淺析文書檔案管理中的常見問題及解決策略

徐春艷

摘 要：文書檔案是政府部門檔案的主要構成部分，文書檔案的管理水平不僅影響政府部門的辦事效率，而且也影響政府機關行政管理的改革發展進程。當前應當以信息化的方式有效提高文書檔案的管理效率，構建更加專業的文書檔案管理體系，促進文書檔案得到規范、全面、細致有效的管理。本文主要分析政府部門文書檔案管理的問題以及優化改進的工作措施。

關鍵詞：政府部門;文書檔案;管理改革;優化措施

政府部門應當高度重視開展文書檔案管理工作，基于現代信息化的檔案管理機制有效挖掘以往文書檔案的潛在價值。目前政府部門文書檔案管理還存在檔案管理人員素質有待提高，檔案管理機制不健全與配套設施不充分的問題，還需要加大政府各部門文書檔案管理改革的工作力度。

1 政府部門文書檔案管理的主要問題

1.1 管理人員素質較低

政府各部門從事文書檔案管理人員主要以事業編制人員為主，部分文書檔案管理人員以臨時聘用的非檔案專業的大學生居多。在當前文書檔案管理體系還不夠十分健全的情況下，很多文書檔案由政府各部門獨立分散管理，這使得大量兼職人員在檔案管理時操作的隨意性較大。由于文書檔案管理人員專業素養不足，政府各部門缺少有檔案專業背景的專門管理人員，致使文書檔案管理工作的水平不高，文書檔案運轉的風險較大，文書檔案未能得到充分有效的合理管理。還有一些部門不重視文書檔案管理人員的培訓，不能積極提高文書檔案管理人員的工作能力，加上兼職檔案管理人員的工作壓力較大，從事文書檔案管理工作的時間有限，導致文書檔案管理工作不到位，文書檔案管理人員的能力制約了文書檔案管理水平的提升。

1.2 檔案運轉機制落后

目前政府部門普遍使用了OA辦公系統，雖然自動化辦公系統有助于提高文件傳輸運轉的效率，但是也造成了大量文件歸檔不及時，電子文檔數據丟失，紙質文檔與電子文檔不統一的情況發生。政府各部門正處在紙質文件向電子文件的過渡時期，這給文書檔案管理工作帶來了新的挑戰，傳統文書檔案的運轉機制弊端顯露的比較充分。首先，文書檔案管理部門與文件運轉機構配合不足，文書檔案管理與行政辦公體系的運轉聯系不緊密，文書工作的主要任務是收集和整理各種文書信息，工作的重點在前期文件的生成與制作方面。文件檔案管理工作的重點在于后期的管理保存，兩者的銜接不緊密。文書檔案的運轉機制不合理，各部門未能形成良好的文書檔案管理對接機制，沒能形成完善的責任分工體系，不能建立良好的文書檔案管理責任追究機制。文書檔案管理應該建立科學的協調機制，形成專業的檔案收集與整理體系，形成多部門的有效配合體系，這樣才能提高文書檔案管理的效率，解決文書檔案管理存在的問題。

1.3 設施設備更新不足

文書檔案得到有效的管理需要專業設施設備的支持，有些文書檔案管理部門缺乏專業的檔案管理設施，文書檔案管理工作不能得到充分設施設備的支持，文書檔案管理工作缺乏統一規范的運轉機制。一些行政機關受辦公場地和設備更新計劃方面的制約，不能及時配備必要的文書檔案管理設備，不能建立規范、統一、標準的檔案保管室。還有的文書檔案管理設備老化嚴重，突出表現在文書檔案管理系統的開發不及時，文書檔案管理共享系統的運轉風險較高，現有的信息技術設備不足以支持文字檔案的電子錄入，因此降低了文書檔案的信息化水平，這不利于實現文書檔案的強有力運轉。因為設備更新不到位，檔案管理設備不足，制約了文書檔案管理的優化改革。

2 政府部門文書檔案管理的優化措施

2.1 完善檔案管理制度

政府部門為了提高文書檔案管理的質量，應該建立完善的文書檔案運轉體系，根據文書檔案的運轉需要建立專業的文書檔案管理工作制度。首先，明確文書檔案的運轉機制，注重文書檔案的基本運轉流程，確定檔案部門專職與各部門兼職文書檔案管理人員的工作職責。其次，文書檔案管理制度應當具有良好的可行性，力求文書檔案管理制度符合文件管理的需要，做到制度簡明易行，責任劃分明確，有詳細合理的分工，這樣才能發揮其在文書檔案管理中的指導作用。

2.2 提升檔案運轉效率

加強文書檔案管理的關鍵在于提高檔案管理的效率，構建更為有序銜接的緊密檔案管理工作體系。首先，建立定時文件歸檔制度，保證文書檔案及時的歸檔，發揮各層級文書檔案檢查人員的作用，在保證收集全面文書檔案資源的基礎上，及時的做到文書檔案的歸檔。其次，創新文書檔案的管理方式，構建專業化的文書檔案管理工作體系，實現文書檔案管理工作的創新，文書檔案管理應該做到信息化、網絡化與標準化的持續創新。重點開發文書檔案的交流共享機制，在大數據技術支持下不斷進行文書檔案資源的深度開發，從而發揮文書檔案在行政決策中的服務作用。建立科學的文件流轉與文檔的存儲機制，做到文檔管理的信息化，積極調動工作人員有效的參與到文書檔案管理的實踐與運轉體系當中。

2.3 加強專業隊伍建設

文書檔案管理更依賴專業的檔案管理人員，在信息化的背景下政府各部門應當配置專業的文書檔案管理人員，保證文書檔案管理向著信息化、網絡化、智能化、共享化的方向快速有效推進。目前政府各部門文書檔案的電子化水平相對滯后，這主要是因為缺乏專業的檔案管理信息技術人員造成的。因此應當高度重視文書檔案管理人才的配置工作，建立更加專業的文書檔案管理工作隊伍。首先，要大力引進文書檔案管理的專業技術人員，由專業技術人員構建更加科學的文書檔案運轉體系。組織構建專兼職人員配置的文書檔案管理隊伍，在各負其責的基礎上形成良好的分工協作機制，研究文書檔案管理存在的問題，圍繞現有的辦公體系提高文書檔案的運轉質量。其次，加強文書檔案運轉人才的培養，由檔案局負責對文書檔案管理人員進行專業技能的培訓，指導各部門文書檔案管理工作向著規范化的方向發展。第三，重點提高文書檔案管理人員的服務意識，強調圍繞政府各部門工作的現實需要有效的發揮文書檔案的實用價值，既要保證文書檔案的有效流轉，還要加大力度保護文書檔案的安全，促進文書檔案管理人員具備良好的信息技術意識，通過有效的渠道學習信息化的文書檔案管理方法，達到不斷提高文書檔案管理的工作效率，依托專業技術人才提高文書檔案管理的工作質量。

2.4 加快設備更新進程

政府各部門在提高文書檔案管理質量的過程中應當充分重視進行檔案管理設備的更新換代。首先，引進專業的文書檔案管理設施設備，加大文書檔案管理工作資金支持，注重在信息化檔案管理理念的基礎上強化文書檔案管理條件，不斷進行技術、設備、場地等方面的持續性更新。其次，建立專業的文書檔案管理系統，開發適用的文書檔案管理模塊，實現文書檔案管理系統的有效運轉，建立更加專業的文書檔案管理系統，在信息化的網絡中合理的配置文書檔案資源，既滿足政府各部門文書檔案的使用需要，同時還要合理的劃分文書檔案的調取權限，保證文書檔案在低風險環境下運轉。要對文書檔案的使用權進行合理的劃分，注重提高文書檔案的使用效率，在電子化途徑下依靠智能軟件對文書檔案進行審核，從而達到文書檔案的規范化。

3 結論

新時期應當優化文書檔案的管理方式，創新文書檔案的管理辦法，在信息化的時機下優化文書檔案管理辦法，基于現有的行政運轉機制建立高效的文書檔案管理體系，發揮文書檔案的實用價值。

參考文獻

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