關于當前不動產檔案管理模式的研究與分析

陳麗宏

摘 要：近年來，我國頒布了一系列不動產檔案管理的條例與法規，對不動產檔案管理進行了規范化要求。然而由于缺乏先進的檔案管理模式，從而使得檔案管理現狀與實際需求之間存在著一定的差距。文章針對信息化背景下不動產檔案管理過程中存在的問題進行分析探討，提出相應的建議。

關鍵詞：不動產;檔案管理;內容;特點;問題;改進措施

我國不動產登記經過整合，從以往的分散登記轉變為統一登記的模式，且范圍也得到拓展，涉及土地、房產、農業等多個方面的業務檔案。但不動產信息涉及民政、住建、林業、公安、法院等諸多部門，不動產檔案分散于不同的職能部門，現階段不動產檔案管理模式不能適應當前信息化發展的要求，嚴重阻礙了不動產檔案管理工作的開展。

1 不動產檔案管理的內容、作用及特點

不動產檔案管理的主要內容是對檔案實體的管理，檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編纂和利用工作。其作用簡單概括為維護國家與公民的合法利益，體現不動產管理工作的規范化與正規化;提升不動產檔案管理工作的社會公信力與專業化水平;為產權維護工作提供權威性證明;實現不動產檔案管理的現代化與高效化;為不動產管理工作的正常運行提供參考依據。

不動產登記檔案具有三個主要特點，一是，不動產登記檔案數量巨大，因不動產登記涉及的范圍廣，關系到社會各個階層、千家萬戶的利益，特別是房地產登記發證，我國幅員遼闊，人口基數大，不動產登記涉及面廣且數量巨大，光是縣城就有幾萬甚至幾百萬卷歸檔材料，并且資料類型繁多，如圖像、錄音、文字與表格等，一定程度給檔案查詢工作帶來困難。二是，不動產登記檔案具有動態性，不動產登記檔案建立之后也會不斷進行活動，如買賣、交換、繼承等，會影響到其權屬變更，因當前城市化與現代化的深入發展，我國不少地區房屋存在拆遷、擴建等，影響到不動產的現狀，從而導致不動產登記檔案具有動態性，且不動產具有時間延續性，商品房的使用年限是70年，而其他不動產權限比其更高達到百年。三是，不動產登記檔案信息具有真實性，反映實際信息，且操作較為規范，體現了政府職能，確保不動產登記檔案信息的真實性，從而起到憑證作用，具有一定的法律效力，為法律依據有助于相關部門與法律進行審核產權與處理相關糾紛。

2 當前不動產檔案管理存在的突出問題

2.1 缺乏時效性和全面性

傳統的不動產檔案管理工作主要收集房屋買賣、土地買賣等基礎信息，內容側重了解當前不動產市場的整體情況，缺乏近期以及具體的不動產數據。當前的不動產檔案信息化建設很大程度上沿襲了傳統的不動產檔案管理模式，導致了不動產檔案的管理工作缺乏時效性和全面性。除此之外，當前信息化平臺下不動產檔案的數據多為房屋買賣整體數據，缺乏對房屋類型的細致調查，不利于不動產檔案信息化管理工作的開展。

2.2 檔案信息化技術尚不成熟

檔案信息化技術尚不成熟，仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，沒有實現檔案信息資源數字化，導致“信息孤島”情況的發生。在信息化的今天，在開展不動產檔案管理時，相關職能部門無法實現信息共享，不利于檔案信息的查詢，無法實現我國不動產數字檔案館的建設。使不動產檔案信息化管理難以實現預期的效果。

3 改進不動產檔案管理的措施及途徑

3.1 優化檔案管理模式

在不動產檔案管理中，會涉及諸多的職能部門，因此在開展檔案管理工作時，應對其管理工作進行科學合理的整合，以使其管理更加標準化。一方面，應將不動產管理相關工作進行規范，制定與實際管理相匹配的標準與規范，明確檔案管理過程該怎么做、該如何執行、該記錄什么信息等。將不動產檔案管理相關的規章制度進行完善與細化，搭建完善的檔案管理模式，其中主要包含庫房管理、定期銷毀、實時鑒定與及時歸檔等內容，將管理模式做出規范。另一方面，在開展不動產檔案信息化管理時，應建立一個統一的信息化管理平臺，并在該平臺中及時地更新相關的不動產登記信息，實現不動產檔案管理信息的共享性，使不動產檔案管理更加規范化和標準化。通過搭建信息數據交換平臺與計算機網絡技術實現不動產檔案信息的共享性，從而使相關部門能夠及時的了解不動產檔案相關的信息，為開展其他工作提供便利。

3.2 搭建數據交換平臺

對不動產檔案管理進行信息化建設，最主要的目的就是更好地對信息進行及時地收集處理，使不動產信息實現各部門共享。為實現這一目的，必須搭建一個數據交換平臺，不僅可以降低不動產登記的工作量，而且可以提高不動產檔案管理工作效率，同時通過將不動產檔案信息進行數據化處理，優化了信息查詢的流程與步驟，使信息查詢更加在準確便利，各部門在不動產信息方面的交互更加流暢，使不動產檔案管理信息化程度得到了進一步深化。

3.3 建立部門協調配合機制

不動產登記檔案管理工作中，管理人員一定要從檔案管理工作的整體角度出發，全面思考檔案管理工作中的問題，積極主動的與不同部門進行溝通，確保檔案信息能夠實現有效流通，優化不動產登記檔案的管理工作。在此過程中，一定要強化各部門之間的協作，以便能夠拓寬信息采集面，共享檔案資源，確保不動產登記檔案管理工作得以順利開展。此外，檔案管理人員要重視加強不動產檔案的智能化安全管理，構建完善的檔案資源數據庫，做好檔案備份工作，防止檔案信息流失和竊取問題。同時，檔案管理人員應該綜合使用各種先進的殺毒軟件，避免不動產檔案管理數據庫受到病毒侵擾，以此確保不動產檔案資源內容的安全性，并在做好不動產檔案保密工作的同時充分開發和利用檔案文獻。

4 結束語

綜上所述，在不動產檔案管理工作中應用信息化技術可以使其更好地服務于社會。確保相關部門能夠及時準確地進行檔案管理，同時可以促進不動產檔案信息，在部門、機構、區域之間的信息共享。只有對傳統的不動產檔案模式進行優化整合，才能使當前不動產檔案管理模式更加適應信息化時代的發展。

參考文獻

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