互聯網時代檔案管理面臨的挑戰與對策

李彬

摘 要：互聯網不僅融入進生活的方方面面，還能幫助人們提高數據處理的效率和速度。文章以互聯網為切入點分析了當前檔案管理工作中存在的問題及解決問題的措施。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;挑戰;對策

互聯網技術的廣泛應用提高了人們日常工作質量與工作效率。對于檔案管理工作來說，只有不斷增強管理的信息化水平，才能讓檔案管理工作始終位于社會發展前沿。檔案管理工作的工作難度非常高，因此即使處于互聯網時代，仍舊存在著許多挑戰，但檔案管理人員要認識到一個問題，那就是機遇與挑戰往往是并存的。通過分析檔案管理工作中存在的問題，制定相應的解決措施，對檔案管理工作的長遠發展有著重要影響。

1 互聯網時代檔案管理面臨的挑戰

1.1 管理人員的綜合素質有待提高

檔案管理工作的主導為工作人員，工作人員的技能水平、綜合素質會直接關系到檔案管理工作的效率和質量。當前社會中，檔案管理工作人員的信息技術水平普遍較低，甚至許多管理人員沒有經過系統的檔案管理培訓，對檔案管理的認識存在不足[1]。上述現象，第一，會造成檔案管理工作質量得不到上升;第二，若檔案管理工作中出現困難或者問題，工作人員沒有相對的應急能力。在互聯網時代下，一個優秀的檔案管理人員應當將信息技術融入管理工作中，提高管理的速度與質量，但這種要求得不到滿足。管理人員之所以綜合素質不高，第一是單位制定的檔案管理人員招聘標準相對較低;第二是檔案管理部門沒有對管理人員進行定期培訓與考核，導致檔案管理人員知識系統較為陳舊;第三，部門內沒有完整的員工獎勵機制，導致檔案管理人員工作積極性較低，從而阻礙了互聯網技術與檔案管理工作的融合與發展。

1.2 管理理念傳統，缺乏創新性

傳統的管理理念已不適用于互聯網時代。互聯網技術已與人們的日常生活緊緊聯系在了一起，網絡已成為了工作、生活、出行中的必備輔助工具。因此檔案管理工作人員也需以互聯網技術為依據，更新管理理念。當前檔案管理工作人員普遍存在著年齡較大化現象，檔案管理部門中年輕化人才數量較低，年齡較大的工作人員工齡很長，接受新鮮事物的速度較慢，即使在檔案管理部門內宣傳互聯網的重要性，也很難改變檔案管理人員的傳統理念。因此會造成檔案管理理念始終處于停滯階段，無法得到更新與發展。

1.3 檔案管理的安全性不足

傳統檔案管理模式中，檔案的安全主要是依靠人員保管，若檔案管理人員保管不當，容易出現資料潮濕，蟲鼠叮咬等非人力破壞現象。但是互聯網時代下的檔案管理安全問題，則主要來自于黑客入侵、病毒入侵、資料泄露等等，互聯網模式下檔案安全問題的后果非常嚴重。并且隨著網絡的發展，不法分子盜取文件的途徑和方式越來越多，自然也就造成檔案的保密性越來越差。甚至有些黑客在盜取了文件后無人發現，信息在不知不覺中就產生了泄漏。因此，如何提高檔案管理的安全性是當前檔案管理工作人員的重點關注問題之一。

1.4 檔案管理工作缺乏統一標準

若想提高檔案管理的有效性、便捷性，必須制定統一的標準，統一的標準也是檔案管理安全性的前提和基礎。但當前許多檔案管理部門的互聯網管理模式仍舊處于發展階段，因此各部門之間的檔案管理標準、監督體系、具體規范措施都沒有明確的規定，造成了檔案管理在使用、整理、運行過程中存在很大的漏洞。

2 互聯網時代檔案管理問題的解決對策

2.1 優化檔案管理人員結構

一支優秀的檔案管理隊伍年齡結構應由老年人員、中年人員、青年人員搭配而成，三個年齡階段的人員可以互相配合，形成最佳的檔案管理方式。老年人員擁有豐富的檔案管理經驗，中年人員對檔案管理部門業務非常熟悉，青年人員則對計算機等信息化技術非常了解。若想形成合理搭配，檔案管理部門首先要優化工作環境，吸納大量的年輕工作人員。其次，互聯網時代下的檔案管理部門需要將管理中的責任落實到個人，提高檔案管理工作人員的責任心。最后，檔案管理部門要吸納擁有計算機、互聯網知識的人員，提高檔案管理的信息化水平。另外，檔案管理部門還需對現存的員工進行信息化培訓，提高原有員工的信息化水平。

2.2 更新人員管理理念

當前許多單位的目的是為了獲取更多的經濟效益，而檔案管理部門的存在感并不強，甚至許多領導者認為檔案管理部門無法對單位內部帶來經濟效益，因此對檔案管理部門的重視程度也不高，資金支持與技術支持較為匱乏。當前許多單位內部仍舊使用紙質管理方式，這種管理方式中資料的保存度非常差，部分紙質資料會隨著時間的推移逐漸泛黃、字跡模糊，對資料查閱與整理造成很大的困難[2]。因此，領導人員需要轉變管理觀念，加強檔案管理人員對工作的認識，了解到利用信息技術保存檔案資料，不僅能防止檔案資料因時間而消逝，還能減少管理過程中的人力投入，降低檔案管理成本。由此可見，提高檔案管理者的管理理念，加快檔案管理的信息化建設，對檔案管理效率和質量的提高有著非凡的影響。

2.3 提高檔案管理的安全性

首先，檔案管理部門要提高檔案管理人員的安全意識，根據實際情況制定完善的安全管理制度，提高管理人員的法律意識。有了制度必然要有相應的監督，派遣專門的人員或者建立單獨的監督部門檢查安全管理制度的落實情況。其次，檔案管理部門還要建立完善的管理責任制，將管理過程中的各項責任明確到個人，一旦出現信息泄露能夠及時找到負責人并采取相關措施，這樣一來有效降低了信息泄露的概率。最后，一定要提高檔案管理的網絡安全防護力度，單位會將過往的所有資料全部存放到網絡平臺中，如果一旦發生信息泄露，很有可能會造成巨大的經濟損失，對單位未來的發展造成不可挽回的影響。因此，檔案管理部門要定期升級檔案管理系統的防火墻，并進行病毒檢測，對網絡中的外來文件一定要做好嚴格排查與篩選。

2.4 建立統一的檔案管理標準

隨著檔案管理信息化的不斷推進，統一的管理制度、明確的管理標準，二者缺一不可。規范檔案管理部門內部的管理工作，為檔案管理的未來發展提供了強有力的支持。

3 結語

綜上所述，我們能夠了解到，互聯網時代下檔案管理工作存在著許多問題和漏洞，針對問題提出有效的解決措施才能真正發揮檔案管理的作用，推動檔案管理信息化的可持續發展。

參考文獻

[1]聶丹萍.互聯網時代檔案管理工作的現狀與應對措施[J].辦公室業務，2020，（1）：92-93.

[2]張捷.“互聯網+”時代檔案管理工作的現存問題及優化途徑[J].辦公室業務，2020，（1）：90-91.