新時(shí)期我國(guó)特殊教育職業(yè)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

林軍

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加快，特殊教育也越來(lái)越受到人們的關(guān)注。特殊教育職業(yè)學(xué)院對(duì)于培養(yǎng)特殊學(xué)生的技能專長(zhǎng)，使其更好地融入社會(huì)，在社會(huì)上獨(dú)立生存有重要作用。而特教職業(yè)學(xué)院的檔案管理對(duì)于學(xué)校、學(xué)生的發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大。然而新時(shí)期下我國(guó)的特殊教育職業(yè)學(xué)院的檔案管理還比較落后，不夠重視學(xué)生的特殊性等問題都比較突出。文章主要分析了新時(shí)期下我國(guó)特教職業(yè)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；特殊教育；職業(yè)學(xué)院；檔案管理

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）28-38-2

0 引言

特殊教育職業(yè)學(xué)院的檔案對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的開展，學(xué)生的活動(dòng)、成績(jī)等方方面面都進(jìn)行了真實(shí)的記錄，是非常重要的文獻(xiàn)資料，同時(shí)檔案資料還具有開發(fā)和利用的價(jià)值，這也是檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義所在。國(guó)外在檔案管理方面的研究比較先進(jìn)，開發(fā)利用較多，國(guó)外的高職院校有非常牢固的檔案服務(wù)理念。相比較之下，國(guó)內(nèi)的檔案管理工作比較落后，更不用說(shuō)特殊教育職業(yè)學(xué)院的檔案管理工作了，不僅相關(guān)方面的研究比較少，學(xué)校本身也不夠重視，檔案管理工作一直比較滯后。本文旨在研究分析特教職業(yè)學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，并提出了新時(shí)期下特教檔案管理工作的新道路，解決存在的問題，使檔案資源能夠真正發(fā)揮出其作用。

1 特殊教育職業(yè)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

不論是教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)還是所有學(xué)校，其檔案管理最為重要的部分就是學(xué)籍檔案的管理。學(xué)籍檔案不但真實(shí)反映出了一個(gè)學(xué)校教育和教學(xué)的具體情況，同時(shí)也記載了學(xué)生在這一時(shí)期的學(xué)習(xí)和生活等，因而不論是學(xué)生還是學(xué)校都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性。然而新時(shí)期我國(guó)特殊教育職業(yè)學(xué)院對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍檔案管理還存在不少問題。

隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，許多特殊教育職業(yè)學(xué)院其自主招生形式多以網(wǎng)絡(luò)報(bào)名為主，但許多殘疾學(xué)生受自身因素的影響，導(dǎo)致網(wǎng)上填寫的信息多半是由老師或者家長(zhǎng)幫忙完成的，這個(gè)時(shí)候難免就會(huì)出現(xiàn)錄入的信息不準(zhǔn)確的問題存在。而招生部門又很少對(duì)這些信息進(jìn)行甄別和審核，導(dǎo)致學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)的信息其準(zhǔn)確率并不高。學(xué)籍檔案管理要求比較嚴(yán)格，若是前期未對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行反復(fù)核對(duì)確認(rèn)的話，一旦有差錯(cuò)則后期再調(diào)整糾正就需要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的層層審批，耗費(fèi)的人力和時(shí)間非常大。

1.2 沒有就特殊學(xué)生進(jìn)行關(guān)注

在調(diào)查特教職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案之后我們發(fā)現(xiàn)，其學(xué)生檔案主要包括了學(xué)生思想及品德素質(zhì)檔案、學(xué)生藝術(shù)素質(zhì)檔案等五個(gè)方面的內(nèi)容?？偟膩?lái)說(shuō)，這些資料還是相對(duì)完善的，但并未表現(xiàn)出對(duì)特殊學(xué)生的關(guān)注，及教育特殊性的表達(dá)，也就是說(shuō)缺乏特殊學(xué)生在簡(jiǎn)單勞動(dòng)能力、體檢情況、興趣愛好等方面的統(tǒng)計(jì)分析的資料。

1.3 沒有對(duì)特殊學(xué)生進(jìn)行跟蹤記錄

目前大多數(shù)的特教學(xué)生檔案都是使用記錄式的形式來(lái)進(jìn)行的，也就是對(duì)學(xué)生目前的情況和所獲得的成績(jī)進(jìn)行記錄，但沒有對(duì)特殊學(xué)生進(jìn)行跟蹤記錄。這里的跟蹤記錄包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)學(xué)生在不同學(xué)年和發(fā)展階段做縱向比較的記錄，該記錄可以對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)進(jìn)行直觀比較；二是通過(guò)對(duì)學(xué)生的指導(dǎo)教育，與其家長(zhǎng)溝通之后對(duì)學(xué)生建立一個(gè)個(gè)人發(fā)展計(jì)劃。

1.4 信息技術(shù)應(yīng)用較少

現(xiàn)當(dāng)代是一個(gè)信息化社會(huì)，許多工作都可以借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成和完善，而檔案管理信息工作更是應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)。然而許多特教職業(yè)學(xué)院在管理檔案方面還沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化的管理，還在沿用較為傳統(tǒng)的管理和工作方法，致使檔案利用的流程煩瑣，效率也不高。部分特教職業(yè)學(xué)院雖然引進(jìn)了現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)，而且也借助這些系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的檔案管理工作，但因?yàn)樵S多學(xué)校都沒有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作者，許多檔案工作者還是兼職的，這就使得檔案管理工作者群體的專業(yè)技能水平普遍較低，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理水平，進(jìn)修和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也比較少，檔案管理效率低。

2 特殊教育職業(yè)學(xué)院檔案管理對(duì)策

2.1 提高學(xué)籍檔案信息的準(zhǔn)確性

針對(duì)特殊學(xué)生在報(bào)名時(shí)所填寫的信息可能存在失誤的情況，特教職業(yè)學(xué)院的源頭部門應(yīng)該要求學(xué)生在報(bào)名時(shí)提交身份證復(fù)印件、殘疾證以及戶口本復(fù)印件等有關(guān)證明，在基本資料信息收集完之后，學(xué)生再進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名，這樣一來(lái)學(xué)校的招生部門就能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行審核，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就可以在核對(duì)之后及時(shí)進(jìn)行修改，這種報(bào)名方式不但能夠確保學(xué)校在建立學(xué)生檔案信息時(shí)所獲得的基本信息的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)工作效率也得到了提升。

2.2 建立學(xué)生成長(zhǎng)檔案

特殊教育和常規(guī)教育最大的不同在于學(xué)生個(gè)體之間有很大的不同，這也正是特殊教育的難點(diǎn)所在。因此特教職業(yè)學(xué)院要培養(yǎng)他們的技能與水平，讓他們能夠在社會(huì)當(dāng)中憑借自己的一技之長(zhǎng)而獲得生存能力，獲得生活的動(dòng)力，就應(yīng)該在教育過(guò)程當(dāng)中對(duì)他們的特長(zhǎng)進(jìn)行記錄，包括學(xué)生所掌握的知識(shí)，理想愿望，這樣才能給社會(huì)給企業(yè)提供一個(gè)更為直接的參考數(shù)據(jù)，并將其安排在最合適的崗位上。因此，特殊教育職業(yè)學(xué)院的檔案管理中應(yīng)該盡快建立健全學(xué)生檔案信息，將學(xué)生所掌握的知識(shí)技能和愛好特長(zhǎng)進(jìn)行完整的記錄。為此我們可以建立一個(gè)學(xué)生成長(zhǎng)檔案，根據(jù)特殊學(xué)生的個(gè)性和特長(zhǎng)，繪制勞動(dòng)技能和職業(yè)素養(yǎng)成長(zhǎng)曲線等相關(guān)方面的成長(zhǎng)資料，將學(xué)生在不同發(fā)展時(shí)期所付出的努力及獲得的成果進(jìn)行詳細(xì)生動(dòng)的記錄。

2.3 充分利用信息化技術(shù)管理檔案

傳統(tǒng)的檔案管理方法是采用紙質(zhì)載體來(lái)存儲(chǔ)檔案資料，不論是管理思路還是管理方法都比較落后。因此，新時(shí)期下的特殊教育職業(yè)學(xué)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)該順應(yīng)歷史潮流以及檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，努力推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)工作。首先，特教職業(yè)學(xué)院應(yīng)該努力推廣和普及應(yīng)用檔案管理軟件，電子檔案不但能夠降低紙質(zhì)檔案管理工作的強(qiáng)度與難度，以往紙質(zhì)文本不能呈現(xiàn)出來(lái)的聲音、視頻等數(shù)字信息也可以通過(guò)電子檔案來(lái)完成，記錄特殊學(xué)生的成長(zhǎng)信息也將會(huì)變得更加豐富。為此，學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校檔案的特征來(lái)購(gòu)買較為成熟的檔案管理軟件系統(tǒng)，或者根據(jù)自身實(shí)力和實(shí)際情況開發(fā)相應(yīng)的軟件，同時(shí)注意對(duì)軟件進(jìn)行定期的維護(hù)，確保檔案管理更加順利。

2.4 重視家長(zhǎng)的支持和參與

特殊教育職業(yè)學(xué)院的培養(yǎng)教育對(duì)象比較特殊，這也決定了其檔案管理和常規(guī)的高校檔案管理存在很大的差別。對(duì)于特殊學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)校教育和老師在其成長(zhǎng)過(guò)程當(dāng)中固然重要，但更少不了家長(zhǎng)的支持和培養(yǎng)。殘疾學(xué)生在其某一方面存在或多或少的影響生活的能力，因而家長(zhǎng)更需要配合學(xué)生建立和完善學(xué)生檔案，這里主要是指兩個(gè)方面的內(nèi)容：首先，家長(zhǎng)要積極配合學(xué)校教育工作的開展進(jìn)行；其次，家長(zhǎng)應(yīng)該給學(xué)校提供關(guān)于孩子準(zhǔn)確完善的資料，包括學(xué)生康復(fù)和教育的記錄，家庭內(nèi)部對(duì)學(xué)生各個(gè)時(shí)期的規(guī)劃等。通過(guò)家長(zhǎng)和學(xué)校的積極配合，我們才能更好地為學(xué)生建立準(zhǔn)確、完善的信息，根據(jù)計(jì)劃培養(yǎng)學(xué)生成才，使其能夠根據(jù)自身的興趣愛好掌握一技之長(zhǎng)，并在社會(huì)生活中立足。

2.5 提高檔案管理工作者的專業(yè)技能

要提高特殊教育職業(yè)學(xué)院的檔案管理水平就必須要提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)。這幾年我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)比較快，高職特殊教育也取得了快速發(fā)展，特教職業(yè)學(xué)院的檔案管理工作也面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的時(shí)代。所以，特教職業(yè)學(xué)院的廣大檔案管理者都應(yīng)該努力提升自己的綜合素質(zhì)，以便更好地開展檔案管理工作，為學(xué)校，為老師，為社會(huì)提供更好的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)開展檔案管理工作；多參加和檔案管理有關(guān)的培訓(xùn)、講座等，多學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及理念；努力提高自身分析文字和數(shù)據(jù)信息的能力，能夠準(zhǔn)確分析數(shù)據(jù)圖表和文字記錄等。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新時(shí)期我國(guó)的特殊教育職業(yè)學(xué)院的檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)科技信息發(fā)展潮流，重視檔案管理工作及其服務(wù)功能，在借鑒國(guó)外先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合特殊教育的特殊點(diǎn)來(lái)開展檔案管理工作。由于特教的特殊性，其檔案管理工作的開展更應(yīng)該注重家長(zhǎng)的參與，更注重學(xué)籍檔案信息建立的準(zhǔn)確性及特殊學(xué)生的特長(zhǎng)、技能等相關(guān)信息的檔案管理等，并在發(fā)展過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能，為特教職業(yè)學(xué)院的發(fā)展和特殊學(xué)生的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 李君.從重藏輕用到藏用皆重——當(dāng)前信息化時(shí)代高校檔案館職能的轉(zhuǎn)變[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（10）.