關(guān)于當(dāng)前不動產(chǎn)檔案管理模式的研究與分析

陳麗宏

摘 要：近年來，我國頒布了一系列不動產(chǎn)檔案管理的條例與法規(guī)，對不動產(chǎn)檔案管理進行了規(guī)范化要求。然而由于缺乏先進的檔案管理模式，從而使得檔案管理現(xiàn)狀與實際需求之間存在著一定的差距。文章針對信息化背景下不動產(chǎn)檔案管理過程中存在的問題進行分析探討，提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn);檔案管理;內(nèi)容;特點;問題;改進措施

我國不動產(chǎn)登記經(jīng)過整合，從以往的分散登記轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一登記的模式，且范圍也得到拓展，涉及土地、房產(chǎn)、農(nóng)業(yè)等多個方面的業(yè)務(wù)檔案。但不動產(chǎn)信息涉及民政、住建、林業(yè)、公安、法院等諸多部門，不動產(chǎn)檔案分散于不同的職能部門，現(xiàn)階段不動產(chǎn)檔案管理模式不能適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的要求，嚴(yán)重阻礙了不動產(chǎn)檔案管理工作的開展。

1 不動產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容、作用及特點

不動產(chǎn)檔案管理的主要內(nèi)容是對檔案實體的管理，檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編纂和利用工作。其作用簡單概括為維護國家與公民的合法利益，體現(xiàn)不動產(chǎn)管理工作的規(guī)范化與正規(guī)化;提升不動產(chǎn)檔案管理工作的社會公信力與專業(yè)化水平;為產(chǎn)權(quán)維護工作提供權(quán)威性證明;實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化與高效化;為不動產(chǎn)管理工作的正常運行提供參考依據(jù)。

不動產(chǎn)登記檔案具有三個主要特點，一是，不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量巨大，因不動產(chǎn)登記涉及的范圍廣，關(guān)系到社會各個階層、千家萬戶的利益，特別是房地產(chǎn)登記發(fā)證，我國幅員遼闊，人口基數(shù)大，不動產(chǎn)登記涉及面廣且數(shù)量巨大，光是縣城就有幾萬甚至幾百萬卷歸檔材料，并且資料類型繁多，如圖像、錄音、文字與表格等，一定程度給檔案查詢工作帶來困難。二是，不動產(chǎn)登記檔案具有動態(tài)性，不動產(chǎn)登記檔案建立之后也會不斷進行活動，如買賣、交換、繼承等，會影響到其權(quán)屬變更，因當(dāng)前城市化與現(xiàn)代化的深入發(fā)展，我國不少地區(qū)房屋存在拆遷、擴建等，影響到不動產(chǎn)的現(xiàn)狀，從而導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案具有動態(tài)性，且不動產(chǎn)具有時間延續(xù)性，商品房的使用年限是70年，而其他不動產(chǎn)權(quán)限比其更高達到百年。三是，不動產(chǎn)登記檔案信息具有真實性，反映實際信息，且操作較為規(guī)范，體現(xiàn)了政府職能，確保不動產(chǎn)登記檔案信息的真實性，從而起到憑證作用，具有一定的法律效力，為法律依據(jù)有助于相關(guān)部門與法律進行審核產(chǎn)權(quán)與處理相關(guān)糾紛。

2 當(dāng)前不動產(chǎn)檔案管理存在的突出問題

2.1 缺乏時效性和全面性

傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理工作主要收集房屋買賣、土地買賣等基礎(chǔ)信息，內(nèi)容側(cè)重了解當(dāng)前不動產(chǎn)市場的整體情況，缺乏近期以及具體的不動產(chǎn)數(shù)據(jù)。當(dāng)前的不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)很大程度上沿襲了傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式，導(dǎo)致了不動產(chǎn)檔案的管理工作缺乏時效性和全面性。除此之外，當(dāng)前信息化平臺下不動產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)多為房屋買賣整體數(shù)據(jù)，缺乏對房屋類型的細致調(diào)查，不利于不動產(chǎn)檔案信息化管理工作的開展。

2.2 檔案信息化技術(shù)尚不成熟

檔案信息化技術(shù)尚不成熟，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，沒有實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，導(dǎo)致“信息孤島”情況的發(fā)生。在信息化的今天，在開展不動產(chǎn)檔案管理時，相關(guān)職能部門無法實現(xiàn)信息共享，不利于檔案信息的查詢，無法實現(xiàn)我國不動產(chǎn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。使不動產(chǎn)檔案信息化管理難以實現(xiàn)預(yù)期的效果。

3 改進不動產(chǎn)檔案管理的措施及途徑

3.1 優(yōu)化檔案管理模式

在不動產(chǎn)檔案管理中，會涉及諸多的職能部門，因此在開展檔案管理工作時，應(yīng)對其管理工作進行科學(xué)合理的整合，以使其管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。一方面，應(yīng)將不動產(chǎn)管理相關(guān)工作進行規(guī)范，制定與實際管理相匹配的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，明確檔案管理過程該怎么做、該如何執(zhí)行、該記錄什么信息等。將不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度進行完善與細化，搭建完善的檔案管理模式，其中主要包含庫房管理、定期銷毀、實時鑒定與及時歸檔等內(nèi)容，將管理模式做出規(guī)范。另一方面，在開展不動產(chǎn)檔案信息化管理時，應(yīng)建立一個統(tǒng)一的信息化管理平臺，并在該平臺中及時地更新相關(guān)的不動產(chǎn)登記信息，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理信息的共享性，使不動產(chǎn)檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過搭建信息數(shù)據(jù)交換平臺與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息的共享性，從而使相關(guān)部門能夠及時的了解不動產(chǎn)檔案相關(guān)的信息，為開展其他工作提供便利。

3.2 搭建數(shù)據(jù)交換平臺

對不動產(chǎn)檔案管理進行信息化建設(shè)，最主要的目的就是更好地對信息進行及時地收集處理，使不動產(chǎn)信息實現(xiàn)各部門共享。為實現(xiàn)這一目的，必須搭建一個數(shù)據(jù)交換平臺，不僅可以降低不動產(chǎn)登記的工作量，而且可以提高不動產(chǎn)檔案管理工作效率，同時通過將不動產(chǎn)檔案信息進行數(shù)據(jù)化處理，優(yōu)化了信息查詢的流程與步驟，使信息查詢更加在準(zhǔn)確便利，各部門在不動產(chǎn)信息方面的交互更加流暢，使不動產(chǎn)檔案管理信息化程度得到了進一步深化。

3.3 建立部門協(xié)調(diào)配合機制

不動產(chǎn)登記檔案管理工作中，管理人員一定要從檔案管理工作的整體角度出發(fā)，全面思考檔案管理工作中的問題，積極主動的與不同部門進行溝通，確保檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)有效流通，優(yōu)化不動產(chǎn)登記檔案的管理工作。在此過程中，一定要強化各部門之間的協(xié)作，以便能夠拓寬信息采集面，共享檔案資源，確保不動產(chǎn)登記檔案管理工作得以順利開展。此外，檔案管理人員要重視加強不動產(chǎn)檔案的智能化安全管理，構(gòu)建完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫，做好檔案備份工作，防止檔案信息流失和竊取問題。同時，檔案管理人員應(yīng)該綜合使用各種先進的殺毒軟件，避免不動產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)庫受到病毒侵?jǐn)_，以此確保不動產(chǎn)檔案資源內(nèi)容的安全性，并在做好不動產(chǎn)檔案保密工作的同時充分開發(fā)和利用檔案文獻。

4 結(jié)束語

綜上所述，在不動產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)可以使其更好地服務(wù)于社會。確保相關(guān)部門能夠及時準(zhǔn)確地進行檔案管理，同時可以促進不動產(chǎn)檔案信息，在部門、機構(gòu)、區(qū)域之間的信息共享。只有對傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案模式進行優(yōu)化整合，才能使當(dāng)前不動產(chǎn)檔案管理模式更加適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。

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