提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

劉義山

摘? 要：檔案管理在經濟建設和社會各項事業中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關注，要求人員素質高、設備先進、網絡建設完備，建立合理有效的、可操作性強的方案，解決現實中的具體問題，尋求解決的方法，推進檔案管理的規范化、標準化、信息化進程。檔案管理在經濟建設和社會各項事業中的作用凸顯，并日益受到廣泛的關注，對檔案管理也提出了更高的要求。同時不斷提高檔案管理人員整體素質，其意義深遠而重大。檔案管理科學化已成為適應社會信息化發展的基本途徑，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。檔案管理人員是檔案管理工作的核心，檔案管理人員的素質也決定著檔案管理工作的質量，提高檔案管理人員的素質對推進科學化的檔案管理將有著重要的作用。

關鍵詞：檔案管理人員;提升

前言

檔案是人類社會活動的原始記錄、是人類智慧的源泉、是社會文明的思想寶庫、是科學研究的重要資料、是最可靠的固化記錄，最具有權威性和憑證性、是社會文明進步的重要標志。隨著時代的發展、社會的進步，在市場經濟體系建立的過程中，檔案作為國家機構、社會組織以及人們在社會活動中形成的有價值的各種形式的原生性信息積累和物化形態，以其包含的數量巨大的關于人民、組織、社會與經濟發展、自然現象和事件等各類信息資源，對促進人民對其自身的了解和形成社會民族意識產生巨大的影響。檔案管理在經濟建設和社會各項事業中的作用凸顯，并日益受到廣泛的關注，對檔案管理也提出了更高的要求。同時不斷提高檔案管理人員整體素質，其意義深遠而重大。檔案管理科學化已成為適應社會信息化發展的基本途徑，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。

一.如何提升檔案管理人員的綜合素養

1.檔案管理科學化的關鍵

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。檔案科學化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入科學化管理的腳步。要求人員素質越來越高、設備更新要快、網絡建設完備。隨著計算機信息管理網的建立與發展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業的發展提供了機遇，是對傳統檔案管理深刻的變革。為保證數據的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換、傳輸;電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成;電子檔案歸檔的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。隨著檔案事業的發展，檔案管理和維護水平需要不斷提高。

2.檔案管理科學化的目的

科技在發展，時代在進步，要求檔案管理也應適應當代社會的發展。制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件;加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。管理科學化可采用的模式有很多，適合本行業特點的模式是最佳的選擇，目前國內檔案管理信息化建設通常的做法是在建設計算機、網絡硬件平臺的同時，逐步實現檔案的規范化、無紙化、安全化管理。

3.檔案工作人員應具備的素質

隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務的意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識、現代信息技術應用能力、信息加工處理能力等。只有具備較高素質的檔案工作人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。

二.檔案信息化管理的優點

1.保存具有穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優點就是保存時間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成無法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發生。電子檔案載體的普遍特點是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲存時間長，受外部環境影響小不易損壞，具有很強的穩定性。隨著電子技術的發展及讀取電子文件的設備日趨成熟，工作中可以根據不同的需要選擇不同的電子載體。

2.提高了辦公效率

傳統的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規范及字跡方面要求嚴格，在分類和統計方面要做到準確無誤。而在應用計算機軟件進行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱等方面就變得十分方便快捷，無論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

3.方便資源的共享

傳統的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息難以快速查找。在運用了計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征管理發展到內外部特征合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統建立互聯，這極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。同時，通過網絡服務這個寬廣的平臺還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點和檔案管理信息動態，真正做到了資源共享。

結束語：

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應當前社會的發展。

參考文獻

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