醫學類職業技術學院檔案管理工作策略

摘 要：本文從檔案管理的價值和特點出發，對醫學類職校的檔案管理工作加以介紹，分別從管理者意識、制度和監督的完善、人才的培養、信息化建設等方面闡述此項工作的開展策略。

關鍵詞：職業學院;醫學;檔案管理;工作策略

在我國的教育體系中，醫學職校為重要組成部分。此類院校的檔案管理是教學活動、科學工作、管理工作等有效開展的重要基礎。隨著院校的發展，檔案的數量和種類逐漸增加，為管理工作帶來全新的挑戰。為發揮檔案的服務作用，保證利用的高效性，需探索出具體的工作策略，為醫學職校的檔案管理工作指明方向。

1 醫學職校的檔案管理工作介紹

1.1 工作價值

首先，檔案管理為醫學職校管理工作的基礎。學校檔案的管理涵蓋大量新時代的元素，檔案種類多樣化，包括院校內的教育、教學、科研、基建、人事、學籍、財務等檔案信息。因此，此項工作已經滲透到院校的所有管理工作當中，各類管理實踐都是檔案信息的另一種呈現形式，落實此項工作，可為其他管理工作的開展奠定基礎。其次，職業學院的教學管理為重點工作之一，檔案管理可為其提供輔助作用。在教學管理與實踐過程，將價值信息收錄到管理檔案當中，作為學院優質的文件材料，為后續的教學提供憑證和參考。如：可將教師業務、科研成果、實驗室建設和學籍管理等優秀成果等收錄到信息化管理系統中，建立檔案數據庫，為優質信息的便捷化利用提供保障。最后，保持院校的持續發展。醫學職校的發展需要具備深厚的學術底蘊，大量的史料記載，同時也需要優秀的科研成果以及管理政策。而檔案管理則是以上內容的聯系紐帶，通過檔案管理，保證院校內所有工作開展的協調性。落實此項工作，可保證制度改革有章可循，科研成果保存完好，教師績效評定有據，學生信息全面真實，促使學院的發展長久不衰。

1.2 工作特點

第一，具備較高的憑證價值。作為檔案的基本屬性之一，其憑證價值意義在學生就業方面體現較為明顯。當前，各大醫學和醫療類機構在招聘人才過程會對其從業資質展開嚴格審核，通常要求其在求職報告中出具帶有學校公章的檔案原始復印件。第二，工作專業性較強。醫學職校學生檔案中包含信息種類較多，如：在校成績（包括專業課與實驗課等）、實習評價、職業評估各項內容。由于醫學專業的特殊性，學生通常需要具備臨床經驗，因此檔案的記錄環節也需要突出專業特點。對此，要求管理者具備充足的專業知識，才能對專業資料仔細鑒別，歸類和整理，之后立卷和歸檔，做好保密和統計工作。第三，利用的周期較長，醫療機構對人才要求逐漸提升，因此，人才需要參加各類專業考試以滿足單位要求。考試之前，需要從學校獲取學生學籍、成績等檔案證明，致使大部分學生畢業多年之后，重返校園查詢檔案，因此檔案管理過程利用周期較長。

2 醫學職業學院檔案管理工作策略

2.1 強化工作宣傳，全面提升管理意識

對于醫學類院校的檔案管理，需要管理者提高工作意識，明確此項工作的重要性。從院校角度講，需要持續加強檔案管理的宣傳工作，使用大眾容易接受的宣傳方式加以宣傳，如：可利用校園網，通過校園微信公眾號推送檔案管理相關信息，當校內人員使用微信的過程中，可隨時接收宣傳信息。

從管理部門角度講，需要及時學習院校的宣傳內容，知曉此項工作在醫學職校管理中的重要地位與性質，同時對自身在管理過程肩負的責任加以明確，知曉檔案管理為記錄醫學職校教育活動、評估院校綜合水平的重要途徑，同時檔案管理還能為學院的科研、教學以及各項管理工作提供全面的資料信息，是維持學院持續發展的重要工作之一。因此，醫學職業院校在此工作方面，需要提高管理者和負責部門的重視，以高度的使命感，展開檔案資料的收集，建立數據信息庫，從多個方向齊抓共管，保證工作質量。

2.2 加強監督，完善制度

醫學類院校在檔案管理環節，需要依賴完善的制度以及有效的監督，才可提高工作效率和質量。在監督的加強方面，可結合醫學職業院校的檔案管理工作具體情況，由學院的領導者牽頭，和檔案管理部門的工作人員共同組成工作質檢監督責任小組，組織確立之后，將各個成員的職責加以明確，服從領導人員的管理，定期抽查檔案管理工作開展情況，結合相關指標對管理質量進行考核，監督工作成效。

在制度完善方面，需針對醫學職業院校不同檔案類型制定出不同的制度，同時健全檔案管理責任機制，明確科研檔案、學生檔案、教師檔案、教學檔案、黨政檔案等歸檔要求。醫學職業院校中學生專業不同，因此相應的檔案歸檔管理需要突出專業特點，在制度中明確檔案性質和作用，保證檔案管理整體上形式一致，重點突出。除此之外，還應對針對學校的后勤部門制定服務檔案的歸檔要求。

2.3 培養人才，保證質量

醫學職業院校中，檔案管理需要專業的人才，只有人才的專業知識、工作水平等達到要求，才能保證實際的管理質量。因此，需要院校加大力度培養管理人才。具體可從以下兩方面入手：

引進高質量人才，在檔案管理相關的人才招聘過程，結合醫學職校的檔案管理需求，對人才的檔案管理專業知識、計算機水平、道德品質、醫學知識水平、工作能力等提出明確要求，從社會上選拔高質量人才，擴充院校檔案管理人才隊伍，為隊伍注入新鮮活力。

在內部人才的培養方面，結合院校具體實情，對檔案管理兼職、全職等人員展開綜合管理，建立高素質的管理工作隊伍。如：可定期為在職人員組織培訓和學習活動，還可通過函授方式拓寬其學習渠道，不斷提升管理人員的專業水平，優化其管理知識結構，提升其崗位工作能力。在院校內部，選擇精通計算機技術以及檔案管理業務的人才，參與到檔案管理的工作中來，全面提升檔案隊伍的實力，為相關工作開展提供人才方面的保障。

2.4 持續投入，建設信息化系統

為響應國家對職業院校檔案管理相關要求，醫學職業院校在此項工作上需要持續增加資金的投入力度，進而維護檔案館各項日常管理以及基建工作。信息時代，醫學職校的檔案管理需要建設信息化系統，展開數字化管理，將此項建設歸入到高校財政年度預算當中，為檔案的信息化建設提供不斷的資金支持。

檔案管理信息化系統的建設需要從硬件投入和軟件投入兩方面著手。在硬件配置方面，需要保證管理系統中計算機、打印機、掃描儀、服務器等設備符合信息化管理要求。在軟件方面，可選擇最新的檔案管理軟件，落實系統的安全防護工作，使用防毒軟件、安裝防火墻、定期升級系統等方式，保證系統的安全使用。在完善的信息化管理系統下，轉變醫學類職校的傳統的檔案管理方式，將各類紙質檔案形成數字化檔案，并收錄在校內檔案庫當中，通過數字媒體將檔案中的光影、聲像、文字等信息完整地保存下來，保障檔案信息的利用更加便捷，檔案安全性更高，共享性和參考性更強，發揮其服務功能，為醫學職校的師生以及員工等提供更好的服務。

3 結束語

總之，醫學職校的檔案管理為學校管理工作的基礎，對教學、科研等方面具有輔助作用。面臨著管理工作的復雜變化，需要強化工作宣傳，提高相關人員的重視，健全管理制度，并落實質量監管，培養管理人才，還要強化資金投入，建設信息化管理系統，從而保證工作的順利開展，促使院校持續發展。

參考文獻

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作者簡介

李婷，女，漢族，山東省濰坊市，本科，濰坊護理職業學院初級，檔案管理。