“互聯網+檔案”理論與實踐的三點思考

黎曉銳

摘 要：將“互聯網+”技術應用于檔案管理當中，形成了“互聯網+檔案”的新型檔案管理方式。由于該檔案管理方式相較于傳統的紙質檔案管理存在諸多優勢，因此很多企業嘗試探索“互聯網+檔案”的管理模式。針對實踐探索中存在的一些突出問題，檔案管理部門一定要實時更新完善檔案信息，注重各方面檔案信息的歸類與匯總，注重企業文化通過電子檔案進行內部傳承。

關鍵詞：互聯網+檔案;管理模式;有效策略

檔案是企業或者圖書館保存的關于各項重要活動信息的文獻載體。作為文化建設的重要資料，檔案在文化建設中擔負著至關重要的作用。“互聯網+檔案”簡化了傳統“人工管理+紙質檔案”的流程，將紙質檔案信息轉化為存儲及檢索更加便捷的電子檔案信息。將“互聯網+檔案”應用于檔案的創建及管理，不僅有利于減輕人工的負擔，更有利于完善檔案的管理系統。

1 “互聯網+檔案”的理論基礎

“互聯網+”是以互聯網技術為基礎，實現信息在文化、社會、科技等多領域的融合，并且不斷衍生出新技術、新方法的過程。“互聯網+”這一關鍵因子融入到檔案管理當中，有助于檔案工作、檔案宣傳等多個環節的智能化管理。“互聯網+檔案”的新型檔案管理方式是計算機技術在檔案管理工作中的應用體現，將員工信息、公司或圖書館的大事件等以電子檔案的形式進行存儲與記載，方便搜索與查詢[1]。相較于紙質檔案，這種電子檔案的存儲內容更加豐富多彩，圖片、文檔、錄音等都可以存儲在電子檔案當中。“互聯網+檔案”的管理模式存在諸多優勢，因此各類企業紛紛在檔案管理工作中展開探索。

2 “互聯網+檔案”實踐探索中出現的問題

“互聯網+檔案”作為一種新生的檔案管理方式，各類企業在實踐探索符合本企業實際的檔案管理模式的過程中難免出現一些問題，企業實踐“互聯網+檔案”管理模式是一個由初期摸著石頭過河到逐漸成熟的過程。在探索互聯網+檔案管理的過程中，企業出現的突出問題大致存在以下幾個方面：首先，檔案信息變更不及時，檔案內容存在錯誤。由于忽視定期核查，導致檔案信息失真。檔案信息錯誤會直接影響到企業領導者的決策，進而對企業的未來發展造成不良影響。其二，“互聯網+檔案”以互聯網技術為基礎，存儲的內容經過積累逐漸成為公司的財富，但是各部門只存儲與該部門相關的檔案內容，缺乏自動化的整合，也沒有進行專門地匯總與歸類，導致檢索與信息提取費時費力。各個部門單打獨斗式的檔案收集管理方式使得“互聯網+檔案”的獨特優勢得不到充分展現[2]。最后，檔案管理方面只關注信息的積累，忽視檔案的文化傳承性。企業檔案作為企業文化的重要表現形式，積累了一代代員工的優秀精神品格，新生代員工繼承發展這些優秀的企業文化傳統，才能使企業發展保持長久的蓬勃朝氣，但是多數企業檔案管理工作只注重收集和整理檔案信息，卻忽視了檔案管理當中最為重要的一項任務就是文化傳承。

3 完善“互聯網+檔案”應用的有效措施

3.1 實時更新完善檔案信息

檔案管理是對企業形成的多種載體、多個門類的檔案信息進行收集、存儲、整理等全方位管理的過程。企業在各項生產經營活動過程中形成并積累的全部檔案信息，真實記錄了企業發展進步的全過程，積淀了企業的文化精髓。“互聯網+檔案”的管理模式在實踐時，應該盡可能地將紙質檔案轉化為電子檔案，還需要對各類檔案信息進行定期審核。為了健全企業檔案的員工數據庫，企業的檔案管理部門應該注重員工事跡檔案的收集與整理，員工的事跡內容不僅包括重大的事件，也可以包含員工為企業發展所做出的一些小的事跡。在各個部門各個崗位默默無聞、兢兢業業工作的員工事跡皆可以記錄在員工檔案當中，從而形成覆蓋各個部門的員工事跡檔案體系。創建員工檔案體系能夠讓員工們體會到企業對他們的關注，從而更加賣力地開展工作。

3.2 促進檔案管理的自動化與信息化

檔案管理的自動化與信息化隨著計算機的普及已經逐漸成為現實。檔案管理的數字化能夠加強檔案信息管理模型的建設，便于從多個方面進行檔案內容的檢索。對于那些發展歷史較為長久的企業，檔案管理部門建設企業文化的流程包括編寫紙質版的企業檔案、員工檔案以及收集整理檔案照片。在必須人工參與的檔案管理環節中，檔案管理自動化與信息化可以通過提高檔案工作人員的綜合素質，尤其是計算機技術的操作水平來實現。為了提高檔案工作人員的檔案管理能力，企業可以為檔案工作人員提供更多培訓的機會，聘請專業人員講解并現場演示檔案的裝訂、規整及組卷等檔案管理的流程[3]。

3.3 注重企業文化通過電子檔案進行內部傳承

企業檔案作為企業文化精髓的重要代表，其中蘊含的一代代員工兢兢業業努力付出的優良品格需要傳承，需要在新一代員工身上繼續發揚。電子檔案現階段已經成為檔案信息呈現最多的形式，因此一定要注重企業文化通過電子檔案進行內部傳承，尤其要注重老輩優秀員工對新員工的指導引領作用。老帶新的傳承方式在很多企業當中已經成為一種優秀的文化傳統，檔案工作人員一定要將老員工的先進事跡進行收集與記錄，讓這種優秀的文化傳統在一代代企業員工身上傳承。檔案管理是一項長期性且連續性較強的工作，在企業發展的任何階段都必須注重檔案管理工作，不能因為企業忙于發展創新而忽視[4]。為了促進企業文化在全體員工中的傳承，檔案管理領導可以組織員工學習企業的發展歷史，帶領全體員工感受老一輩員工的精神品格。

4 小結

時代的飛速發展中，檔案管理與互聯網+的融合已成為一種發展的必然。為了使“互聯網+檔案”這種新型的檔案管理模式發揮最大的價值，企業要逐步完善檔案管理，及時更新并定期維護電子檔案信息，促進檔案管理的自動化與信息化。注重檔案信息的管理工作，使檔案信息成為企業管理者做出正確決策的重要參考。

參考文獻

[1]王方剛.如何做好“互聯網+檔案”[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015（9）：45.

[2]聶丹萍.互聯網時代檔案管理工作的現狀與應對措施[J].辦公室業務，2020，1：92-93.

[3]許德斌，裴友泉.針對“互聯網+檔案”理論與實踐的三點思考[J].檔案學研究，2017，2：40-44.

[4]袁新芳.2015-2016年互聯網+檔案研究文獻數據統計分析[J].河南機電高等專科學校學報，2017，25（2）：79-80.