新形勢下如何做好企業機要工作

鮑靜

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-107-01

摘 要 隨著企業的改革發展，對辦公室機要工作提出了更高要求，本文論述了如何在工作流程及細節上做好辦公室機要工作的幾點思考。

關鍵詞 新形勢下 企業 機要工作

當前，隨著信息科技的快速發展，企業的管理工作也面臨新的發展機遇和模式，作為企業的綜合性管理機構，辦公室承擔著企業在經營運轉過程中承上啟下、聯通內外、協調推動的重要職能。而不斷更迭的發展形勢也對辦公室機要工作提出了更高的要求，相對于辦公室其他職能崗位，機要崗位具有更強的特殊性、保密性與專業性，必須具備較高的政治素養與清醒的頭腦，在工作中也需要更高的組織協調能力、語言表達能力、知識學習能力。因此，高質量的辦公室機要工作對于企業統籌科學發展具有重要的現實意義。

下面，就如何在工作流程及細節上做好機要工作做幾點思考。

一、提升政治站位，準確領會機要工作的重要意義

從事機要工作，要具有高度的政治敏銳力和鑒別力，善于從政治上觀察、分析和處理問題，對企業黨政做出的安排部署，都必須不折不扣的執行，確保政令暢通。在大是大非面前要始終保持清醒的頭腦，不能有絲毫的含糊和動搖。特別是機要崗位，在涉密事項的處理上，更要做到立場堅定，旗幟鮮明，嚴守保密紀律。機要崗位是企業的政策指令上傳下達的關鍵聚散地，又是文件信息傳輸的中心樞紐，且涉及的密集文件較多，涉密設備比較集中。因此，機要日常工作要認真履行和落實保密工作的責任制，努力增強保密意識，在建立健全保密規章制度和強化保密管理上下功夫、見成效。

二、提高責任意識，做好來往公文的歸納梳理

機要工作是各類文件的中心集結地，無論是上級來文、外單位來文，還是企業內部下發文件，都應該實行文檔一體化，對文件進行分步跟蹤、系統管理。公文的收、發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等每個一環節都應嚴格執行登記制度，把好多遞關口，做到環環有手續，件件有著落，收發文件要分類登記，審核所有企業對外、對內發文的格式、編號工作。收發文件辦理是相對比較完整、獨立、閉合的，其基本要求是準確、及時、安全、保密。這就要求時刻保持良好的工作習慣，熟悉企業領導之間的分工，了解各部門的職能，準確領會領導指示精神，機動靈活，掌握時機。越是工作繁忙越要分清輕重緩急，準確流轉，做到忙而不亂、忙而有序。

三、強化保密意識，筑牢企業信息安全防線

機要工作是企業文件、信息、政策指令上傳下達的集散地，辦公室因其特殊性，所以涉及的密級文件相對較多，履行機要保密工作職能是保密工作的基礎。因此，機要工作最重要的一點就是要有很強的保密意識，必須做到不該透露的絕不透露，不該說的絕對不說，自覺遵守保密法規和保密制度。秘密文件堅持專程、專人取送，必須存放在有安全保障的地方，并經常檢查保管情況（要有文柜、文柜應有安全措施）。企業在制定秘密文件或帶有秘密性質文件的整個過程中，包括起草、核稿、打印、校對、印刷、裝訂及發放范圍等環節都必須注意做好保密工作，確保資料不外泄。

四、緊跟時代要求，緊貼機要工作技術更新

隨著信息化的進程，傳統的企業管理很難滿足企業管理需求，簡單、便捷的OA辦公管理系統不僅增進組織管理，更提升了企業的協同辦公效率，優化了企業上下協同，集中管控。整個系統的搭建主要圍繞集團組織結構，通過權限設置、多維矩陣模型快速落實各分部、各部門獨立維護、分權管理需求，打造一個集團統一管控，分部獨立維護的一體化OA辦公系統。將所有工作流程化、電子化，解決集團對于各部門、下屬公司標準化、規范化管控問題。在OA系統權限分級管理作用下，下屬子公司可以根據業務需要，自主決定流程各個審批節點和走向。而手機辦公系統是OA的一個子系統，它將OA的應用從電腦延伸到手機，安裝手機辦公系統后，用戶手機就可以通過無線網絡登錄本單位的OA服務器進行辦公，各級領導可以隨時隨地了解本單位的狀況和處理緊要工作，大大提高了辦公的便利性。

五、以務實的工作作風，提高機要工作和效率

創造一流的工作業績，最大限度的的揮機要工作的作用，關鍵在于是否有強烈的事業心和高度負責的精神。自覺做到在標準上求高，措施上求嚴，工作上求實，恪盡職守，不計較個人得失，少說多想多干，甘當無名英雄。以求真務實、文明高效的工作作風，全面提高機要的工作質量和工作水平。一是要有奉獻精神，要有平常心。機要工作是默默無聞的工作，所以要有一種做好工作的奉獻精神，否則，很積極主動地創造性地開展工作。二是要有忍讓之心，具備寬容之心。機要工作瑣碎復雜，接觸面廣，所以機要工作更應當高姿態顧大局，具備忍讓精神，嚴以律己，寬以待人，做到既要文明禮貌，又要不卑不亢。

六、增強服務意識，增強機要工作的協調配合能力

無私奉獻是人類最純潔、最崇高的道德品質，具有奉獻精神的員工首先是忠誠并熱愛企業，其次是對工作的強烈的責任感和使命感。機要工作要堅持做到“四個不讓”，一是不讓工作 在自己手里耽誤；二是不讓文件在自己手里積壓；三是不讓錯誤在自己手里出現；四是不讓機關形象因自己受到損害”。因此，機要工作必須具備主動服務的意識，為領導服務、為機關服務、為基層服務，在不影響正常工作的情況下，只要能做到的，不分份內份外，都要竭盡所能將事情辦好。以熱心、熱情、熱忱為大家服務，真正做到真心、用心、貼心，為確保企業各項工作的正常有序運轉提供切實保障。

隨著機要工作不斷向科學化、信息化推進，各項管理規章不斷完善，機要工作所承擔的各項上傳下達、內外協調的工作也日益增加。做好機要工作，必須堅持嚴格要求自己，注重以身作則，講奉獻、樹正氣，以誠待人，正確認識自身的工作和價值，以“圍繞企業中心、服務發展大局”為理念，以更更高標準、更嚴要求扎實做好機要工作，助推企業健康有序發展。