檔案信息資源的整合與利用策略分析

于雁

摘 要：隨著社會的快速發展，信息量不斷趨向于多元化，這在很大程度上增加了火電企業的工作量。檔案管理是在開展其他工作的基礎上實現單位資金和其他相關工作的有效利用，這同樣是一種對后續工作的支持，此外，檔案收集工作對檔案利用的質量也有著一定影響。而隨著信息時代的來臨，各種信息技術涌入檔案管理行業，傳統的檔案管理方式已經無法滿足新時代的企業需求，所以，如何利用信息技術構建出新的電子檔案管理模式，實現單干信息資源的整合與應用，已經成為火電企業單位面臨的首要問題。基于此，本文對新形勢下火電企業檔案管理中存在的問題進行了討論，并提出了檔案信息資源與利用策略。

關鍵詞：檔案;信息資源;整合;利用資源

信息時代的到來對火電企業檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要相關工作人員在工作實踐中實現創新，同樣需要相應的信息技術創新，以此來構建出全新的信息化管理模式，全面提升檔案管理工作的效率。信息時代的火電企業檔案管理事務不斷增多，亟待構建出新體系實現檔案的信息化管理，并在此過程中加強改革創新，在降低人力、物力財力消耗的同時，提升檔案管理水平，實現檔案信息資源的整合和利用。

1 火電企業檔案資源管理的現狀

1）檔案人員對于業務的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實較差。近些年來由于火電單位制度的變革，導致檔案管理人員頻繁調動，再加上沒有相應的培訓，檔案管理人員對于業務的操作流程不夠熟悉，很難勝任當下的檔案管理工作。而在轉出、轉入以及工資發布等情況中沒有按照手續辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

2）管理不夠規范，檔案的管理意識有待提升。火電企業檔案管理人員沒有嚴格遵守“檔案管理材料收集歸檔規定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞，較為顯著的就是學歷材料以及入黨資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，這就直接導致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料[1]。

3）檔案的管理較為分散。首先是由于近幾年來管理的機構改革導致人員檔案管理較為分散。比如火電企業的干部檔案、人事部門的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，到不到相關規定標準，管理手段和管理設備都還停留在一個十分落后的水平，不利于檔案現代化管理的實現。而隨著信息時代的到來，事務量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設備時還具有較大的隨意性，多數采用因地制宜的存儲原則[2]，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

4）現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案管理在很大程度上已經實現了信息化管理，但是由于其應用的計算機型號不一、規格各異，各自開發的管理軟件并不能相互應用，而且尚未開發出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計算機管理系統，這在很大程度上制約了檔案信息電子化的進程。

2 火電企業檔案信息資源整合與利用的策略

1）完善硬件設備，規范管理制度。火電企業規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善[3]，這是保證檔案完整的前提條件，加大計算機等現代化硬件的投入力度。檔案庫內還有必要配置計算機或者打印機等現代化辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管，卻無一人負責的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責以及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉”。何為四不查，即沒有依據相關報表不查，不在本單位的范圍內不查，不是正式黨員干部不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

2）構建檔案管理責任制度。按照《檔案法》的規定，實行統一領導、分級管理的原則，火電企業檔案人員要確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統、規范及安全保管和有效利用。其次實行項目法人負責制，明確分管領導和項目檔案管理體制和工作程序。確保檔案管理與項目建設同步進行，做到“三納入”、“四參加”、“五同步”。然后是做好“三納入”工作，主要包括納入工程建設項目各項規章制度、工作計劃及流程;納入工程建設參建各方項目日常管理;納入工程建設項目的崗位責任制、經濟責任制。其次，做好“四參加”，即相關管理人員參加設備、材料技術協議的洽商;參加設備開箱驗收或引進項目接收;參加建設項目的驗收及評價;參加建設項目工法、專利、科技成果、QC成果、“四新”成果的積累、開發。最后，做好“五同步”，即下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步;檢查工程進度與檢查文件材料積累同步;工程驗收、評價與文件材料歸檔同步;科技成果等評審與文件材料歸檔同步;項目移交生產與項目文件材料完成歸檔同步。

3）提升檔案管理人員的信息管理水平。火電企業檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經驗或者專業知識。首先，需要大力進行對人事檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次就是設備的現代化，當今時代是一個信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進先進的管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓的方式不斷提升管理人員的管理素質和專業水平，保證其崗位的穩定性。

4）檔案管理工作的現代化和信息化。信息時代最注重的就是信息技術現代化，隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必經之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對提升檔案信息的實效性有重大意義。

5）保證檔案內容的真實和準確。電子信息管理模式更加注重信息的真實性，火電企業檔案人員一定要遵守相關規定，實事求是的對檔案進行嚴格把關，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責任意識，要對每一位人員的資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進入，保證檔案的準確性和真實性。

3 總結

信息時代給檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要火電企業管理部門抓住這些機遇，搭建出高效、全新的電子信息管理系統，對管理人員進行觀念上的更新，并根據當下檔案管理工作的開展趨勢，在創新管理制度的同時實現檔案管理的現代化，實現檔案信息資源的整合和利用，全面提升檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]彭艷.網絡環境下檔案信息資源整合的實施策略分析[J].才智，2009（32）：277.

[2]段雪茹.大數據環境下檔案信息資源整合分析及提升策略[D].遼寧大學，2017.

[3]黃中積.檔案信息資源的整合與利用策略分析[J].傳媒論壇，2020，3（08）：123-124.