企業辦公室精細化管理的意義和方法

韋軍勇

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）2- 103- 01

摘 要 辦公室在管理中扮演著重要角色，能夠提高辦公室的精細化的管理并降低管理成本，促使辦公室管理達到預期目標。基于此，以下對企業辦公室精細化管理的意義和方法進行了探討，以供參考。

關鍵詞 精細化管理 企業辦公室 解決方法

當前，我國企業辦公室管理模式還存在一定的問題，導致干部的執行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通。基于此，圍繞精細化管理在企業辦公室中的實施意義及實施措施進行分析具有重要的意義。

一、精細化管理概述

精細化管理是管理學中一個較為重要的理論知識，最早起源于科學管理，主要是從不同的方面創新管理理念，比如規范化、精細化以及個性化，其中精細化管理主要是人與崗位之間的匹配理論，在分配崗位的過程中，需要明確崗位人員自身職責，并且在此基礎上將責任劃分到個人，同時對管理內容進行細化，這對企業各個管理環節質量的提高具有較大促進作用。此外，辦公室在管理期間，應當應用精細化管理模式，不但能夠降低企業運行成本，而且對管理人員具有約束作用，為提高辦公室管理水平奠定良好的基礎，從而使企業市場競爭力得到提升。

二、企業辦公室精細化管理的意義

（一）提升企業核心競爭力的內在要求

現階段，我國對外開放水平不斷提升，加之“一帶一路戰略”“區域經濟一體化”等戰略的實施，為企業發展帶來機遇的同時，也意味著企業需要承擔更多的責任以及面臨著更多的挑戰。為了更好地提升企業核心競爭力，加快企業國際化、現代化、科學化和規模化的步伐，加強辦公室管理就成為了必然選擇[1]。辦公室精細化管理后，意味著辦公室職責分工更為明確具體，權責對應更加清晰，意味著辦公室在企業中所能發揮的作用愈大。除此之外，辦公室精細化管理，意味著企業辦公室可以節約更多的管理成本、提升工作效能，進而促使企業生產經營效率的提升。

（二）有助于降低企業的運行成本

對于任何一個企業而言，降低成本、提高效能都非常具有實際價值。從企業層面來看，成本是企業運營中十分重視的方面，只有當企業在行業中的成本處于領先地位，才能使企業形成一個有效的競爭力。而精細化管理能夠降低企業的運行成本，因為其主要是從細節入手，通過運用最新的管理技術，促使企業的人力、物力及財力等資源得到充分利用，以此降低企業的生產成本。

（三）順應經濟新常態的必然趨勢

我國經濟體制改革進入到“深水區”后，市場經濟環境的變遷速率加快，企業對經濟政策、法律法規以及國內外經濟形勢的研判顯得尤為重要。企業辦公室作為信息資源的集散地和發布地，其在政策發布、規章制度發布、文件發布領域扮演著重要“角色”。為了更好地協調好企業各個部門之間的工作，解決實踐工作中存在的“信息孤島”“信息不對稱”現象，提升相關部門以及下級單位對經濟政策、法律法規、國內外經濟形勢的把控程度，有必要進一步改革企業辦公室工作，最大限度地提升辦公室整體運轉效率，一次性將工作落實到位。

三、企業辦公室精細化管理措施

（一）建立精細化管理制度

上市公司要實現企業辦公室管理的精細化，需要從自身的實際情況著手，建立完善的精細化管理制度，制度能夠為行政管理工作提供重要的支持與保證。上市公司相關的管理人員要借鑒先進的精細化管理理念，保障精細化制度的完善性，在傳統精細化管理理念、制度的基礎上，加以改進與完善，實現對各項管理工作與任務的細分。此外，精細化管理制度的實施要求上市公司要做好相應的細節處理，根據管理任務，詳細劃分相關人員的管理職責，使得辦公室人員在進行行政管理工作的時候，可以依據有關的制度來實施規范化的工作。在精細化管理制度的制定過程中，上市公司要積極鼓勵員工參與，積極采納員工的意見，保障精細化管理制度的完善性與規范性[2]。

（二）應用辦公室自動化系統

當前，科學技術日新月異，互聯網不斷發展，企業要想提高辦公室精細化管理質量，應當應用辦公室自動化管理系統。此外，辦公室精細化管理的主要目標是明確工作責任，通過規范化管理，將成本控制在一定范圍內，以此實現企業經濟效益。根據企業實際發展情況，在對辦公室職能分配的過程中應根據不同特點，賦予辦公室在企業中的樞紐角色。除此之外，將信息技術應用到辦公室管理中，能夠使各種信息及時傳遞，并且可將繁瑣的管理工作難度降低，為辦公室管理質量的提升奠定良好的基礎。

（三）做好辦公室的清潔工作

臟亂差的環境會給人一種壓抑的感覺，會讓人覺得這個企業的管理非常混亂。因此，辦公室管理需要從“清潔工程”開始，切不可將這項工作看做是小事，事實上干凈整潔的辦公環境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具工作動力。辦公室的衛生清理工作可從整理、整頓、清掃、習慣等方面開展，不僅是清理辦公室環境，而且讓辦公室人員都改變自己的工作及生活習慣，使他們認識到保持辦公室干凈衛生的重要性。

（四）細化崗位職責

企業辦公室管理工作的精細化要求上市公司在日常的工作中要建立完善的考核標準，用考核制度來約束與規范員工的行為，實現辦公室人員職能的細分。對任何一項企業辦公室工作而言，上市公司要根據行政工作的內容、目標與任務等，制定明確的員工職責說明書，使得辦公室人員在相關任務的執行過程中能夠充分意識到自身的職責權限。

四、結語

精細化管理不僅能夠降低企業的生產成本，還能加強各部門之間的溝通與協作，繼而提高企業的管理效率。因此，在今后的發展過程中，企業辦公室需要加強對員工的培訓，以提高他們的工作能力。此外，要做好辦公室的清潔工作，為辦公室人員營造一個干凈衛生的工作環境，這樣可以提高他們的工作效率；還需要完善績效管理體系；需要重視信息化及標準化工作的開展。

參考文獻：

[1]許研.淺議精細化管理在辦公室內務工作中的應用[J].現代經濟信息，2019（20）：111.

[2]秦建偉.企業辦公室精細化管理的意義和方法[J].環渤海經濟瞭望，2019（10）：106.