辦公室后勤精細化管理策略

程特立

【摘要】精細化管理受到越來越多管理者的青睞，后勤管理作為辦公室工作的重要組成部分，只有實施精細化管理，才能從根本上削減管理成本，并有效提升辦公室整體工作效率。高效辦公室的后勤管理目前存在管理低效、職責混亂、員工素質偏低等問題。為實現精細化管理，管理者應進行制度化管理，建設辦公室文化，并且培養更多的專業性人才。

【關鍵詞】辦公室管理;后勤管理;精細化管理

高校辦公室工作是維持高校持續運作的重要環節，其工作效率的提高，不僅需要優秀的人才，還需要完備的制度，各個部門能夠按照要求將工作有條不紊地進行。其中辦公室后勤管理是影響辦公室工作的重要因素，辦公室后勤管理即為對單位內部固定資產、辦公事務、后勤服務等等各項日常事務實施有效的管理。高校辦公室后勤的穩健發展離不開有效的管理方法與精細化的管理手段。“精細化”管理，建立于基本管理之上，是一種更深入的科學管理模式，它將其思想、理念以及作風等有效地落實到工作流程的各個環節，成為當下行政管理工作的一個發展趨勢。精細化管理，以科學管理為藍本，具備精細、準確、嚴格等特征，在行政管理中實施精細化管理，可有效削減管理成本，同時還可進一步提高整體管理水平及效率。

一、辦公室后勤精細化管理所面臨的挑戰

（一）管理制度滯后，規章有待完善。管理制度既是管理者對辦公室后勤工作的基本要求，只有不斷完善管理制度，才能順利開展后勤工作。然而，我國當前的高校后勤管理制度中存在以下問題：1.管理制度滯后。許多高校的辦公室后勤管理制度于二十世紀末或二十一世紀初制定并應用，然而隨著社會政治、經濟和文化的不斷發展變革，辦公室后勤的現狀與最初制定的管理制度不相符合，便不再適用于辦公室后勤工作的開展。2.管理制度不清晰。辦公室后勤工作具有種類繁多、事務雜亂等特征，同時多伴有突發性狀況，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者極易遇事慌張，無章可循，出亂出錯。此外，很多高校并沒有將辦公室后勤事務進行明確的分工，存在職責和職能交叉重疊的問題，所以很難落實職責，調動員工積極性以及提高工作效率。

（二）崗位職責不清，缺少溝通認識。開展精細化管理的一個重要前提，是要有一個清晰明確的崗位職責劃分。然而在實際的辦公室后勤管理過程中，多會有崗位職責分割不明，由此導致了職責空白缺失或是崗位交叉重疊等問題。為確保工作的高效性和有效性，辦公室后勤的各個工作崗位間應加強合作，但是現狀是后勤員工間缺乏有效的溝通交流，無法互相協助，齊心完成任務。除此之外，后勤員工對崗位職責重要性的認知較為淺薄，在工作中缺乏主觀能動性和高度責任感，在工作的落實上拖延、懶散，執行力不夠，嚴重影響了辦公室工作效率，給精細化管理造成了很大的困難。

（三）員工素質不高，亟須專業人才。專業人才的缺乏是辦公室后勤管理所面臨的重要挑戰之一。高校后勤保障團隊整體素質偏低，具體表現在年齡結構老化、技術水平不高、文化程度較低、管理人才匱乏等方面。經調查發現，有較高比例的后勤員工的教育背景、工作經歷大相徑庭，素質水平參差不齊。很多后勤員工并非通過應聘選拔而是通過關系獲得的工作，因此其專業素質水平較低。同時，出于資金短缺、時間緊迫等等原因，許多后勤員工在開展具體工作前并沒有接受相關的專業培訓，而專業技能方面的不足，使這些員工不能夠很好地適應高校的實際情況和發展變革。在辦公室的日常后勤工作過程中，鮮有個人見解，不具備提出建設性建議的能力。在遇到突發情況時，易出錯，沒有好的解決辦法。

二、辦公室后勤精細化管理的策略

（一）管理細分量化。目前，許多高校辦公室后勤在管理方面沒能實現延續性以及實效性，管理者照搬照抄過時的老舊經驗，做事多依照個人經驗和能力，使得后勤團隊長期處于模糊化的管理狀態。實施后勤精細化管理，必須要改變目前低效的管理模式，對后勤工作進行量化和細化。對某項具體的工作或任務，應根據其自身邏輯性，將其分割成若干子項目，以便管理者可以掌握每個階段的具體狀況和相應細節，從而對這些工作和任務做出更直觀的考量。管理者通過對每項工作和任務的合理配置，可以根據每個子項目來改進工作流程，從而節省工作時間，提高管理水平。管理者還可以通過度量每個子項目的工作量，將傳統的任務安排方法改進為量化的任務安排方法，最終提高整體工作效率。

（二）工作流程優化。辦公室的后勤管理工作相對其他部門的工作來說綜合性較強，更加復雜，為提高管理效率，構建一個科學簡約的工作流程變得十分重要。類似企業工廠中的流水線生產方式，對產品的生產過程進行整體性分解，分解為流水線上的每一個小環節，再根據邏輯性對每個環節進行有序銜接，從而使得各個員工能夠依照流程辦事。對該流程而言，設計時要確保目的明確，各環節間無縫銜接，各員工間有效配合。這樣的流程優化對于實現精細化的辦公室后勤管理能起到極大的促進作用，特別是在對任務或工作的分析和處理上，能夠做到快速準確，及時完成目標任務。管理者能更為直觀地審查結果，并更為快捷和高效地提出相應決策方案。因此，在辦公室后勤管理中，不斷優化和完善的工作流程，是精細化管理的保障和前提。

（三）明確崗位職責。辦公室后勤管理工作具備較強的偶然性和時效性，在實際工作中極易出現工作職責重疊或者空白的問題，致使同一任務或工作被重復完成或無人經管，從而產生資源浪費和管理混亂的問題。因此，為實現精細化管理，明確的權責劃分和崗位配置就顯得至關重要。為確保辦公室后勤工作的有序、高效進行，管理者應根據辦公室后勤職責范疇和服務需要對員工進行明確規劃和安排，使其能夠各司其職，明確認識到自身職責所在。

三、如何實現辦公室后勤精細化管理

（一）實現制度化管理。行政后勤管理工作覆蓋較廣，包含了對人、物和財產等各個方面的管理，所以實現有效的制度化管理才能真正將管理做到精細化。制度化管理需要建立激勵機制與約束機制，根據各項工作流程的詳細規定，構建完善的流程管理體系和內部控制標準。隨著單位的自身發展變革，對制定的機制進行完善，刪除無效過時的條例，保留合理有效的部分，并作出適當補充，從而形成一個科學、有效、全面的制度化管理系統。這套系統使得后勤員工在日常工作中有據可依、有責可循，可以依照辦公室的目標、計劃，進行同一、規范的工作，在遇事時不慌亂，有秩序、從而推動整個后勤團隊持續、健康發展。

（二）建設辦公室文化。精神文化是一個團隊的無價資產，好的辦公室精神文化能于無形中增加員工的集體歸屬感，以及激發員工的工作熱情。管理者可以定期開展團建活動宣傳辦公室的價值觀，深化辦公室精神文化，為員工創造一個更融洽的工作環境，從而增強員工的凝聚力。管理者應時刻關注員工的心理狀態，可以與黨政辦公室合作，通過定期會議的方式讓員工進行自我批評和自我總結。管理者還可以利用媒體宣傳口，展示辦公室的近期活動和重大事件，從而更好地建設辦公室精神文化。

（三）培養專業性人才。實現辦公室后勤精細化管理對每位員工的素質水平都提出了更高的要求，為培養更專業的后勤員工，可從以下兩方面著手：1.加強針對性招聘。人事辦公室應不斷完善人才選用標準，根據公平、公正、公開的招聘原則廣納專業人才。通過這種方式招納的員工具備專業性基礎，更利于后期培養和提升。2.加強專業性培養。管理者應積極為員工創造學習進修機會，夯實員工的專業技術，提高員工的素質水平。管理者應不斷對員工提出職業化要求，使每位員工的職業素質和技能融入日常工作中，逐漸形成精細化工作習慣，從而提升整體后勤團隊的業務能力。

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