檔案數字化建設實踐與發展策略

李艷利

【摘要】目前，隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理涉及的文案資源不斷增多，這就導致在管理形式以及管理種類上呈現出了非常明顯的多樣性。在此背景下，傳統的檔案管理方式已經不能再滿足時代發展要求，必須對現有的管理方式進行不斷創新和完善，實現對信息技術的合理使用，加強檔案數字化建設工作，從而促進檔案管理水平的明顯提升。本文首先針對檔案數字化建設的相關內容進行了深入分析，并結合實際情況提出了一些有效的發展策略，希望能為相關人員提供合理的參考依據。

【關鍵詞】檔案數字化;數字化建設;實踐;發展策略

在我國科學技術水平不斷提升的背景下，以往的檔案管理方式已經不能再滿足時代發展要求，在檔案管理工作中必須實現對信息技術的合理應用，促進檔案管理可以面向數字化的方向不斷發展，這也是檔案管理滿足時代發展要求的重要舉措。因此，對于相關的檔案管理部門而言，在信息時代發展環境下迎來了更大的機遇和挑戰，這就需要相關部門對當下所面臨的工作任務以及工作環境進行全面了解，從而對現有的管理方式進行不斷優化和完善，不斷推進檔案管理數字化進程，最終形成更加科學先進的檔案管理方式。

一、檔案數字化的概念分析

（一）檔案數字化的內涵。檔案數字化是對計算機技術以及網絡技術等進行合理應用，然后對管理的紙質檔案進行有效轉換，也就是將原本多種形式的載體信息轉換為數字信號，或者是將文字、圖片以及語音等轉換為數字編碼，通過這種數字化的轉換方式，可以將原來的內容以更加直觀的方式呈現出來，在使用過程中可以體現出更加明顯的間接性與可操作性。如今，在我國計算機技術與網絡技術不斷發展的背景下，為檔案數字化建設工作提供非常重要的基礎條件。在數字化建設工作中，主要使用了數據庫技術、數據壓縮技術以及高速掃描技術等，在此基礎上可以改變傳統紙質版的檔案形式，從而以電子文件的形式展現出來，最終儲存在相應的系統設備中。

（二）檔案數字化建設的主要內容。結合實際情況可以了解到，檔案數字化建設工作主要體現在了以下幾個方面：

1.檔案工作方式數字化。在開展檔案數字化建設工作時，首先需要改變以往的檔案管理方式。在傳統的檔案管理工作中，通常都采用人工操作的方式，然后對檔案信息進行收集、整理以及使用等。檔案數字化就是將以往的紙質檔案轉變為視頻、音頻、數據以及圖像等，管理人員只需要通過電腦或者是網絡就可以對檔案進行管理與操作。另外，基于數字化檔案管理基礎上，可以針對不同的檔案類型進行合理劃分，然后進行分盤儲存，建立統一的關鍵詞進行搜索，對電腦系統的安全性與穩定性進行全面檢查，這也是檔案數字化建設工作中的重點內容。2.檔案資料數字化轉換。如今，在信息技術水平不斷提升的背景下，如果不能將紙質版的信息轉換成數據信息，那么在使用過程中將能難滿足時代發展要求，同時也很難將檔案信息的使用價值充分發揮出來。針對這種現象，在數字化建設工作中，檔案資料數字化轉化就成了其中的重點內容。結合目前的實際情況來看，在檔案資料數字化轉化工作中，主要是采用掃描存檔人工錄入兩種方式，當采用掃描存檔的方式時，可以有效保證檔案信息資料的準確性，如果才會用人工錄入的方式時，可以保證紙質檔案加入到檔案資料統計過程中。

二、檔案數字化建設實踐

（一）樹立正確的檔案數字化管理意識。目前，在檔案管理工作中，現有的管理方式與信息時代發展要求還存在一定的差異，要想對目前存在的矛盾問題進行合理解決，就必須全面認識到檔案數字化建設工作的重要性，在整個管理工作中使用先進的信息技術與設備，同時不斷提升檔案管理人員的思想認識。因為檔案數字化建設工作涉及的內容比較多，所以在整體上具有非常明顯的系統性與長期性，是檔案管理人員使用信息技術不斷作用于檔案管理的過程，在這一過程中需要保證主體、介質以及客體之間的統一性，其中管理人員發揮著非常重要的主體作用，為了加快檔案數字化建設進程，就必須提升檔案管理人員自身的專業水平，保證在思想上可以樹立出正確的檔案數字化管理意識。

（二）做好檔案鑒定工作。在檔案鑒定工作中，首先應該完成對檔案資料的篩選工作，挑選出具有長期性與永久性保存價值的檔案資料，然后針對這類資料進行數字化管理。針對相關的檔案部門而言，一定要將現有的檔案鑒定工作進行全面落實，對價值較好并且利用頻率比較高的檔案優先進行數字化管理工作，通過這種方式才能有效提升檔案數字化建設工作的經濟效益。另外，應該做好數字化建設成本與開發使用收益之間的對比工作，通過對檔案資料的有效鑒定，可以明確不同檔案的性質，分析其是否需要進行數字化管理，將不同重要程度之間的檔案進行明確劃分，然后結合實際情況按照程序逐步開展。

（三）構建檔案專題的信息采集與建庫。通過開展檔案專題信息采集與建庫工作，可以對檔案數字化建設起到非常重要的完善作用，并且在此基礎上保證檔案數字化工作具有一定的專業性，這對于檔案數字化建設工作開展起到了非常重要的推動作用，只有這樣才能保證數字化檔案建設工作可以實現更加全面的發展。加強檔案數字化建設工作，有助于檔案管理人員對檔案信息進行更加全面的分析與掌握，最終實現對檔案資料的大量整理，使整個檔案建設工作體現出一定的數字化與信息化特點，從而為相關單位以及使用人員提供大量的信息數據，保證整個檔案建設工作可以更加全面高效地開展。

（四）培養檔案數字化專業管理人員。目前，國家已經對檔案數字化建設工作引起了高度重視，所以很多高校逐漸開設了檔案管理專業。檔案數字化建設工作必須由專業的人員來操作，因此，需要全面落實檔案管理人員的培訓工作，保證每一個檔案管理人員可以全面了解管理方法、技術以及數字化建設內容等。首先，應該提升檔案管理人員自身的技能水平，只有這樣才能為檔案數字化建設工作開展提供良好的基礎條件。另外，還應該培養檔案管理人員具備一定的管理能力，這樣在檔案數字化建設過程中才能將自身的執行作用充分發揮出來，主動投入到檔案工作中，從而不斷加快檔案數字化建設進程。

三、檔案數字化建設的發展策略

如今，我國正處于知識經濟發展快速發展的重要時期，人們在日常生活與生產中對于信息資源需求量一直呈現出上升的趨勢，同時，隨著數字技術水平的不斷提升，也進一步加快了檔案數字化建設進程，通過加強檔案數字化建設工作，不但可以促進我國檔案管理工作面向數字化的方向不斷發展，還能在很大程度上保證檔案工作質量和效率。目前檔案數字化建設已經成為檔案管理工作中的重點內容，在未來的發展過程中，應該將檔案信息化與數字化之間進行有效結合，實現對檔案數字化建設的有效管理，保證系統接口上的統一性，保證檔案數字化管理工作具有一定的規范性與系統性。

四、結語

綜上所述，在新時代，傳統的檔案管理方式已經不能再滿足時代發展要求。因此，一定要全面認識到檔案數字化建設工作的重要性，實現對信息技術以及科學技術的合理應用，從而在最大程度上發揮出檔案信息的使用價值。

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