片和聲像等人事檔案資料轉化為數據信息資料，使事業單位的人事檔案紙質格式和數字格式并存，更好地適應新時代的新要求。在完善人事檔案管理設施方面也要增加基礎投入，例如購買必要的數據處理器、軟件系統等，同時建立單位檔案信息管理體系，提高使用人事檔案信息的效率，在檔案信息化管理制度的約束下促進人事檔案管理的規范性與科學性提升。

（二）規范內部檔案管理

事業單位的人教部門或辦公室應牽頭規范內部檔案資料管理，支持檔案人員做好各項工作[2]。例如在年初負責全面收集上年度內部人員的年度考核表和獎懲材料、薪酬調整、學歷變動、職稱變動、職位調整以及退休人員、新進人員的相關材料，業務科室和財務部門等也要主動積極地配合人教部門或辦公室一起收集年度人事材料。在材料匯集之后以人員為單位將其裝入檔案袋，檔案部門及人員則及時接收其移交的人事檔案，做好銜接工作，一起在移交清單上簽字確認。與此同時，對于內部檔案材料的日常管理也必須規范，例如借閱或復印人事檔案時要先審批、后登記、再使用，做好歸還記錄等。在借閱審批中應在申請表里注明借閱人事檔案的原因、時間、借用者名字等，在人事分管領導簽署意見之后才能借閱或者復印。對于借閱對象也必須嚴格界定，原則上是因本單位工作需求或本人面對晉升、退休等事宜才能借閱人事檔案，提升內部人事檔案的規范性。

當然，如果條件允許，事業單位可聘請第三方專業機構開展專業性的人事材料整理和裝訂工作，規范管理人事檔案。如果單位經費緊張，就應在內部專門開展清理工作，根據人員順序梳理人事檔案，記錄并匯總所存問題，通知相關科室和當事人及時補充缺少的資料;根據人事檔案目錄順序把收集的材料歸于檔案盒，裝訂成檔;規范人事檔案順序，按照人員履歷、自傳、學歷與職稱、考核及鑒定、政審、獎懲、聘用及任免等目錄使人事材料精準歸位。

（三）加強檔案隊伍建設

人事檔案管理規范化是一項業務性與政策性極強的工作，涉及到人員信息安全，所以對事業單位檔案人員的管理能力與素質水平要求較高，加強檔案人員建設勢在必行[3]。單位在人事制度改革中應挑選認真負責、不怕辛苦、工作嚴謹的人進入檔案管理崗位，提供打造高素質檔案工作隊伍的有利條件;聘請人事檔案管理領域的專家對本單位檔案人員開展培訓工作，使其了解并掌握人事檔案管理的最新動態與工作方法;檔案人員也要加強自身建設，樹立正確價值觀，提升個人思想覺悟，不隨意泄露人事檔案信息，保護檔案安全。

三、結束語

事業單位人事檔案管理工作的量很大，程序也十分繁雜，需要檔案人員有足夠的耐心，在完善規范制度的同時做好內部檔案資料管理工作，不斷加強隊伍建設，確保人事檔案管理的規范化發展，體現人事檔案管理應有的作用，為事業單位的運作和發展貢獻力量。

參考文獻：

[1]褚麗娜.事業單位人事檔案管理的必要性與具體策略[J].蘭臺世界，2019（S1）：154.

[2]江佳桐.新時期事業單位人事檔案管理創新路徑[J].辦公室業務，2019（08）：169.

[3]胡妤.如何做好新時期事業單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發，2019（01）：23-24.