探討事業單位檔案管理改革模式

顧俊杰

摘 要：隨著時代的不斷發展，我國科學技術的不斷創新，我國進入了信息化時代下，事業單位檔案管理工作也應順應時代的發展，與時俱進，將信息化技術作為事業單位檔案管理工作改革的重要建設目標，從而有效的提升事業單位的檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;改革模式

在我國經濟實力逐漸壯大的今天，我國事業單位獲得了良好的發展，事業單位檔案管理工作的重要性愈加凸顯，隨著信息化、數字化、互聯網化時代的到來，要善于利用先進技術對事業單位檔案管理進行分析、改進和優化。認真研究與部署數字化管理，有利于事業單位檔案管理的降本增效。

1 事業單位檔案數字化管理的意義

隨著信息時代的到來，事業單位檔案管理通過運用計算機技術提升了檔案管理的成效，方便檔案的收集工作與歸檔工作，改變了傳統檔案管理模式，是檔案管理的創新。檔案管理人員通過操作相關軟件對資料進行增減、變更，工作效率大大提升。而且檔案數字化發展還可以促進新型管理方案的落實，在很大程度上節約了人力與財力。事業單位的發展要求檔案管理也要跟得上時代發展的步伐，必須要從數字化管理方面下功夫，查閱檔案更加便利，為高校的可持續發展提供了保障，也提升了高校管理的信息化水平，具有非常重要的現實意義。

2 事業單位檔案管理改革模式

2.1 電子檔案系統構建

分析我國的事業單位的現狀，很多的單位已經構建了完善的電子檔案系統。電子檔案系統是將檔案的類型、檔案的所有信息以及存檔時間錄入到系統中。與此同時，電子檔案系統還能讓現有的系統數據進行更新和優化。另外，利用電子檔案系統能將每個時間段的事業單位信息全部有效地實現錄入，給事業單位在整體規劃上提供有價值的數據參考。為此，和傳統的檔案管理方式進行比較，利用信息化技術可以讓電子檔案系統更加完整和健全。利用信息科技手段讓所有的檔案信息做到了精確地記錄，同時錄入的信息數據更簡單和方便，確保了檔案管理流程科學化和規范化。事業單位成立電子檔案系統，方便工作人員隨時地查找和調取檔案信息，可以防止檔案查詢的時間消耗量大，同時還能讓檔案管理操作流程實現簡化。與此同時，事業單位在軟件開發上以及網絡建設上需要不斷地加強，多采用辦公自動化OA系統，這樣讓事業單位的數據資源和信息實現公開和透明。利用內部的網路，及時地將資源和人員情況做到有效地傳遞，讓實際的工作效率提高。

2.2 加大資金投入來更新技術設備

檔案數字化管理主要是采集和整理比較有價值的信息資源，這些有價值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務，從而體現出更大的價值，創造出新的效益。檔案作為重要活動的紀錄材料見證事業單位的成長，在組織運營管理過程中的使用頻率也在提升，對檔案數字化收集與歸檔管理的時效性提出了新的要求，要在確保時效性的基礎上保障檔案資料的質量，以高質量的檔案材料為組織決策提供參考依據，實現工作開展的價值。所以，事業單位管理者要提升對檔案數字化管理的重視度，投入專項資金配備專業的計算機設備、打印機設備等，在設置目標或者做決策的時候參考檔案信息資料，發揮檔案信息資源在維持組織政策運行方面的重要作用。打破傳統的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

2.3 提升檔案管理數字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網絡設備的選擇應當具有穩定、安全的優勢，提升數字化管理的質量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩定性。第二，提升檔案數字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產品，還是硬件設備，都要依據檔案管理的設計標準，符合日后升級的可靠性。同時，網絡安全要配備有相應的軟硬件防火墻、訪問權限設置、應急系統備份。無論是使用者還是系統管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統升級、提升數據安全性。第三，提升檔案管理的性能。機房應當配備陣列性產品，確保系統網絡優勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統還應當具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發揮檔案數字化資源的優勢。第四，硬件方面應當要控制信息載體的質量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權限控制，不斷強化系統的保密作用，有效避免系統和內部數據遭到修改、破壞、無權限訪問。

2.4 檔案管理服務能力拓展

事業單位開展檔案管理工作的本質是服務，而其實際價值的體現也同樣來源于服務。所以事業單位應該提高自身的服務水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應該擴展服務功能，對于傳統的檔案管理模式中所涉及的服務職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術的運用進一步的擴展其功能。通過開發先進的功能模塊，從而有效的實現數據的自動規避、篩選和對比。其次應該進一步的擴展服務內容，在傳統的檔案管理模式下，事業單位所提供的服務內容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數據信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務內容，使其完成由被動到主動的轉變，為需求者提供更有針對性和個性的服務。

2.5 強化“全過程管理”工作

在檔案管理的全部環節中，起初，應該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業思想，只有確保每個工作事務流程的質量合格、責任優先，才能為“全過程管理”提供質量保障。其次，事業單位要按照文件儲存的規范，依據我國關于檔案管理、文檔體系和下發規則等相關規定，制定具體的文書處理辦公規定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認真學習我國相關法律規定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創設一支優秀、專業的事業隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎;不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現代化同步發展，并配備性能優良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統一。

2.6 深化檔案數字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個環節就是保密工作要做到位，無論是個人信息、單位信息，根據信息的等級、重要性，會有一定程度的保密時限、級別要求。如果信息泄露，輕則泄露機密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無法估量。首先，要根據檔案的特點、內容、重要性設置保密級別，配備相應的管理權限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識和信息管理技能，能夠有效管控數字化信息的安全性。再次，要對系統進行有效加密、定期維護、檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

3 結語

綜上所述，在時代的快速發展下，事業單位的檔案管理工作也應進一步的改革自身的工作模式，加快信息化建設，從而為用戶提供更加優質的服務，提高自身的檔案管理質量。

參考文獻

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