新時期基層事業單位檔案管理的思考

摘 要：1978年，隨著中國共產黨十一屆三中全會的召開，我國全面邁入社會主義建設的新時期。在這一新時期背景下，我國的基層事業單位也迎來了改革的春天。檔案管理作為基層事業單位日常工作中的一項工作任務，也得到了極大的重視。本文就新時期我國基層事業單位做好檔案管理的意義和目前存在的狀況進行分析，研究適合基層事業單位檔案管理的舉措，以供參考。

關鍵詞：新時期;基層事業單位;檔案管理;舉措

在新時期下，我國基層事業單位改革已經全面開始，在取得較好成果的同時也面臨著許多的問題。而檔案管理作為我國基層事業單位常態化工作內容的一部分，其改革的好壞，也直接影響著我國公共社會職能部門的發展。要想將基層事業單位檔案管理工作做好，首先要明確其意義和重要性。

1 做好新時期基層事業單位檔案管理的意義

基層事業單位是組成國家機構的一部分，其日常工作所涉及的信息都會以檔案的形式被記錄在案。目前，基層事業單位的檔案管理還存在著許多的問題和不足，需要引起管理部門的重視。在日常工作中，強化管理能力，對做好新時期我國基層事業單位的服務性工作意義重大。要想做好檔案管理工作，首先將檔案管理作為工作的重心，在意識上引起重視。還要通過創新管理方法、更新管理設施、優化管理制度，提高管理人員整體素質，來解決工作中的問題，以此促進基層事業檔案管理的制度化、現代化[1]。

2 基層事業單位檔案管理的現狀

1）檔案管理理念陳舊。目前，基層事業單位在檔案管理上仍然存在著管理理念老舊的問題。在檔案管理的工作中，檔案管理人員仍然沿用傳統管理思維，大多只負責檔案前期的采集和錄入工作，至于后期的保管、移出、鑒定、利用等工作很少接觸，因此，對檔案管理的整體性和重要性認識不足。表現在前期工作事無巨細，后期執行不能落到位，這就導致檔案遺失、受損、擅自損毀的現象一再發生。這些不僅不利于檔案管理工作的開展，也降低了工作效率，在資源利用上造成了不小的浪費。

2）檔案制度不完善。現階段，基層事業單位在進行檔案管理時，還面臨著檔案制度不完善的問題，使得工作人員在工作時缺少參考標準。盡管一些單位在制度建設上已經先人一步，但在具體的實施過程中，仍然存在著制度無法落實的現象。同時，在管理工作中，缺少責任劃分，做不到有獎有罰，出現問題，工作人員往往互相指責對方，摘除自己責任，使得工作無法繼續進行，影響了整個工作的進展。

3）檔案管理方法落后。基層事業單位想要擺脫落后的管理方法，就要在方法創新上多做功課。而目前，在一些基層事業單位中，管理人員對于落后的檔案管理方法仍然沒有進行摒棄，還在沿用著傳統的管理方法。如一些單位，在檔案管理上還堅持手工進行整理，缺乏先進的設備的運用，也使得其工作效率低下，因而常有一些重要的檔案因為未被及時整理而被損壞和遺失。

4）檔案管理設施不足。隨著信息技術不斷地推陳出新，許多高科技已經被應用于工作生活中。計算機的出現，改變了傳統的檔案管理方法，在檔案管理中起著重要的作用。目前，一些單位的檔案室仍然非常簡陋，一張桌子，一個柜，就可以做檔案室了。由于缺少先進的儲存設備如光盤、U盤，沒有專業的管理軟件，這都使得檔案管理設施很難走向現代化，在信息處理上，落后于他人。也正是由于檔案設施的不足和落后，讓檔案工作在后期資源利用上，一直不能發揮其正常的作用，使得檔案管理水平一直停留在原地，不利于其提高。

5）檔案管理人員素質不高。檔案管理人員的整體素質直接影響著檔案管理水平的提高。目前，一些單位對檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多是從其他部門抽調過來或是臨時借用過來的。他們不光要完成本職的工作，還要接替他人進行檔案管理工作。由于沒有專業的知識，使得管理人員分身乏術，不能兩者兼顧，從而對檔案管理失去信心，工作積極性受到極大打擊。另外，在一些單位中，雖然有專門的檔案管理人員，但由于缺乏專業的培訓，使得工作人員對檔案管理工作的職責和具體的工作流程不能明晰，于是，經常在檔案的分類、移出、保管、利用上出現問題。這些問題不能及時解決，將給檔案管理工作埋下許多隱患[2]。

3 強化基層事業單位檔案管理的舉措

1）轉變傳統管理思維，強化管理意識。對于基層事業單位，必須轉變傳統的管理思維，才能確保其檔案管理水平的提高。首先，對存在問題的一些單位，領導要引起足夠的重視，在意識形態上，跳出傳統的管理思維的陷阱，做好檔案管理重要性的宣傳工作，鼓勵人人參與，大家互相配合，將工作深入到每一個檔案管理的環節中。其次，要將檔案管理人員的配備、資金的投入以及設備的更新上，作為工作的重點，積極做好檔案管理的基礎建設工作。最后，還要對檔案管理工作中存在的難點和問題，進行分析和總結，積極探索適合本單位檔案管理的方法和手段，通過解決問題，提高本單位檔案管理的水平，促進本單位檔案管理的有序開展。

2）完善檔案管理制度，明確工作職責。建立完善的檔案管理制度可以提高基層事業單位的檔案管理水平。一個好的管理制度，不僅能夠成為管理人員工作的指南，而且還能明確其工作職責，提高工作效率。首先，事業單位在制定檔案管理制度上，一定要以《檔案法》為理論基礎，結合本單位的實際情況，制定出適合本單位發展的檔案管理制度。其次，在創新管理制度上，還要分工明確，劃分責任，保證不管哪里出現問題都有直接的負責人進行處理。最后，在明確工作職責的基礎上，做好管理人員的獎懲制度。對于工作表現突出的人員，可通過口頭或以獎狀的形式加以表揚，還可給予一定的物質獎勵，提高員工工作的積極性。

3）加強信息化管理，創新檔案管理方法。加強信息化管理，是創新檔案管理方法的必要手段。為此，基層事業單位應加大信息化管理的投入力度?？梢酝ㄟ^引進先進的計算機設備、專業的檔案管理軟件以及必要的信息存儲設備進行改革和創新。還可以通過與其他事業單位溝通交流，汲取先進的經驗，以彌補工作中存在的不足?；鶎邮聵I單位一定要充分認識到互聯網技術和信息技術對檔案管理的積極促進作用，通過互聯網、多媒體等設備，對信息進行有效的整合，深度挖掘檔案管理信息化的優勢，將其運用到檔案管理方法的創新和提高上，從而將檔案管理后期的保密和科學的特性充分展示出來，實現各事業單位檔案資源的有效利用[3]。

4）提高管理人員素質，提升管理水平。檔案管理人員是基層事業單位檔案管理工作的實施者，其自身的專業能力和綜合素養決定著檔案管理水平的高低。因此，基層事業單位要在人員的任用上嚴格把關。這就要求用人單位在人員的選拔上，秉承公平公正的態度，對其專業技能、綜合素質以及個人思想品質等進行嚴格篩選，以保證在未來的工作中，能夠勝任檔案管理工作。此外，在員工技能方面也要多組織培訓，加以提高。還可以通過對外交流游學，開闊眼界，積極思考，勇于創新，不斷地充實自己，以便更好地完成本職工作。檔案管理工作枯燥乏味，時間長了，員工很容易松懈、麻木，這就要求員工一定要耐得住寂寞。因此，單位領導一定要多給予關懷和鼓勵，以提升員工的工作效率。

4 結論

綜上所述，在新時期新背景下，基層事業單位面對檔案管理存在的問題，一定要引起為重，通過在管理思維、制度、方法上加以創新，保證事業單位檔案管理整體水平的提高，以便更好地服務社會大眾。

參考文獻

[1]楚姜華.關于新時期事業單位檔案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.

[2]侯嬌嬌.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].現代經濟信息，2018（22）：89.

[3]王璠.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].改革與開放，2015（10）：124-125.

作者簡介

蔣志雁（1982-），女，漢族，云南昆明，檔案館員，本科，盤龍區金辰街道辦事處，研究方向：檔案。