基于電子簽批的高校財務報銷審批流程優化研究

郭菲 東北大學

財務審批制度是財務內部控制的重要組成部分，科學的設計和有效的運行對高校的財務管理有著很大的影響。高校財務應根據業務需求進一步整合和優化財務審批流程，以電子簽批代替審批表流轉，提高財務服務水平和工作效率。

一、目前高校財務審批存在的問題

（一）報銷單簽批延誤，影響進度

經辦人通過網上報銷系統打印報銷單，攜帶紙質單據找各級審批人簽字蓋章后才可報銷，審批人出差等情況下會造成簽批延誤。財務報銷制度及相關規定不斷更新，由于宣傳不到位、不及時，經常使已經審批的報銷單退單重審。此外，經辦人需要在網上填寫報銷項、金額、單位、賬號等信息，報銷單的錯誤填寫也會面臨作廢重簽的問題。

（二）審批流程設計不科學

傳統的財務審批流程設計的不夠科學，一個經濟業務往往要經過多個審批人，有重復審批或非必要審批的情況，一定程度影響審批效率，加大了財務報銷單審批的難度。

（三）財務審核項多，記賬效率低

財務人員在賬務處理過程中，要審核經簽批手續、簽批人的簽字和印章等驗證經濟業務的真偽，財務人員的工作量越來越多，影響財務人員的審核記賬效率。

（四）跨平臺、跨部門業務審核效率低

財務報銷單審批往往要經過業務部門、歸口部門等多個審批節點，還有些財務報銷是跨平臺發起的。由于部門或系統間的數據獨立，經辦人要在多個平臺填寫報銷信息，并經過多個部門審批人簽字。

二、高校財務報銷審批流程優化

通過“互聯網+”的電子簽批模式是紙質和網上審批的雙軌模式[1]，新的審批模式的優點如下：1.提升審批效率，審批人可以不受時間和地點的約束實時審批；2.智能化審批，財務電子簽批可以按照安排好的審批流程逐級審批，減少漏批、錯批和二次審批；3.減少財務人員工作量，減少了咨詢和現場審核的時間。高校的財務報銷審批可以從事項審批、經費審批人、審批金額和業務類別四個角度分別進行優化。

（一）從事項審批角度優化財務報銷審批流程

《關于加強和規范事中事后監管的指導意見》指出，持續深化“放管服”，把更多行政資源從事前審批轉到加強事中、事后監管，可以從三點優化：1.高校財務部門應對經費項目進行預算管理，將事前審批和事后審批相結合[2]。院系編制經費預算，通過信息化手段自動審核經費是否超支，減少財務部門預算審批的流程。2.對于已經進行事前各級審批的事項，報銷時如再次審批，就會造成重復審批，如借款時已經履行了審批手續的，報銷時可不再重復審批。3.高校各部門的經費審批人的精力在教學、教務上，對財務收支不可能事無巨細地審批，往往讓財務員提前核對后才簽字蓋章，通過信息化靈活控制“加審”來協同審批流程。

（二）從經費審批人角度優化財務報銷審批流程

高校財務審批實行逐級審批，各項支出必須按規定程序和層級審批。財務報銷審批人包括經費負責人、部門負責人、歸口部門負責人、分管校領導和財務部門，財務報銷必須規范報銷審批條件，標準化報銷審批流程，可以從以下兩點優化：

1.經費審批負責人對財務支出行為的合法性、合規性、合理性負責。高校一般允許各單位經費審批人授權分管副職審批，所以經費審批人的形式呈多樣化，包括授權審批，即幾個審批人任何一人審批即可；聯合審批，即幾個審批人均需要審批；混合審批，即授權審批或聯合審批的混合形式。網上簽批系統必須非常準確的將審批事項推送到簽批人代辦列表中，需規范審批人和簽批規則。

2.事業經費和專項經費通常需要院系領導審批，專項經費需要歸口部門審批。通過增加部門審批負責人庫和歸口部門審批節點，保障財務審批的合理、合法性。

（三）從審批金額角度優化財務報銷審批流程

高校財務對報銷金額的審批要遵循二個原則，一是按權限審批，即只審批授權范圍內的額度，凡超過授權范圍的額度不得審批；二是按程序審批，程序不符合規定的財務部門可以拒絕受理，可從以下兩點優化：1.財務應建立明確審批人的審批權限和責任，通過有效的內部控制制度完善和規范財務審核，促進審批的有效性[3]，實行分段審批原則，根據金額增加審批節點。2.特殊的常規大額審批項目，如按月發放的工資、獎助學金等，可在主管校領導的授權下簡化大額審批流程，減輕校領導的工作負擔，提高財務工作效率。

（四）從業務類別角度優化財務報銷審批流程

高校財務審批包括財務報銷審批和相關業務審批，還有跨部門、跨系統的審批業務，可以從以下兩點優化：

1.財務網上報銷系統可以對報銷項分類，如日常報銷、差旅費等，網上投遞系統對接電子簽批系統，實現報財務數據和簽批流的無縫對接。2.財務與業務部門密切相關，必須實現財務和業務數據的互通?？缙脚_業務如固定資產采購報銷和科研經費管理等，可以通過“互聯網+”的拓展接口共享財務數據和業務數據，實現業財融合。

三、高校電子簽批系統實施建議

1.財務電子簽批系統可以與數字簽名系統對接將簽名信息化。各大高校相繼部署了企業公眾號、手機APP等，財務報銷平臺應該集成到智慧校園平臺，通過一門式登錄，提供一站式服務。2.信息安全方面，建議財務對所有財務數據及時、多地數據備份；加強用戶的身份認證管理，定期提示更新密碼等。網絡安全方面，要加強網絡安全監督，安裝防火墻，防范病毒入侵，及時修補系統漏洞。3.財務部門應該加強新業務的宣傳，編制操作手冊和使用規范，通過網頁、公眾號培訓等多種途徑擴大宣傳力度，逐漸全面推行無紙化辦公。